Okno to pozwala na wprowadzanie nowych, modyfikowanie oraz uaktywnianie typów dokumentów. Program domyślnie proponuje typowy układ dokumentów. Definiowanie własnych typów dokumentów lub modyfikowanie definicji typów dokumentów już istniejących umożliwia dopasowanie układu dokumentów do specyficznych potrzeb firmy.
Kategorie typów dokumentów
W programie obsługiwane są następujące kategorie:
•Dokumenty sprzedaży
•Inne sprzedaż – dokumenty: Kontrakt, Zamówienie obce, Zamówienie obce w walucie.
•Sprzedaż – dokumenty związane ze sprzedażą na eksport, sprzedażą nieobjętą podatkiem VAT, a także dokument Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i jego korekta, oraz rachunek i jego korekta. Dokument o charakterze „Rachunek sprzedaży w walucie” (i jego korekta) przeznaczony jest do obsługi sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT w kraju trzecim.
•Sprzedaż VAT – dokumenty związane ze sprzedażą towarów i usług objętych podatkiem VAT (także faktury walutowe), w tym Faktura zaliczkowa (może być ona wystawiona jedynie z Zamówienia – dokument typu Kontrakt) i jej korekta, Faktura wewnętrzna oraz korekta (dla dokumentu Wydanie z magazynu i Rozchód wewnętrzny. W nagłówku dokumentu można ustawić 1 typ rejestru - należny), dokument o charakterze Faktura - procedura marży dla biur podróży i jego korekta. W przypadku sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki lub przedmiotów kolekcjonerskich i antyków opodatkowanych marżą - należy zdefiniować odpowiednie typy dokumentów z odpowiednim dopiskiem ("Procedura marży - dzieła sztuki", "Procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie").
•Dokumenty Zakupu
•Inne zakup – dokumenty: Kontrakt zakupu, Zamówienie własne, Zamówienie własne w walucie.
•Zakup – Dokument importowy oraz Dokument importowy korygujący, a także Wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru oraz jego korekta i rachunek zakupu.
•Zakup VAT – dokumenty związane z zakupami objętymi podatkiem VAT, m. in. Faktura zaliczkowa zakupu (może być ona wystawiona jedynie z Zamówienia – dokument typu Kontrakt) i jej korekta, Faktura zakupu w walucie i korekta, Faktura wewnętrzna zakupu oraz korekta (dla dokumentu Przyjęcie do magazynu i Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W jego nagłówku można ustawić 2 typy rejestrów: naliczony i należny), Faktura zakupu metoda kasowa.
•Dokumenty magazynowe
•Wewnętrzne – dokumenty magazynowe dokumentujące przepływ towarów wewnątrz firmy.
•Zewnętrzne – dokumenty magazynowe dokumentujące wymianę towarów z kontrahentami.
•Dokumenty płatności – są to dokumenty związane z rejestracją płatności, dokumenty transferu pomiędzy rejestrami, oraz dokumenty rejestrujące rozrachunki niepowiązane z działalnością handlową (Należność, Zobowiązanie).
Ustawienia typu dokumentu
Skrót – symbol skrótu typu dokumentu, który będzie umożliwiał wyszukiwanie dokumentów tego typu w kartotece.
Charakter – pole listy prezentuje wszystkie prototypy dokumentów możliwe do wykorzystania w ramach danej kategorii dokumentów. Po wybraniu z listy jednego z prototypów na formularzu definiowania typu dokumentu pojawiają się pola korekta, skojarzony i księgowanie.
Nazwa - pełna nazwa dokumentu, pojawiająca się na wydrukach.
Opis – pole Opis można wykorzystać na wydruku dokumentu w miejscu drukowania nazwy dokumentu. Dzięki temu rozwiązaniu, nazwy typów dokumentów zdefiniowane w programie są niezależne od tych które pojawiają się na wydruku.
Korekta – określa charakter i numer serii dokumentu korygującego przypisanego do definiowanego typu dokumentu. Pole to pojawia się na formularzu definiowania typu dokumentu dopiero po wybraniu z listy jednego z prototypów typu dokumentu.
Skojarzony – określa charakter i numer serii dokumentu skojarzonego z danym typem dokumentu. Są to:
•dla dokumentów handlowych - dokumenty magazynowe
•dla dokumentów przesunięcie międzymagazynowe - przeciwstawne dokumenty magazynowe
•dla zamówień - dokumenty sprzedaży lub zakupu
Pole to pojawia się na formularzu definiowania typu dokumentu dopiero po wybraniu z listy jednego z prototypów typu dokumentu.
