Rozliczenie zaliczki (RZL)

Numer ewidencyjny – Możesz wskazać typ wprowadzanego dokumentu księgowego. Program automatycznie ustawia się na wybranym poprzednio typie dokumentu. Z pola listy możesz wybrać dowolny typ wprowadzanego dokumentu. Następnie należy zaakceptować podpowiadany lub podać własny numer kolejny dokumentu w ramach typu dokumentu. Jeśli wprowadzasz numer własny, program sprawdzi, czy numer ten nie powtarza się. Numeracja jednak nie musi być tu ciągła.

Data wprowadzenia – Moduł pokazuje datę dla programu. Jeżeli chcesz, aby data wprowadzenia była inna, zmień datę dla programu.

Data dokumentu – Wprowadź datę sporządzania Rozliczenia zaliczki, która przyporządkowuje dokument do okresu sprawozdawczego.

Dla wygody użytkownika program podpowiada daty. Po wejściu do pola edycyjnego kursor ustawia się na końcu daty.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, użyj do tego klawisza Backspace. Jeśli kursor znajduje się na początku pola, wówczas wciśnięcie klawisza spacji spowoduje przejście do kolejnych części daty: do miesiąca i dnia. W polu daty możesz także skorzystać z podręcznego kalendarza, przez naciśnięcie kombinacji klawiszy (Alt+strzałka w dół) lub prawego przycisku myszki.

Numer dokumentu – Podajesz symbol i numer własny z dokumentu (np. numer rachunku lub numer polecenia księgowania).

Treść – Możesz podać dowolny tekst opisujący dokument. Tekst ten jest automatycznie dopisywany do dokumentu i pojawi się jako propozycja opisu pola zapisu z tego dokumentu. Dla przyspieszenia wprowadzania danych do tego pola możesz skorzystać z wcześniej wprowadzonych tekstów. Naciskając kombinację klawiszy (ALT + strzałka w dół) lub wciskając prawy przycisk myszy możesz otworzyć okno prezentujące listę podpowiedzi treści dla tego typu dokumentu. Lista ta jest początkowo pusta, możesz dodawać do niej dowolne własne opisy dokumentu. Tak wprowadzone treści można dowolnie poprawiać lub usuwać.

Limit zaliczki – Pozostaw puste jeżeli zaliczka jest jednorazowa. Jeżeli natomiast rozliczenie dotyczy zaliczki odnawialnej wpisz limit tej zaliczki.

Konto pracownika – Możesz wskazać przycisk i z okna Planu kont wybrać numer konta. Możesz także wpisać numer konta bezpośrednio do pola edycyjnego. Po wpisaniu konta pracownika na dole ekranu pokaże się numer wybranego konta oraz imię i nazwisko pracownika.

Znacznik – umożliwia przypisanie znacznika dla dokumentu.

Rozrachunki z pracownikiem

Za pomocą tego przycisku zdejmujesz rozrachunki z konta pracownika. Zostanie otwarte okno Edycja rozrachunków, w którym możesz automatycznie rozliczyć kwotę za pomocą przycisku Rozlicz, lub wpisać kwotę z dokumentu "papierowego" ręcznie w pole Kwota rozliczenia.

Podczas wprowadzania rozrachunków dla dokumentu RZL pod listą nierozliczonych transakcji pojawia się kwota informująca ile pracownik musi zwrócić do kasy lub ile kasa powinna wypłacić pracownikowi. . W przypadku zaliczki jednorazowej kwota ta jest równa różnicy między kwotą transakcji i kwotą rozliczenia. Kwota zwrotu lub wypłaty z kasy zależy od wybranej pozycji na liście transakcji – wszak rozliczamy jedną konkretną zaliczkę (nie rozliczone transakcje na liście są to nierozliczone zaliczki).

W przypadku zaliczki stałej jest inaczej. Przy zaliczce stałej dąży się do tego, aby pracownik dysponował określoną kwotą (limitem zaliczki). W związku z tym po każdym wystawieniu dokumentu RZL trzeba takiemu pracownikowi wypłacić z kasy resztę brakującą do limitu zaliczki. Kwota ta jest równa sumie różnic między wszystkimi kwotami transakcji i kwotami rozliczenia minus limit zaliczki.

Saldo początkowe

Saldo początkowe widoczne podczas wprowadzania dokumentu – wyliczane jest na podstawie wszystkich zapisów na koncie, na którym prowadzone są rozliczenia zaliczki (pochodzących z dowolnego typu dokumentu) wprowadzonych w okresie od początku roku do daty wprowadzania dokumentu (daty dla modułu).

