Wprowadzanie danych firmy

Przed rozpoczęciem pracy należy wpisać dane własnej firmy. Po kliknięciu lub Zbiory - Wybór firmy pojawi się na ekranie okienko z listą firm. Po naciśnięciu F6 lub kliknięciu w zakładkę Pozycja lub należy wpisać właściwą nazwę firmy (Skrócona nazwa firmy) oraz wypełnić wszystkie dane firmy:

•Skrócona nazwa firmy - podstawowa nazwa, służąca do identyfikacji firmy:

owystępuje w oknie z listą firm

opojawia się na wydrukach wszystkich zestawień

odrukuje się na deklaracjach PIT

ona raportach ZUS wchodzi w skład danych identyfikacyjnych firmy

•Grupa - dzięki przypisaniu firmy do grupy istnieje możliwość nadania użytkownikom praw dostępu do firm z danej grupy, informacja szczególnie przydatna w wersji dla biura rachunkowego

•Logo - klikając dwukrotnie w obszar przeznaczony na logo firmy możemy umieścić znak graficzny w formacie BMP, żeby usunąć wprowadzone wcześniej logo firmy należy w obszarze znaku graficznego kliknąć dwukrotnie i wybrać Usuń.

•Aktywna - zaznaczenie powoduje , że w oknie widoczne będą tylko firmy aktywne , przy włączonej opcji we Właściwościach, funkcja przydatna np. w biurach rachunkowych

•DANE - podstawowe dane firmy:

oNagłówek dokumentów - pełna nazwa firmy, drukuje się w nagłówku niektórych wystawianych dokumentów

oREGON

oData rozp.działaln. - data rozpoczęcia działalności

oRodzaj podatnika - określamy, czy firma jest osobą fizyczną, spółką cywilną, osobą prawną lub jednostką budżetową; w przypadku osoby fizycznej, spółki cywilnej lub osoby prawnej widoczny jest dodatkowo przycisk Właściciele, gdzie wprowadzamy dane właściciela lub wspólników, w przypadku jednostki budżetowej przy rodzajach list płac widoczna jest zakładka Klasyfikacja budżetowa

oRodzaj jednostki - w przypadku niektórych rodzajów jednostek program zawiera specyficzne dane i funkcje przydatne tylko dla niektórych jednostek:

▪szkoła - w przypadku szkoły określamy dodatkowe dane w aktualnym zatrudnieniu, umowach o pracę i parametrach naliczania

▪służba zdrowia - w przypadku służby zdrowia określamy dodatkowe dane dotyczące wykształcenia

▪agencja pracy tymczasowej - w przypadku agencji pracy tymczasowej określamy dodatkowe dane w aktualnym zatrudnieniu oraz umowach o pracę

▪inna jednostka - wybieramy, jeśli nasza jednostka nie jest jedną z wymienionych powyżej

oUprawnienie do wypłaty zasiłków ZUS - zaznaczamy, jeśli zasiłki ZUS wypłacane są za pośrednictwem firmy; nie zaznaczamy dla firm, zatrudniających do 20 pracowników - w tych firmach zasiłki wypłaca ZUS bezpośrednio pracownikom, natomiast wpisy w karcie zasiłkowej powyżej 33 dni wprowadzane są z zerową kwotą

oZakład pracy chronionej, Nr PFRON, Nr decyzji, Data decyzji - wypełniamy, jeśli firma posiada status Zakładu Pracy Chronionej

oDofinansowanie z PFRON - zmiana tej opcji wpływa na refundację składek ZUS i dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych na raporcie SOD PFRON , możliwe jest dofinansowanie na podstawie art.25a ustawy o rehabilitacji społecznej i zawodowej:

▪brak - bez dofinansowania

▪ust.2 - zatrudnienie poniżej 25 etatów

▪ust.3 - Zakład Pracy Chronionej

▪ust.4 - zatrudnienie nie mniejsze niż 25 etatów i wskaźnik zatrudnionych niepełnosprawnych min.6%

oStowarzyszenie - przy generowaniu raportu miesięcznego SOD w INF-D-P zaznaczy się pomoc publiczna

oData przystapienia do PPK - wymagana do kontrolowania okresu wyczekiwania przystąpienia pracownika do PPK

oWŁAŚCICIELE FIRMY - w przypadku firmy nie mającej osobowości prawnej wprowadzamy wszystkich współwłaścicieli (lub właściciela) wraz z danymi

oDZIENNIK - ewidencja wykonanych wydruków dostępna również z menu głównego Okna - Dziennik

oPOCZTA - ewidencja wysłanych z programu maili

oKOMUNIKATY - komunikaty dla pracowników

•DANE DO PRZELEWÓW - informacje potrzebne do prawidłowego wypełnienia druków poleceń przelewów bankowych:        