JPK_V7 – Rozwinięcie pola otwiera okno wyboru dodatkowych atrybutów dokumentu na potrzeby deklaracji JPK_V7. Dla jednego dokumentu można wybrać wiele atrybutów.
Rejestr, Rejestr NP - rejestr dokumentów, w którym domyślnie będą rejestrowane dokumenty tego typu.
Odwrotne obciążenie - na formatce wybranych typów dokumentów sprzedaży można wskazać rejestr dla odwrotnego obciążenia. Wybrany rejestr będzie domyślnym rejestrem, podpowiadanym we właściwościach pozycji towarów objętych odwrotnym obciążeniem.
Pole rejestru odwrotne obciążenie widoczne jest dla typów dokumentów o charakterze: Rachunek, Rachunek korygujący, Rachunek sprzedaży w walucie, Rachunek sprzedaży w walucie korekta, Faktura VAT, Faktura VAT w walucie, Rachunek uproszczony, Paragon, Faktura korygująca VAT, Faktura korygująca w walucie, Rachunek korygujący VAT, Paragon korygujący, Faktura zaliczkowa, Faktura korygująca zaliczkowa.
domyślna data wejścia do rejestru:
•Dla Sprzedaży – z wyborem: data wystawienia lub data sprzedaży
•Dla Zakupu – z wyborem: data dokumentu obcego, data zakupu lub data wpływu
FK – symbol dokumentu wykorzystywany w programie finansowo-księgowym. Kliknięcie przycisku z prawej strony pola otwiera okno Dokumenty w FK, w którym można wybrać żądany typ dokumentu. Lista typów dokumentów w Finanse i Księgowość pojawi się tylko wtedy, gdy wcześniej zostanie prawidłowo skonfigurowane połączenie z danymi FK, i gdy w firmie w Finanse i Księgowość istnieje aktywny rok odpowiadający bieżącej dacie.
Obsługuj jak – wskazuje na typ dokumentu w programie finansowo-księgowym, będący odpowiednikiem dla tego typu dokumentu.
Jednostka miary – domyślna jednostka miary (ewidencyjna, dodatkowa 1 lub dodatkowa 2), w której będą wystawiane dokumenty tego typu.
Cena sprzedaży – możliwość przypisania typu ceny do typu dokumentu sprzedaży.
Utwórz rozrachunek w walucie dokumentu i przesyłaj do programu finansowo-księgowego w walucie – dokumenty wystawiane na podstawie tego typu (np. DEX, WDT, FVW, FVK, REX, FN, DIM) mają rozrachunek walutowy i są dekretowane i wysyłane do modułu Finanse i Księgowość w walucie. Pole jest domyślnie zaznaczone.
W obecnej wersji programu nie ma możliwości wyłączenia tego parametru.
Jeśli system wykryje, że rozrachunek do dokumentu jest utworzony w walucie, to wszystkie zapisy z tego dokumentu również tworzone są w kwotach walutowych.
Samoopodatkowanie – pole należy zaznaczyć jeśli typ dokumentu ma być używany do transakcji dotyczących odwrotnego obciążenia, min. obrotu złomem, odpadami oraz stalą, gdy wymagane jest rejestrowanie zakupu tych towarów jednocześnie w 2 rejestrach VAT: zakupu i sprzedaży. Więcej informacji >>
Naliczaj wpłaty na fundusze promocji rolnej i pomniejszaj wartość rozrachunku – zaznaczenie tego pola powoduje, że na dokumentach zakupu (faktura RR, Faktura zakupu, faktura zaliczkowa zakupu ) i ich korektach, zostaną naliczone kwoty na Fundusze Promocji Produktów Rolno-Spożywczych, dla towarów które mają zaznaczony w Ustawieniach słownik Funduszy Promocji. Wartość rozrachunku na dokumencie zostanie następnie pomniejszona o sumę kwot naliczonych na fundusze.
Faktura wystawiana przez nabywcę – po zaznaczeniu tego pola typ dokumentu umożliwi wystawienie faktur zakupu w imieniu sprzedawcy. Więcej informacji >>
Księgowanie – schemat księgowania zdefiniowany dla tego typu dokumentu. Pole to pojawia się na formularzu definiowania typu dokumentu dopiero po wybraniu z listy jednego z prototypów typu dokumentu.
