Kalendarze

Funkcja Okna -> Kalendarze umożliwia ustalenie dla całego zakładu (lub poszczególnych grup pracowników) parametrów czasowych zatrudnienia, a w szczególności: nominalnych godzin pracy, dni wolnych od pracy, norm czasu pracy.

Domyślnie ustawiony jest kalendarz Główny. Dodatkowe kalendarze tworzymy, gdy pewne grupy pracowników pracują w innych godzinach (lub dniach), albo mają odmienne nominalne godziny pracy niż pozostałe grupy, np. administracja ma inny niż produkcja lub przy systemie zmianowym albo dla osób niepełnosprawnych. Nowy kalendarz tworzymy przyciskiem lub klawiszem Ins i wprowadzamy:

•Nazwa - nazwę kalendarza (według której będzie później przypisywany pracownikowi w aktualnym zatrudnieniu )

•Dynamiczny - patrz Wewnętrzny system RCP - Planowanie harmonogramu - Kalendarz dynamiczny

•Godz./dzień - ilość nominalnych godzin pracy na dzień dla pełnego etatu - wartość ta będzie używana jako domyślna ilość godzin do przepracowania w jednym dniu gdyby pracownik pracował na pełny etat; będzie brana także do obliczania ilości godzin limitu urlopu w jednym dniu

Po zmianach dotyczących godzinowego rozliczania wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, dodano dodatkowy parametr Godz./dzień. Określa dobowy wymiar czasu pracy (standardowo 8, a 7 dla pracowników niepełnosprawnych), ustalany zawsze dla pełnego etatu. Parametr ten zawsze odnosi się do pełnego etatu i wpływa na przeliczenie godzin pracy na dni urlopu. Przykładowo, dzień urlopowy zdejmuje z limitu ngp/dwp dni urlopu (ngp - nominalne godziny pracy, dwp - dobowy wymiar pracy). W standardowym przypadku będzie to 8/8, czyli wykorzysta 1 dzień urlopu. Jeśli w kalendarzu miał ustalone 12 godzin pracy to w takim przypadku wykorzysta 12/8, czyli 1,5 dnia urlopu. Dla pracowników niepełnosprawnych o ustalonym 7 godzinnym czasie pracy, przy jednodniowym urlopie z limitu urlopu zostanie zdjęte 7/7 dnia (a nie 7/8).

•Wylicz ngp z etatu - po zaznaczeniu tej opcji, ilość nominalnych godzin pracy z kalendarza zostanie w karcie pracy pomnożona przez etat obowiązujący w danym dniu. Przy niezaznaczonej opcji, nominalne godziny pracy są bezpośrednio przenoszone z kalendarza do karty pracy.

•Ngp - ilość nominalnych godzin pracy na dzień z uwzględnieniem etatu. Wartość zostanie przepisana do nominalnych godzin pracy  kalendarza (po naciśnięciu przycisku ), a stamtąd do karty pracy

Po wciśnięciu Enter ukazuje się kalendarz za rok bieżący, gdzie każdy wiersz obrazuje jeden miesiąc.

Ustawiając kursor na dowolnym dniu, możemy go oznaczyć jako dzień pracujący, niedzielę lub święto, albo dodatkowy dzień wolny od pracy. Służy do tego klawisz Enter (lub dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy). W dniu pracującym dodatkowo określamy nominalne godziny pracy. Czas pracy dla każdego dnia możemy określić z dokładnością do 1 minuty, wprowadzając po przecinku (lub apostrofie) ilość minut. Na przykład, aby wprowadzić 7 i pół godziny, wprowadzamy: 7,30 lub 7'30, ale nie 7,3 ponieważ zostanie to odczytane jako 7 godzin i 3 minuty.

Zamiast wpisywać ręcznie w każdym dniu ustaloną ilość nominalnych godzin pracy (jeśli ma być inna niż 8), można to zrobić szybciej, ustawiając ilość godzin w polu Godz./dzień lub Ngp i naciskając przycisk .