•ADRES - adres prowadzenia działalności, przy wprowadzaniu miejscowości możemy skorzystać z biblioteki wszystkich miejscowości - wtedy automatycznie uzupełnią się pola: Miejscowość, Gmina, Powiat i Województwo, dodatkowo określamy:

oUrząd skarbowy - z biblioteki urzędów wybieramy ten, do którego składane są deklaracje podatkowe PIT

oUrząd skarb.zagr. - wybieramy właściwy urząd do rozliczania cudzoziemców (do IFT-1/1R)

oOddział NFZ - wybieramy właściwy oddział

oOddział ZUS - potrzebny do raportu ZUS IWA

•INNE DANE - inne dane potrzebne do wydruków:

oPełna nazwa - pełna nazwa na drukach deklaracji PIT

oNazwa org.rejestr., Nazwa rejestru, Data rejestracji, Numer w rejestrze, Rodzaj działaln., Miejsce działaln., Kod PKD - dane z zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej

oSiedziba Sądu Pracy - informacja na świadectwie pracy i wypowiedzeniu umowy - wpisujemy miasto

oSiedziba Kom.Pojedn. - dodatkowa informacja drukowana na wypowiedzeniu umowy - wypełniamy, jeśli w zakładzie istnieje Komisja Pojednawcza

Obie siedziby można później skorygować dla indywidualnych pracowników (patrz Ewidencja pracowników - Dane podstawowe - Adresy)

oTermin deklaracji ZUS - niezależnie od wybranego rodzaju jednostki określa termin składania deklaracji ZUS (do 5, 10, 15 i 20 dnia miesiąca)

oOsoba reprezentująca - imię i nazwisko osoby reprezentującej firmę przy zawieraniu umów o pracę

oOsoba wypełniająca PITy - imię i nazwisko osoby figurującej na deklaracjach podatkowych, jeśli w oddziale wypełniona jest ta pozycja to dla osób przypisanych do tego oddziału na dokumentach drukować się będzie to co jest w oddziale a nie to co jest przy firmie

▪Nazwisko i imię użytkownika - jeśli zaznaczone to na deklaracjach podatkowych będzie drukować się nazwisko i imię użytkownika programu, który drukuje deklaracje

oe-Deklaracje - określenie sposobu podpisu e-Deklaracji (dane autoryzujace lub podpis kwalifikowany) - dostępne tylko przy rodzaju podatnika: osoba fizyczna i spółka cywilna

•RODO - rejestry wszystkich czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych

oZgody RODO - automatyczne generowanie różnych zgód dla grupy pracowników; podajemy datę, tytuł, treść i zakres zgody; po opublikowaniu utworzą się wpisy w ewidencji Zgody RODO przy pracowniku;

oUpoważnienie RODO - ewidencjonowanie wszelkich umów powierzenia danych i upoważnień do przetwarzania danych z innymi podmiotami

oPrzetwarzanie RODO - tu wprowadzamy wszelkie udostępniania baz danych innym podmiotom np.przekazanie pliku archiwum danych; rejestracja przetwarzania danych bez upoważnienia skutkuje wpisem w rejestrze naruszeń firmy (na zakładce Naruszenia RODO)

oNaruszenia RODO - rejestr wszelkich naruszeń ustawy o ochronie danych osobowych; wpisy tworzą się automatycznie np. przy przetwarzaniu danych podczas gdy wygasło upoważnienie lub można dodawać wpisy poprzez

oInspektor Ochrony Danych Osobowych - służy do wprowadzenia danych do kontaktu z IODO

•PARAMETRY - parametry konfiguracyjne omówione w rozdziale Konfiguracja parametrów firmy (Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu)

