Wiadomości podstawowe > Organizacja danych

Drukuj

Organizacja danych

W programie Handel dane opisujące obiekty tego samego rodzaju (dokumenty, towary, kontrahentów itp.) zgrupowane są w kartotekach.

Kartoteki dokumentów - Zakup, Magazyn, Sprzedaż i Bufor. Kartoteki Zakup, Magazyn, Sprzedaż zawierają odpowiednio dokumenty zakupu, dokumenty magazynowe oraz dokumenty sprzedaży; Bufor zawiera dokumenty w trakcie tworzenia.

Kartoteki kontrahentów: Kontrahenci, Pracownicy i Urzędy. W programie Handel kontrahenci to zarówno partnerzy handlowi, jak i pracownicy firmy oraz urzędy. Umożliwia to prowadzenie w programie rozliczeń z pracownikami i urzędami niewynikających bezpośrednio z działalności handlowej.

Kartoteka Towary i Dostawy towaru, zawierające dane o wszystkich towarach.

Kartoteka Pieniądze, zawierająca dane o nierozliczonych dokumentach handlowych, należnościach i zobowiązaniach niepowiązanych z operacjami handlowymi oraz o dokumentach płatności.

Kartoteka Ustawienia, grupująca dane opisujące sposób działania firmy.

Kartoteka Raporty, zawierająca narzędzia rozszerzające zakres funkcjonalny programu.

Kartoteka Wykresy, dostępna dla użytkowników posiadających licencję z funkcjonalnością Wykresy graficzne.

 

 

Grupowanie danych według kryterium wyboru

Wybór umożliwia grupowanie i porządkowanie danych według określonych przez użytkownika kryteriów. Program zawiera narzędzia do definiowania wyborów oraz zestaw wyborów predefiniowanych (np. dokumenty nierozliczone, przeterminowane itp.). Każdy zdefiniowany przez użytkownika wybór może być zapisany pod własną nazwą do wielokrotnego wykorzystania, a jego definicja może być przez użytkownika zmieniana w zależności od potrzeb. Zaznaczenie konkretnego kryterium w oknie kartoteki powoduje wybranie spośród wszystkich zawartych w kartotece danych tylko tych, które spełniają narzucony warunek.

 

Grupowanie danych według rodzaju

Porządkowanie informacji według rodzajów jest jednopoziomowe. W kartotece zawsze istnieje główny rodzaj, którego nie można usunąć, oraz rodzaje zdefiniowane przez użytkownika. Każdy z umieszczonych w kartotece opisów może należeć tylko do jednego rodzaju. W definicji rodzaju zapisywane są powtarzające się, wspólne dla wszystkich obiektów należących do danego rodzaju informacje. Podczas tworzenia w kartotece opisu nowego obiektu tego rodzaju są one automatycznie przepisywane do odpowiednich pól formularza, co zmniejsza pracochłonność wprowadzania danych. Do definicji rodzaju można dołączyć notatkę, będącą szablonem notatki dla obiektów należących do tego rodzaju. Informacje wprowadzone w ten sposób można modyfikować stosownie do potrzeb. Dla dokumentów handlowych i magazynowych można wybrać domyślny magazyn, w którym mają się tworzyć dokumenty. Na liście widoczne są te magazyny, które nie są magazynami oddziału firmy. Przy tworzeniu dokumentu powstaje on w zdefiniowanym w rodzaju magazynie, a jeśli pole jest puste – w magazynie bieżącym.

Odpowiednikiem rodzajów w kartotece Pieniądzerejestry pieniężne. Jest to podstawowa forma organizacji informacji w tej kartotece. Są to miejsca w których umieszczamy i przechowujemy pieniądze, reprezentowane w systemie przez dokumenty płatności. Można je wypłacać z danego rejestru, wpłacać do niego, przekładać z jednego do drugiego. W programie Handel można utworzyć rejestry trzech typów: gotówkowy, bankowy i inny. Są one odpowiednikami trzech podstawowych typów operacji pieniężnych - wpłaty lub wypłaty gotówki, rejestracji przelewów własnych lub obcych, wszystkich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki itp.). W kartotece Pieniądze istnieją zawsze trzy nieusuwalne rejestry pieniężne (po jednym dla każdego typu, o nazwach domyślnych BANK, INNE i KASA - nazwy te można zmienić) oraz rejestry utworzone przez użytkownika. Rejestr każdego z typów jest oznaczony innym symbolem graficznym. W przypadku rejestru typu bankowego podaje się także nazwę i adres banku oraz numer rachunku bankowego. W rejestrze danego typu można rejestrować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności.

 

Grupowanie danych w katalogach

Program umożliwia definiowanie hierarchicznej struktury katalogów (podobnej do struktury folderów w komputerze), w których umieszczane są odpowiednie informacje (opisy kontrahentów, towarów itp.). Dopuszcza się maksymalnie 8 poziomów hierarchii. Nowe katalogi mogą być dodawane na dowolnym poziomie. Kryteria grupowania informacji w katalogach zależą od potrzeb firmy i rodzaju opisywanego obiektu.