Saldo początkowe widoczne podczas przeglądania lub edycji wcześniej wprowadzonego dokumentu RZL – wyliczane jest w ten sposób, że najpierw zostanie wyliczone saldo końcowe na dzień wprowadzania dokumentu (data dla modułu) na podstawie wszystkich zapisów na koncie, na którym prowadzone są rozliczenia zaliczki (niezależnie od typu dokumentu), a następnie zostanie ono skorygowane o zapisy pochodzące z przeglądanego właśnie rozliczenia. Jeżeli dokument będzie dostępny do edycji (dokument z bufora) to podczas korygowania saldo początkowe nie ulegnie zmianie, zostanie natomiast wyliczone nowe saldo końcowe. Przy przeglądaniu dokumentów zaksięgowanych salda będą wyliczane jedynie z uwzględnieniem dokumentów zaksięgowanych. lub usuwać.

Dokument Rozliczenia zaliczki zawiera dwa przyciski dotyczące rozrachunków:

•Przycisk Rozrachunki umieszczony obok konta pracownika umożliwia zdjęcie z konta rozrachunków dotyczących pracownika.

•Przycisk Rozrachunki umieszczony na dole okna, na pasku poleceń dokumentu, dotyczy rozrachunków wprowadzanych na konta przeciwstawne rozliczenia zaliczki. Czyli dotyczy to sytuacji takiej, kiedy pracownik częściowo zapłacił za zakupiony towar zaliczką, którą wcześniej pobrał, a pozostała kwota widniejąca na fakturze pozostaje nadal do rozliczenia.

Zapis

W nagłówku tabelki umieszczone są uaktualniane na bieżąco: pole Liczba zapisów, pole Suma kontrolna w rozbiciu na strony Wn i Ma oraz pole Saldo Ma lub Wn w zależności od naliczonej kwoty.

Liczba zapisów

Pole prezentuje naliczaną automatycznie ilość wprowadzonych pozycji po stronie Wn i po stronie Ma.

Suma kontrolna

W polu automatycznie naliczana jest ogólna suma kwot zapisów w rozbiciu na strony Wn i Ma. Suma ta uaktualnia się po wprowadzeniu każdego następnego zapisu po stronie, na którą wprowadzany był zapis.

Saldo

Saldo wyliczane jest na podstawie salda początkowego oraz sumy zapisów z tego dokumentu, kierowanych na poszczególne strony konta rozliczenia zaliczki.

Lp.

Nadawany jest numer kolejny zapisu.

Nr dokum.

Podajesz numer dokumentu, który będzie uwzględniany w rozliczeniu zaliczki.

Opis

Dla przyspieszenia wprowadzania opisu pozycji zapisu, zawartość pola Treść wpisywana w części opisowej dokumentu zostanie automatycznie przeniesiona do pola Opis przy zapisie. Tekst ten możesz zaakceptować lub dowolnie edytować.

W części zapisu księgowego dostępny jest skrót klawiszowy Ctrl+F5 rozwijający rozszerzone okno opisu. Okno umożliwia definiowanie i wybór treści dla często wykorzystywanych opisów.

Wn albo Ma

Dokument RZL pozwala na wpisywanie kwot tylko po stronie MA konta pracownika (zapisanie kwot po stronie WN jest zablokowane).

Konto przeciwstawne

Wpisujesz numer konta bezpośrednio w polu edycyjnym. Możesz także wybrać przycisk , który umożliwi wskazanie numeru konta przeciwstawnego w zdefiniowanym wcześniej planie kont Twojej firmy. Jeżeli na końcu numeru konta należy wprowadzić numer pozycji z kartoteki, wówczas po wybraniu przycisku rozwijana jest właściwa kartoteka z pominięciem planu kont.

– tworzy na życzenie użytkownika zapis księgowania równoległego dla pojedynczego zapisu.

Nowy zapis – umożliwia wprowadzenie kolejnego zapisu w dokumencie. Nowy zapis jest również dodawany po naciśnięciu klawisza Enter na ostatnim polu poprzednio wprowadzonego zapisu.

Usuń zapis – usuwa wskazany wcześniej zapis. Jeśli kwota była rozłożona na kwoty cząstkowe, polecenie usuwa to rozbicie, w którym znajduje się kursor. Jeśli jest jeden zapis, nie rozbity na zapisy cząstkowe, polecenie to zeruje go.

Cechy zapisu – otwiera okno Cechy strony zapisu pozwalając na opisanie przy użyciu cechy strony Wn i Ma wskazanego wcześniej zapisu. Zanim wybierzesz przycisk Cechy zapisu musisz ustawić się po właściwej stronie zapisu po to, aby określić, do której strony zapisu chcesz przypisać cechę.

– zmienia sposób prowadzenia automatycznych księgowań równoległych

Użyj wzorca – otwiera menu umożliwiające zastosowanie wzorca rozksięgowania

Kwoty w – przycisk ten jest aktywny przy kontach walutowych. Działa jak przełącznik i pokazuje kwoty albo w walucie obcej, albo w złotych.