•UDOSTĘPNIANIE - konfiguracje związana z udostępnianiem danych przez internet

oUdostępnij firmę na WWW - umożliwia włączenie dodatkowego modułu WWW -> patrz Instrukcja administratora -> Portal dla pracowników -> Udostępnianie przez internet

oWymiana danych z HSys - umożliwia wymianę danych pomiędzy programem Symfonia R2Płatnik, a systemem Symfonia HSys -> patrz Instrukcja administratora -> Parametryzacja systemu -> Konfiguracja HSys

oUdostepnij dane diagnostyczne - umożliwia przesyłanie anonimowych danych z zakresu użytkowania oprogramowania, w celu poprawy jakości produktu.

•DOKUMENTY - opcje związane załączanymi plikami/dokumentami:

oZapisuj dokumenty załączane na dysku zamiast w bazie danych - włącza opcję przechowywania dokumentów załączanych we wskazanym katalogu na dysku (zamiast w bazie danych), co w przypadku bardzo dużej ilości załączników znacznie zmniejszy fizyczny rozmiar bazy danych. Dostępność tych opcji uwarunkowane jest wpisaniem katalogu do przechowywania dokumentów w Środowisku-Eksport.

Przepisz z bazy na dysk - po włączeniu opcji można przenieść dotychczas przechowywane dokumenty w bazie do ustawionego w środowisku katalogu, funkcja ta usuwa dokumenty z bazy i zapisuje je na dysku w formie plików odpowiedniego rodzaju

Przepisz z dysku do bazy - po wyłączeniu opcji nożna skopiować dotychczas przechowywane dokumenty/pliki w katalogu do bazy danych, funckja ta nie usuwa skopiowanych do bazy dokumentów - pliki te można usunąć samodzielnie

Przed przepisywaniem dokumentów załączanych z bazy na dysk lub z dysku do bazy dobrze jest wykonać archiwum bazy danych, co zapewni nam powrót do stanu pierwotnego bazy w przypadku wystąpienia niepożądanych okoliczności.

oZapisuj dokumenty dziennika na dysku zamiast w bazie danych - włącza opcję przechowywania zapisanych wydruków w dzienniku w formie plików we wskazanym katalogu (zamiast w bazie danych), co w przypadku bardzo dużej ilości wydruków znacznie zmniejszy fizyczny rozmiar bazy danych i przyspieszy wykonywanie niektórych operacji. Dostępność tych opcji uwarunkowane jest wpisaniem katalogu do przechowywania wydruków dziennika w Środowisku-Eksport.

Przepisz z bazy na dysk - po włączeniu opcji można przenieść dotychczas przechowywane wydruki w bazie do ustawionego w środowisku katalogu, funkcja ta usuwa wydruki z bazy i zapisuje je na dysku w formie plików PDF lub HTML

Przepisz z dysku do bazy - po wyłączeniu opcji nożna skopiować przechowywane na dysku pliki wydruków do bazy danych, funkcja ta nie usuwa skopiowanych plików, można je usunąć samodzielnie

Operacja przepisywania dokumentów dziennika może długo trwać, dlatego należy wcześniej wylogować wszystkich użytkowników i wykonać archiwum bazy danych.

oUżyj haseł przy wysyłaniu dokumentów - po zaznaczeniu tej opcji wszystkie wydruki PDF wysyłane mailem z programu będą wymagały podania hasła przed otwarciem; PDF wysyłane do pracowników spod przycisku Wyślij wydruk do pracowników hasłowane będą indywidualnym hasłem pracownika wprowadzonym w oknie Pracownicy, natomiast PDF-y wysyłane spod przycisku Wyślij wydruk do ... hasłowane będą hasłem wprowadzonym przy firmie (poniżej)

oUżyj haseł przy eksportowaniu dokumentów - po zaznaczeniu tej opcji wszystkie wydruki eksportowane do pliku w formacie PDF (patrz Przegląd wydruku) z programu będą wymagały podania hasła przed otwarciem

oHasło - hasło używane do hasłowania wydruków PDF wysyłanych mailem z programu oraz eksportów wydruków do PDF

W przypadku wersji programu dla biura rachunkowego należy dane każdej z firm wprowadzić oddzielnie. Przycisk lub klawisz Ins pozwala na utworzenie nowej firmy.