Pod prawym przyciskiem myszy (PPM) dostępne są opcje, które ułatwiają wypełanianie kalendarza:

•Kopiuj dzień do bufora - stojąc na wybranym dniu, do bufora kopiowana jest wpisana w nim ilość godzin (lub Ctrl C)

•Wklej dzień z bufora - po ustawieniu kursora na innym dniu, przypisana zostanie mu liczba godzin skopiowana wcześniej do bufora (lub Ctrl V)

•Kopiuj tydzień do bufora - przy niestandardowym rozkładzie nominalnych godzin pracy w przeciągu tygodnia, wypełniamy jeden tydzień, następnie ustawiamy się na początku tego tygodnia (poniedziałek) i kopiujemy do bufora (lub Shift C)

•Wklej tydzień z bufora - po ustawieniu się na początku tygodnia (poniedziałek) i użyciu tej opcji, program wypełni ten tydzień zapamiętanymi danymi z bufora (lub Shift V)

•Kopiuj okres do bufora - jeśli niestandardowy rozkład czasu pracy powtarza się cyklicznie, to analogicznie kopiujemy dany okres do bufora stając na jego początku (lub C), ustawiając uprzednio Okres powtarzalności na zakładce Parametry

•Wklej okres z bufora - ustawiając się na początku nowego okresu, kopiujemy okres z bufora (lub V)

•Wypełnij kalendarz harmonogramem - umożliwia szybkie wypełnienie wszystkich dni pracujących harmonogramem zapisanym do bufora (lub Shift A)

Z prawej strony widoczne są sumy:

•NDp (nominalne dni pracy) – ilość dni roboczych w danym miesiącu

•NGp (nominalne godziny pracy) – ilość nominalnych godzin pracy

Istnieje również możliwość wprowadzenia sumy nominalnych godzin pracy w miesiącu. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć na sumie godzin. Program automatycznie rozdzieli ilość godzin pracy na poszczególne dni z tego miesiąca.

Podsumowanie dni i godzin pracy umożliwia przycisk . Dodatkowo przeliczeniu ulegnie współczynnik ekwiwalentu za urlop.

Zalecane jest na początku roku poprawne określenie kalendarza na cały rok. Dzięki temu zostanie ustalony aktualny współczynnik ekwiwalentu (jeśli nie został podany w Parametrach naliczania) i ekwiwalent za urlop zostanie naliczony w sposób poprawny. Współczynnik ekwiwalentu można również określić niezależnie od ustalonych dni wolnych - patrz zakładka Parametry.

Przycisk Harmonogram czasu pracy - umożliwia planowanie harmonogramu czasu pracy na konkretne dni.

Przycisk Uaktualnij harmonogramy wg szablonów - umożliwia automatyczne uaktualnienie kalendarza zmianami wprowadzonymi w szablonach harmonogramów (patrz Planowanie harmonogramu).

Oba przyciski dostępne są przy włączonej ewidencji czasu pracy przy firmie (patrz Wewnętrzny system RCP).

Ustalone w kalendarzu nominalne dni i godziny pracy kopiowane są do karty pracy tych pracowników, którzy mają przypisany w aktualnym zatrudnieniu ten konkretny kalendarz. Jeśli dodatkowo zaznaczymy opcję Wylicz ngp z etatu, nominalne godziny pracy zostaną przeliczone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika.

Istnieje możliwość indywidualnej korekty tych ustawień dla każdego pracownika. Czyli w przypadkach szczególnych można w miesięcznej karcie pracy danego pracownika ustalić inny, własny nominalny czas pracy. Jeśli jednak grupa pracowników pracuje według tego samego harmonogramu pracy, wygodniej jest wprowadzić nowy kalendarz i określić dni (oraz godziny pracy) dla całej grupy. Po przypisaniu nowego kalendarza do pracowników tej grupy, wszyscy należący do niej będą mieli ustalony nowy czas pracy.