Przy przeliczeniach kwot dokumentu z waluty na złote program kontroluje bilansowanie się stron dokumentu. Jeśli wystąpi różnica wynikająca z przyjętych zaokrągleń, dodaje ją lub odejmuje od największej rozksięgowanej kwoty. Może to się zdarzyć jedynie w przypadku, gdy zapisy jednej ze stron są rozksięgowane. Wykonywane jest to automatycznie tj. nie można tego ustawienia zmienić w programie.

Rozliczenia ( występuje tylko w dokumentach typu: dokument prosty (DP) oraz wyciąg bankowy (WB) – uruchamia mechanizm rozliczeń masowych (patrz: okno Rozliczenia masowe).

Saldo – przycisk aktywny tylko z okna Wyciąg bankowy, otwiera okno pokazujące salda kont, dla których zaznaczono opcję uwzględnij w saldzie WB. Okno pokazuje saldo początkowe i końcowe konkretnego konta oraz walutę, jeżeli konto jest walutowe.

– otwiera okno sterujące opcjami otwierania okna do wyboru wzorca rozksięgowania

Zapisz – wybranie tego przycisku pozwala określić miejsce, gdzie ma być zapisany wprowadzany dokument. Możesz wskazać z listy:

•Do bufora – wybranie tego polecenia spowoduje umieszczenie wprowadzonego dokumentu w buforze. Jeżeli dokument jest niekompletny lub zawiera błędy, zostanie pokazana lista błędów.

•Do wzorców – polecenie wybierasz wtedy, gdy chcesz zapisać aktualnie wprowadzany dokument jako wzorzec.

•Do ksiąg – powoduje zaksięgowanie wprowadzonych zapisów z dokumentu, zgodnie z dekretacją przyjętą w księgach. Jeżeli dekretacja jest niepoprawna, pojawi się komunikat o błędzie. Program kontroluje, czy wskazane konto istnieje w planie kont oraz czy nie występuje jednocześnie po obydwu stronach zapisu. Sprawdza również poprawność wpisanych dat i kwot. Po poprawnym zaksięgowaniu dokument będzie miał nadany numer dziennika księgowań, widoczny dopiero podczas przeglądania dokumentów w księgach.

Cechy – otwiera dialog Cechy dokumentu umożliwiający przypisanie cech wprowadzanemu dokumentowi.

Rozrachunki – wybranie tego przycisku otwiera okno wprowadzania dokumentu do rozrachunków umożliwiając rozliczanie transakcji. Określić tu możesz warunki płatności wprowadzonego dokumentu oraz możesz wystawiać do niego noty odsetkowe. Wprowadzając nowy dokument mający związek z rozrachunkami możesz od razu sprawdzić, jak zmienia się stan transakcji, której ten dokument dotyczy. Przed użyciem tego polecenia należy usunąć wszystkie błędy z wprowadzanego dokumentu. Program przeprowadza kontrolę poprawności wprowadzonych danych. Po wejściu w rozrachunki pokazywana jest pełna lista transakcji nierozliczonych dla danego konta. Ujęte tu będą także transakcje z datą późniejszą niż data wprowadzonego dokumentu. Będą one oznaczone symbolem „*" w drugiej kolumnie tabeli z lewej strony pola kwoty.

Przeszukiwanie – jest to przycisk umożliwiający przełączanie z okien wprowadzania do okien zakładki Przeglądanie. Podobnie jak przy zapisywaniu, możesz wybrać z listy miejsce przeszukiwania:

•W buforze – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz przeglądać zawartość bufora. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Kryteria wyszukiwania dokumentów. Dokumenty błędnie wypełnione będą zaznaczone znakiem wykrzyknika (!) z lewej strony listy.

•We wzorcach – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz wskazać wzorzec, na podstawie którego będziesz wprowadzał dalsze dokumenty. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Lista wzorców. Wyboru wzorca można dokonać z zaprezentowanej listy. Po wskazaniu wzorca i naciśnięciu przycisku Dokument na ekranie ukaże się wybrany wzorzec i możliwe będzie jego uzupełnienie lub korygowanie. Po naniesieniu poprawek należy zapisać wprowadzany dokument do bufora, ksiąg lub wzorców.

•W księgach – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz przeglądać księgi handlowe firmy. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Kryteria wyszukiwania dokumentów. Dokumenty zaksięgowane będą miały nadany numer kolejny i ciągły z dziennika księgowań.

Kwota – otwiera dialog Rozksięgowania umożliwiający podanie kwoty, która powinna być w ramach zapisu rozksięgowana na konta zgodnie ze zdefiniowanym wzorcem. Szczególnie przydatny przy wprowadzaniu powtarzających się dokumentów np. opłat za energię.

Zamknij – wybranie tego przycisku anuluje wprowadzanie dokumentu i zamyka okno.

Rejestr>> – powoduje przejście do okna wprowadzania danych do rejestru VAT umożliwiając wprowadzenie danych z dokumentu do odpowiedniego rejestru.

Po wybraniu kombinacji klawiszy Ctrl+N możliwe jest dodanie notatki do dokumentu.