Rozszerzona struktura działów

Rozszerzona struktura działów jest dostępna tylko w wersjach PRO i SBO. W odróżnieniu od standardu posiada dodatkowe poziomy struktury organizacyjnej: Oddziały, które są nadrzędne względem standardowych Działów, oraz Zespoły podlegające pod Działy. Aby udostępnić rozszerzoną strukturę działów należy najpierw włączyć opcję w Ustawienia-Ustawienia kadrowe-Zaawansowane-Użyj rozszerzonej struktury działów.

Oddziały oraz Zespoły zakłada się w odrębnych bibliotekach, które są analogiczne do biblioteki działów i zawierają identyczne elementy. Biblioteka oddziałów zawiera dodatkowo zakładkę Dane oddziału, w której można wprowadzić adres oddziału oraz dane osoby reprezentującej (należy przygotować odpowiednie makiety umów o pracę, zmian umów itd.), wypełniającej PIT-y i inne dane. Jeśli dane te nie zostaną wypełnione, na dokumentach drukować się będą informacje wprowadzone w danych firmy, patrz Wprowadzanie danych firmy.

Przy wprowadzaniu należy zwrócić uwagę na kolejność ułożenia oddziałów, działów i zespołów ważną przy segregacji pracowników oraz przy późniejszych zestawieniach.

Kolejność ułożenia oddziałów, działów i zespołów ustalamy we właściwościach (F4). Jeśli ustalimy Uporządkowanie na własne ułożenie (Kol) to będziemy mieli możliwość dowolnego ułożenia elementów przeciągając je po prostu myszką.

Przy zmianie kolejności oddziałów, działów i zespołów należy bardzo uważać, gdyż zmiany takie mogą spowodować niezamierzone efekty w ograniczeniu przeglądania pracowników z wybranych struktur organizacyjnych (Od oddziału - Do oddziału, Od działu - Do działu, Od zespołu - Do zespołu, patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Użytkownicy - Grupy praw dostępu).

Po wypełnieniu bibliotek oddziałów, działów i zespołów należy powiązać te elementy w Okna-Struktura organizacyjna firmy, czyli zbudować drzewo zależności pomiędzy oddziałami, działami i zespołami. Uzyskamy w ten sposób widoczne po lewej stronie w oknie z pracownikami drzewo struktury organizacyjnej.

Jak widać na powyższym przykładzie oddziały Wrocław i Warszawa zawierają wszystkie dostępne działy w firmie, natomiast zespoły zostały przypisane tylko do działu Produkcja. Działy są tutaj wspólne dla oddziałów, natomiast zespoły są unikalne dla działów (Brygada A występuje tylko w dziale Wrocław-Produkcja, natomiast Brygada C tylko w dziale Warszawa-Produkcja). Takie zdefiniowanie drzewa pozwala np. na przekrojowe zrobienie zestawienia dla dowolnego działu (np. zestawienie dla działu Informatycy może zawierać dane z dwóch oddziałów), natomiast zestawienia dla poszczególnych zespołów będą zawsze zawierały dane tylko jednego działu.

Przypisując pracownikom działy i zespoły w aktualnym zatrudnieniu, będziemy mieli do wyboru tylko działy z wybranego wcześniej oddziału i tylko zespoły z wybranego wcześniej działu.

Poruszając się po drzewie w oknie z pracownikami program filtruje pracowników ze względu na przypisane oddziały, działy i zespoły. W ten sposób można łatwo pokazać pracowników z wybranego elementu struktury organizacyjnej.

We właściwościach pokażą się dodatkowe opcje: Od oddziału - Do oddziału, Od działu - Do działu, Od zespołu - Do zespołu, które pozwalają na filtrowanie pracowników niezależnie od poruszania się po drzewie struktury organizacyjnej. W powyższym przykładzie można ustawić: Od działu - Do działu : Produkcja - Produkcja, Od oddziału - Do oddziału pozostawiając puste, gdzie uzyskamy pracowników z obydwu oddziałów.