Przed przystąpieniem do naliczania wynagrodzeń za dany miesiąc, należy dla każdego pracownika uzupełnić:
•dni przepracowane i nieobecności w karcie pracy 
•urlopy w karcie urlopowej 
•zwolnienia lekarskie w karcie zasiłkowej 
•urlop bezpłatny, wychowawczy i służbę wojskową w ewidencji nieobecności 
•w przypadku rozliczeń akordowych ewidencję akordu 
Najpierw musimy określić w kalendarzu dni robocze i dni wolne w danym miesiącu lub najlepiej w całym roku kalendarzowym.