Przed przystąpieniem do wprowadzania pracowników należy zastanowić się nad strukturą zatrudnienia w przedsiębiorstwie i podzielić pracowników na działy (pracownie, zakłady, grupy). Nazwy tych działów trzeba wprowadzić na listę działów (Okna - Działy).
Przy wprowadzaniu należy zwrócić uwagę na kolejność ułożenia działów, ważną przy segregacji pracowników działami oraz przy późniejszych zestawieniach. Dobrze jest stworzyć oddzielny dział dla pracowników, pracujących tylko na umowy-zlecenia i umowy o dzieło oraz oddzielny dział dla pracowników zwolnionych w ciągu roku.
Kolejność ułożenia działów ustalamy we właściwościach 
(F4). Jeśli ustalimy Uporządkowanie na własne ułożenie (Kol) to będziemy mieli możliwość dowolnego ułożenia działów przeciągając je po prostu myszką.
Przy zmianie kolejności działów należy bardzo uważać, gdyż zmiany takie mogą spowodować niezamierzone efekty w ograniczeniu przeglądania pracowników z wybranych działów (Od działu - Do działu, patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Użytkownicy - Grupy praw dostępu).
Działy są przypisane do konkretnej firmy. W każdej następnej wprowadzanej firmie utworzy się tylko dział Administracja, pozostałe należy uzupełnić.
Prawidłowo przygotowana struktura zatrudnienia ułatwi nam przypisanie pracowników do poszczególnych działów - patrz: Zatrudnienie pracownika - Aktualne zatrudnienie.
Możliwe jest również ograniczenie praw dostępu do przeglądania pracowników z wybranych działów (patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Użytkownicy - Grupy praw dostępu). Należy je jednak wprowadzić po właściwym ułożeniu działów w bibliotece. Wszelkie modyfikacje w tej bibliotece wymagają powtórnego ustawienia ograniczeń.
Wprowadzając nowy dział 
określamy:
•Nazwa - nazwa działu
•Kierownik - przypisanie kierownika do danego działu, konieczne przy wykorzystaniu obiegu dokumentów (zatwierdzanie przez www wniosków urlopowych i delegacji), przełożonego można również przypisać w aktualnym zatrudnieniu
•Aktywny - zaznaczenie spowoduje, że w oknie widoczne będą tylko działy aktywne przy włączonej opcji we Właściwościach, funkcja przydatna np. w biurach rachunkowych
Stanowiska  Przy planowaniu struktury zatrudnienia mamy możliwość szczegółowego rozplanowania stanowisk w każdym dziale oraz zarezerwowania odpowiednich środków finansowych. W tym celu przypisujemy •Etat - przewidziany etat dla stanowiska, pełny (1) lub niepełny, np. 0,5 Etat dotyczy wymiaru czasu pracy jednego pracownika na tym stanowisku. Jeśli przewidujemy kilka etatów na to samo stanowisko to przypisujemy tyle stanowisk, ile pracowników na nich zatrudnimy •F.osobowy - planowany fundusz osobowy (wynagrodzenie brutto) dla konkretnego etatu na konkretnym stanowisku •F.stażowy - planowany maksymalny fundusz na dodatek stażowy, jeśli dodatek taki przewiduje regulamin wynagradzania Stanowiska pracy przewidujemy dla poszczególnych pracowników. W przypadku planowania w jednym dziale kilku pracowników na tym samym stanowisku - stanowisko to przypisujemy z biblioteki stanowisk kilka razy. •Data utworzenia, data likwidacji - ważne przy włączonej opcji Kontroluj obsadzanie stanowisk w działach (menu Ustawienia - Ustawienia kadrowe, zakładka Zaawansowane) - wtedy przy wprowadaniu umowy o pracę program pokaże dostępne stanowiska Szczegółowe rozplanowanie stanowisk wykorzystywane jest przy szczegółowym zestawieniu zatrudnienia pracowników w działach na danych stanowiskach - patrz Zestawienia i dokumenty - Analiza płac - Etatyzacja stanowisk. |
stanowiska z wcześniej przygotowanej biblioteki i dla każdego z nich określamy:Fundusz
Po rozplanowaniu wszystkich stanowisk w dziale zsumowana zostanie informacja zbiorcza (Razem) dla całego działu:
•Ilość etatów - planowane zatrudnienie w dziale, ważne przy zestawieniu planowania i wykorzystania etatów (patrz Zestawienia i dokumenty - Analiza płac - Fundusz zaangażowania)
•Ilość wakatów - aktualna ilość nieobsadzonych stanowisk w dziale
•Fundusz osobowy - zaplanowany fundusz na wynagrodzenia osobowe w danym dziale, ważne przy generowaniu zestawienia funduszu zaangażowania środków pieniężnych (patrz Zestawienia i dokumenty - Analiza płac - Fundusz zaangażowania)
•Fundusz stażowy - planowany fundusz na dodatek stażowy
•Fundusz bezosobowy - planowany fundusz na wynagrodzenia bezosobowe (umowy zlecenia, umowy o dzieło)
Subkonta
Na tej zakładce wprowadzamy symbol konta kosztów danego działu, ważne przy generowaniu zestawień kosztowych z podziałem na działy. Szczegółowe omówienie znajduje się w rozdziale Księgowanie i rozliczenie kosztów.
•Subkonto - numer subkonta danego działu w księgowości
•Nazwa, Subkonto - numery subkont danego działu w zależności od kont zbiorczych, pod które podlegają, nazwy wprowadzają się automatycznie, po wciśnięciu przycisku Wypełnij, z wcześniej zdefiniowanej biblioteki subkont (patrz Instrukcja administratora - Definiowanie i nadzór - Dekretacja kosztów wynagrodzeń - Symbole kont),
Parametry Istnieje możliwość skorygowania parametrów karty pracy, ustawionych dla całej firmy - patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Konfiguracja parametrów firmy, zakładka PARAMETRY / KARTY PRACY. W szczególnym przypadku załączamy opcję Włącz ustawienia indywidualne dla tego działu i określamy indywidualne parametry. |