Zmienione ustawienia w kalendarzu nie zostaną zaktualizowane w karcie pracy za dany miesiąc, jeśli choć jeden dzień danego miesiąca był już wypełniony w karcie pracy danego pracownika. Żeby w takim przypadku zaktualizować zmiany z kalendarza, należy albo wyczyścić kartę pracy i uzupełnić na nowo, albo dokonać takich samych korekt bezpośrednio w karcie pracy.

Przy tworzeniu dodatkowych kalendarzy, powinniśmy zapoznać się z następującymi możliwościami:

•dla pracowników niepełnoetatowych:

1.jeśli pracują w tych samych dniach co pracownicy pełnoetatowi ale w mniejszym wymiarze godzin - przypisujemy im ten sam kalendarz, upewniając się, że zaznaczona jest opcja Wylicz ngp z etatu. Wtedy do karty pracy zostaną wstawione nominalne godziny przeliczone według właściwego wymiaru czasu pracy

2.jeśli pracują tylko w konkretnych dniach i godzinach - tworzymy dla nich nowy kalendarz ustalając właściwe dla nich dni i godziny pracy oraz upewniamy się, czy opcja Wylicz ngp z etatu jest wyłączona. Wtedy do karty pracy zostaną wstawione ustalone godziny pracy bez przemnażania przez wymiar etatu.

Parametr Godz./dzień musi mieć wartość 8 zarówno dla pracowników pełno- jak i niepełnoetatowych. Jeśli z jakichś powodów potrzebujemy jednak stworzyć oddzielny kalendarz dla pracowników zatrudnionych np. na 1/2 etatu, którzy pracują po 4 godziny dziennie, wtedy wyłączamy opcję Wylicz ngp z etatu i ustawiamy pole Ngp na 4.

•dla pracowników zmianowych:

1.jeśli grupa pracowników pracuje według tego samego harmonogramu - wtedy ustalamy dla nich oddzielny (wspólny) kalendarz

2.jeśli każdy pracuje w innym czasie pracy - ustalamy kalendarz najbardziej zbliżony do całej grupy i indywidualnie modyfikujemy nominalny czas pracy w karcie poszczególnych pracowników

3.jeśli każdy ma inny, lecz z góry określony harmonogram na dłuższy okres - ustalamy dla każdego indywidualny kalendarz

 

•dla pracowników niepełnosprawnych:

1.jeśli dobowy wymiar czasu pracy dla określonej grupy pracowników niepełnosprawnych jest mniejszy niż 8 godzin (na przykład 7) - tworzymy dla tej grupy oddzielny kalendarz, ustawiając odpowiednio nominalne godziny pracy oraz parametr Godz./dzień na wartość odpowiadającą temu wymiarowi (na przykład 7) - wpłynie to na prawidłową kontrolę limitu urlopu wypoczynkowego

 

Parametry

Pracownikom, którzy w aktualnym zatrudnieniu mają przypisany ten sam kalendarz możemy określić następujące parametry:

•Parametry roczne - parametry dotyczące roku kalendarzowego

oWspółczynnik ekwiwalentu -  standardowo pobierany jest z Parametrów naliczania, jednak gdy nie jest tam podany to niezależnie od ustalonych w roku dni wolnych, mamy możliwość wprowadzenia współczynnika ekwiwalentu tutaj; pozostawiając to pole puste, współczynnik ekwiwalentu wyliczy się automatycznie - należy wtedy zwrócić uwagę na poprawne ustalenie dni wolnych w całym roku kalendarzowym

oNominalna godz. wejścia - pozwala na automatyczne wypełnienie godziny wejścia i wyjścia w opisach dnia karty pracy na podstawie nominalnych godzin pracy

oGodz.II zm. od/do - godziny przepracowane na drugiej zmianie w ramach nominalnego czasu pracy. Wartości pojawią się w karcie pracy po określeniu zakresu opcji Godziny II zmiany w definicji składników karty pracy (menu Definicje - Składniki karty pracy) - patrz Instrukcja administratora - Definiowanie i nadzór - Składniki kart pracy (widoczne przy włączonej rejestracji czasu pracy)