Generowanie – definiuje częstotliwość automatycznego przygotowywania raportów okresowych: Dziennie lub Miesięcznie. Ustawienie dostępne jest tylko dla dokumentów o charakterze Raport okresowy, Raport okresowy dla korekt.
Fiskalny – przełącznik ten występuje tylko dla dokumentów sprzedaży o następującym charakterze: paragon, faktury VAT, faktura zaliczkowa, rachunek uproszczony oraz dla dokumentów walutowych: dokument eksportowy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz faktura VAT w walucie. Ustawiony oznacza, że dokument tego typu musi być zafiskalizowany (zarejestrowany na drukarce fiskalnej). Dopóki dokument nie zostanie zafiskalizowany, nie będzie można go wydrukować na normalnej drukarce. Do fiskalizacji dokumentu o charakterze DEX i WDT należy w ustawieniach drukarki fiskalnej wybrać z listy rozwijanej aktywnych typów cen kod stawki VAT 0%, pod którym zaprogramowana jest ta stawka w urządzeniu fiskalnym.
Fiskalizuj automatycznie – przełącznik ten występuje tylko dla dokumentów sprzedaży o następującym charakterze: paragon, faktury VAT, faktura zaliczkowa, rachunek uproszczony oraz dla dokumentów walutowych: dokument eksportowy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz faktura VAT w walucie. Ustawiony oznacza, że program przejdzie do operacji fiskalizacji dokumentu tego typu natychmiast po jego wystawieniu, bez ingerencji użytkownika. Dokumenty walutowe fiskalizowanie są w walucie złotówkowej - wartość walutowa faktury przeliczana jest według kursu z dokumentu.
Serie typu dokumentu
Ramka Serie typu dokumentu umożliwia definiowanie systemów numerowania dokumentów.
System numerowania składa się z pól:
Seria – Symbol serii identyfikujący sposób numerowania dokumentu. Aby numerować różne typy dokumentów w sposób ciągły, można wykorzystywać przy tworzeniu ich definicji ten sam symbol serii. Przykładowo, aby numerować w sposób ciągły faktury i rachunki uproszczone, do ich definicji należy dołączyć ten sam symbol serii. Symbol serii musi być unikalny w ramach danego typu dokumentu.
Dział – pole to określa, czy numeracja dokumentów dotyczy całej firmy, czy tylko wybranego działu (magazynu lub rejestru pieniężnego). Wymaga włączenia symbolu działu do numeru dokumentu.
Szablon – Szablon numeru dokumentu.
Pole umożliwia składanie numeru dokumentu z różnych elementów.
#n – numer kolejny, zwiększany zawsze o jeden. Jeśli za wpisaną literą n pojawi się cyfra, to program zinterpretuje ją jako rozmiar dla pola numeru, uzupełniając z przodu nieznaczącymi zerami. #d – numer dnia miesiąca bez uzupełnienia zerem #D – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer dnia miesiąca #m – numer miesiąca bez uzupełnień zerem #M – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca #r – dwucyfrowy skrót numeru roku #R – czterocyfrowy numer roku #u – sygnatura użytkownika zatwierdzającego dokument. #q – numer kolejny dnia w roku #Q – uzupełniany zerami trzycyfrowy numer kolejny dnia w roku #w – identyfikator działu (magazynu lub rejestru pieniężnego) #W – kod działu #k – identyfikator kontrahenta w Finanse i Księgowość #c – waluta |
Numeracja – pole umożliwia ustalenie zakresu ciągłości numeracji. Jeśli wybierzemy numerację ciągłą, wówczas zakres ciągłości będzie nieograniczony. Jeśli wybierzemy numerację roczną, wówczas zakresem ciągłości będzie rok, jeśli miesięczną - miesiąc, jeśli dzienną - dzień. Po zakończeniu okresu ciągłości - dokumenty będą numerowane ponownie od jednego (1).
Pełny numer dokumentu musi być unikalny w ramach danych firmy. Dlatego też wybierając numerację roczną,miesięczną lub dzienną należy pamiętać o dołączeniu do szablonu numeracji odpowiedniego symbolu okresu ciągłości, aby uniknąć powtórzenia się numerów po jego zakończeniu.
Zobacz także: