Aktywacja synchronizacji danych
Pierwszym krokiem we włączeniu współpracy pomiędzy oprogramowaniem Symfonia R2Płatnik, a Symfonia HR jest odblokowanie możliwości założenia instancji. Aby to zrobić wchodzimy w Zbiory -> Wybór firmy, a następnie przechodzimy na zakładkę Udostępnianie, na której włączamy możliwość wymiany danych z Symfonia HR. Po tej operacji należy zrestartować oprogramowanie.
Po zapisaniu zmian w menu Zbiory -> Narzędzia będzie dostępna opcja Wymiana danych z Symfonia HR.
Konfigurowanie połączenia z SymfoniaHR
Aby skonfigurować połączenie z modułem Symfonia HR należy z menu z menu wybrać opcję Zbiory -> Narzędzia -> Wymiana danych z symfonia HR .
Wybieramy zakładkę Ustawienia i uzupełniamy:
•Alias - nazwa wyświetlana w linku dostępowym do Symfonia HR.
•eMail - podajemy e-mail osoby, która ma być Administratorem modułu Symfonia HR.
Dane uzupełniające w polach ProjectCode oraz Adres API zostaną dostarczone przez wdrożeniowca po wykupieniu licencji Symfonia HR.
Po ich uzupełnieniu należy nacisnąć przycisk 
Po wypełnieniu danych wybieramy przycisk Utwórz instancję, co spowoduje zainicjowanie procedury tworzenia instancji w Symfonia HR. Gdy procedura tworzenia instancji zostanie zakończona, na podany adres mailowy zostanie wysłany komunikat i w R2Płatniku należy potwierdzić wciskając przycisk „Zakończ tworzenie”. Od tej chwili każda zmiana danych które mogą być synchronizowane pomiędzy systemami zostanie odnotowana w systemie i będzie mogła być wysłana do Symfonia HR.
Jeżeli w okienku pojawi się status 200, który oznacza wynik pozytywny tworzenia instancji, to do kilku minut otrzymamy e-maila z danymi do logowania, należy sprawdzić w skrzynce czy e-mail nie trafił do spamu.
Synchronizacja danych R2Płatnik <-> SymfoniaHR
Synchronizację danych należy przeprowadzać będąc zalogowanym na użytkowniku który należy do grupy użytkowników „Administratorzy”
Z systemu R2Płatnik do Symfonia HR mogą być wysyłane następujące dane:
•dane pracownika
odane wymagane: imię, nazwisko, stanowisko, email służbowy
odane opcjonalne: przełożony
•wymiary urlopów
•nieobecności
R2Płatnik będzie pobierał z Symfonii HR następujące dane:
•wnioski o nieobecność
•struktura firmy (opcjonalnie)
•położenie pracownika w strukturze (opcjonalnie)
Pierwszym krokiem jaki należy zrobić po skonfigurowaniu połączenia z Symfonia HR jest wysłanie danych o wszystkich pracownikach i wymiarach ich urlopów. Należy przejść na zakładkę „Zaawansowane” i wcisnąć przycisk „Synchronizacja wszystkich pracowników”.
Dane wszystkich aktualnie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę pracowników zostaną wysłane do Symfonia HR.
Dane pomiędzy systemami mogą być wymieniane na kilka sposobów. Pierwszy z nich, to wysłanie tylko tych danych, które uległy zmianie po stronie R2Płatnika (np. nazwisko, stanowisko, wymiar urlopu, nowa nieobecność) oraz utworzonych w podanym okresie wnioskach w Symfonia HR. W tym celu należy przejść na zakładkę „Podstawowe”, ustawić zakres dat
i wcisnąć przycisk „Wyślij / pobierz dane”
Dane, które zostały zmienione po stronie R2Płatnika zostaną wysłane do Symfonii HR w kolejności:
•dodanie / edycja pracowników
•usuwanie pracowników
•wysyłanie wymiarów urlopowych
•pobieranie wniosków
•wysyłanie nieobecności
•usuwanie nieobecności
•blokowanie nieobecności
Z Symfonia HR zostaną pobrane wnioski urlopowe, które zostały wprowadzone w zadanym zakresie dat.
Druga metoda synchronizacji ogranicza się do wymiany konkretnych danych, np. tylko zmienionych danych pracowników. Należy przejść na zakładkę „Zaawansowane” i kliknąć przycisk odpowiedzialny za wymianę konkretnych danych.
Trzeci sposób pozwala wymusić synchronizację danych pracowników niezależnie od tego czy nastąpiła zmiana tych danych po Stronie R2Płatnika. Należy na liście pracowników ustawić się na konkretnym pracowniku (ew. zaznaczyć pracowników, których dane chcemy synchronizować). Pod prawym klawiszem myszki dostępne są pozycje:
Po wybraniu pozycji z menu wyświetlone zostanie okno, w którym można dodatkowo wybrać, czy mają być wysłane dane tylko podświetlonych, czy wszystkich znajdujących się na liście pracowników. Wciśnięcie przycisku „Aktualizuj …” spowoduje wysłanie danych do Symfonia HR.
W oknie tekstowym pojawi się odpowiedni komunikat z informacją o przebiegu procesu wymiany danych z Symfonia HR.
Uwaga. Po przełączeniu w ustawieniach systemu w „Tryb diagnostyczny” zostaną zwrócone rozszerzone informacje.
Wymiana danych o strukturze organizacyjnej
Aby umożliwić wymianę danych o strukturze organizacyjnej należy z poziomu menu Ustawienia -> Ustawienia kadrowe zakładka Zaawansowane zaznaczyć opcję Włącz rozszerzoną strukturę działów.
Następnym krokiem jest włączenie z poziomu firmy zakładka Udostępnianie zaznaczyć opcję Wymiana struktury organizacyjnej.
Aktualnie nadrzędnym systemem może być wyłącznie Symfonia HR. Po zaznaczeniu tej opcji wyłączana jest możliwość dodawania/usuwania oraz edycji nazwy oddziałów / działów / zespołów / jednostek, zablokowana zostaje także edycja struktury organizacyjnej oraz możliwość przypisania pracownika do konkretnej lokalizacji w strukturze.
Po włączeniu wymiany struktury, w oknie „Wymiana danych z Symfonia HR” pojawią się dwa dodatkowe przyciski:
•Synchronizuj strukturę firmy - pozwala pobrać strukturę z Symfonia HR i odwzorować ją w R2Płatniku.
Uwaga, jeśli w R2Płatniku będą już istniały oddziały/działy/zespoły/jednostki to nie zostaną one usunięte, zostaną jedynie odpięte ze struktury. Zaleca się by przed włączeniem synchronizacji struktury w przypadku gdy systemem nadrzędnym jest Symfonia HR w R2Płatniku nie było utworzonych pozycji w oddziałach/działach/zespołach/jednostkach. Po usunięciu działu w Symfonia HR, taki dział w R2Płatnik nie jest usuwany, jest on jedynie odpinany od struktury.
•Aktualizuj strukturę pracowników - pobiera lokalizację w strukturze dla wszystkich pracowników
Struktura w Symfonia HR ma nieograniczoną ilość poziomów, natomiast w R2Płatniku ma maksymalnie 4 poziomy zagłębienia, więc wszyscy pracownicy, który w Symfonii znajdują się w strukturze powyżej tego poziomu zostaną dopisani do 4 poziomu w R2Płatniku, co zostanie zakomunikowane odpowiednim komunikatem.
Aktualizacja struktury pracowników dostępna jest również z menu spod prawego klawisza myszki z poziomu listy pracowników.
Wysyłanie dokumentów z dziennika
Po włączeniu wymiany danych pomiędzy R2Płatnik i Symfonia HR istnieje możliwość wysyłania z dziennika dokumentów w formacie PDF do Symfonia HR. W menu pod prawym klawiszem myszki pojawi się opcja "Wyślij do Symfonia HR". Po wybraniu tej pozycji wyświetlone zostanie okno "Wysyłanie dokumentów", na którym po wciśnięciu przycisku „Wyślij zaznaczone dokumenty” do Symfonia HR zostaną wysłane zaznaczone dokumenty, a w oknie pojawi się stosowny komunikat.