oGodz.nocne od/do - przedział, w którym czas pracy wprowadzany w Ewidencji czasu pracy traktowany będzie jako praca w nocy (widoczne przy włączonej rejestracji czasu pracy)

oCzas letni, Czas zimowy - określenie, kiedy następuje przesunięcie czasu; czas letni - odjęcie jednej godziny od czasu pracy w dniu, w którym następuje zmiana, jeśli pracownik miał wtedy zaplanowaną pracę; czas zimowy - dodanie jednej godziny w analogicznym okresie (widoczne przy włączonej rejestracji czasu pracy)

oAktualizuj godziny wejścia - wyjścia - opcja powiązana bezpośrednio z ustawieniem w oknie Firma → Parametry → Karty pracy → Ustawienia podstawowe → Włącz opisy dni.
a) Przy włączonej opcji Włącz opisy dni i wyłączonej aktualizacji godzin, w Miesięcznej karcie pracy można ręcznie wprowadzić godziny wejścia i wyjścia pracownika, ale w żaden sposób nie wpływa to na ilość przepracowanych godzin
b) Przy włączonej opccji Włącz opisy dni oraz włączonej aktualizacji godzin, w Miesięcznej karcie pracy:
- można ręcznie wprowadzić godziny wejścia i wyjścia pracownika
- podczas wypełniania całego miesiąca (funkcja Wypełnij cały miesiąc) system automatycznie uzupełnia godziny wejścia i wyjścia zgodnie z ustawieniami kalendarza (Okna → Kalendarze → Parametry → Parametry roczne → Nominalna godz. wejścia) oraz nominalną liczbą godzin pracy w danym dniu
- po zmianie liczby godzin pracy system automatycznie aktualizuje godzinę wyjścia
- po zmianie godziny wejścia lub wyjścia system automatycznie przelicza liczbę godzin pracy
- przy wprowadzeniu urlopu godzinowego dla pracownika z wypełnioną kartą pracy system automatycznie koryguje liczbę godzin pracy, obliczając różnicę między nominalnymi godzinami pracy a godzinami urlopu (w ramach zdefiniowanych godzin wejścia–wyjścia)

Opcję Aktualizuj godziny wejścia - wyjścia należy osobno ustawić dla każdego kalendarza oraz roku. Domyślnie opcja zawsze jest włączona.

•Kontrola norm czasu pracy - parametry dotyczące kontroli okresu rozliczeniowego - patrz Miesięczna karta pracy - Kontrola norm czasu pracy

oKontroluj okres rozliczeniowy - umożliwia włączenie opcji pokaż okres rozliczeniowy w ewidencji karty pracy (patrz Kontrola norm czasu pracy)

oSystem czasu pracy - umożliwia określenie jaki system czasu pracy obowiązuje pracownika (patrz: Systemy czasu pracy):

▪Podstawowy

▪Równoważny do 12 / 16 / 24 godz.

▪Przerywany

▪Zadaniowy

▪Praca w skr. tyg. pracy

▪Praca w ruchu ciągłym

oDobowa norma czasu pracy - określa dobową normę (standardowo 8 godzin), przekroczenie tej normy będzie sygnalizowane; dodatkowo w parametrach firmy można ustawić opcję obliczania nadgodzin powyżej ustalonej tu normy dobowej

oTygodniowa norma czasu pracy - określa średniotygodniową normę (standardowo 40) w okresie rozliczeniowym, przekroczenie tej normy będzie monitowane

oTygodniowa norma nadgodzin - określa średniotygodniową normę nadgodzin (standardowo 8) w okresie rozliczeniowym, przekroczenie tej normy będzie monitowane

oDługość okresu rozliczeniowego - ustalona ilość miesięcy okresu rozliczeniowego (standardowo 1)

oPierwszy okres rozliczeniowy mc/rok - miesiąc i rok rozpoczęcia okresu rozliczeniowego, służący określeniu konkretnych ram czasowych okresów rozliczeniowych; istotne przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc

oKontroluj dobę pracowniczą - sprawdza kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy danego dnia

•Obliczanie nadgodzin - parametry dotyczące obliczania nadgodzin

oNadgodziny/rok - kontrola przekroczenia rocznego limitu nadgodzin (standardowo 150)

oWłącz ustawienia indywidualne dla tego kalendarza - jeśli chcemy, aby obliczanie nadgodzin różniło się w obrębie kalendarza od tego, które zostało ustawione przy firmie, należy włączyć tę opcję. Po włączeniu opcji dostępne będą następujące parametry:

▪Nadgodziny powyżej normy dobowej - określa, czy nadgodziny dobowe będą obliczane jako różnica pomiędzy godzinami faktycznie przepracowanymi w ciągu doby, a godzinami nominalnymi dla danego dnia, czy też dobową normą czasu pracy, podawaną w kalendarzu w sekcji "Kontrola norm czasu pracy" (patrz wyżej)

▪Przedłużona norma dobowa - nadgodziny dobowe będą obliczane jako różnica pomiędzy godzinami faktycznie przepracowanymi w ciągu doby, a większą wartością (maksimum) godzin nominalnych dla danego dnia i dobowej normy czasu pracy, podawanej w kalendarzu

▪W dni pracy pierwsze 2 nadgodziny 50% - nadgodziny dobowe wyliczane zgodnie z przepisami sprzed 2003r. (obecnie nie zaleca się stosowania tej opcji)

▪W dni pracy wszystkie nadgodziny 100% - nadgodziny dobowe zawsze będą liczone jako 100% - opcja bezpiecznego wyliczania nadgodzin dobowych, aby nie przekraczać norm średniotygodniowych (odkąd istnieje opcja "Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym", nie zaleca się stosowania tej opcji)

▪W dodatkowe dni wolne nadgodziny 100% - zaznaczenie tej opcji spowoduje rozliczenie w miesięcznej karcie pracy nadgodzin w dodatkowe dni wolne jako nadgodziny 100%, w przeciwnym wypadku rozliczone zostaną jako nadgodziny 50% (odkąd istnieje opcja "Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym", nie zaleca się stosowania tej opcji)

▪Powyżej normy dobowej 50% - nadgodziny 100% w dodatkowe dni wolne można ograniczyć do dobowej normy czasu pracy określonej w kalendarzu

▪Godziny nocne przed pracą zawsze 100% - przy włączonej ewidencji czasu pracy: jeśli przed zaplanowaną pracą wystąpiły nadgodziny, wylicza godziny nadliczbowe 100% - niezależnie od sumarycznego czasu pracy w tym dniu

▪Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym - opcja zaawansowanego obliczania nadgodzin opierająca się na algorytmach kontroli norm czasu pracy, która gwarantuje poprawne i zgodne z Kodeksem Pracy wyliczenie nadgodzin bez przekroczeń dobowych i średniotygodniowych. Obecnie zaleca się stosowanie właśnie tej opcji, ewentualnie w połączeniu z opcją "Nadgodziny powyżej normy dobowej" (patrz rozdział Obliczanie nadgodzin)

•Pozostałe - inne parametry

oOkres powtarzalności - określamy, co ile dni powtarza się niestandardowy rozkład czasu pracy, wykorzystywany przy ustalaniu nominalnego czasu pracy klawiszami C (Kopiuj okres do bufora pod prawym przyciskiem myszy PPM) i V (Wstaw okres z bufora pod PPM)

oTacho - dla użytkowników, którzy importują czas pracy z systemu RCP Tacho, umożliwia poprawną interpretację godzin nadliczbowych za przekroczenie norm w okresie rozliczeniowym

oAktywny - zaznaczenie spowoduje, że w oknie widoczne będą tylko kalendarze aktywne (przy włączonej opcji we Właściwościach), funkcja przydatna np. w biurach rachunkowych