Okno umożliwiające wybór wyświetlanych pozycji otwiera się po wybraniu przycisku Kontrahenci..., Pracownicy..., Urzędy.... (umieszczonego w lewej górnej części okien kartotek) lub przycisku 
w lewej części okna dla grupy Wybory.
Podaje się tutaj te informacje, które ułatwią przeszukiwanie pełnej listy pozycji kartoteki. Okno umożliwia wyszukiwanie danych według wielu kryteriów. Każde z kryteriów może prezentować pojedynczą wartość lub zakres wartości od-do, wszystkie warunki muszą być spełnione równocześnie.
Nie musisz wypełniać wszystkich pól w oknie definiowanie kryteriów. Pozostawienie pustego pola oznacza brak warunków ograniczających, nałożonych na odpowiadającą mu kolumnę w tabeli.
Jeśli zostanie wpisana wartość do pola na, lub tylko do pola od, czyli nic nie zostanie wpisane do pola do, wówczas wyświetlona zostanie lista pozycji, dla których wyszukiwane pole ma początkowe znaki równe wpisanym znakom do ostatniej pozycji w kartotece.
Jeśli zostanie wpisana wartości do pola od i do pola do, zostanie wyświetlona lista rozpoczynająca się od pozycji, dla których wyszukiwane pole ma początkowe znaki równe znakom wpisanym w pole od, a kończąca się pozycjami, dla których wyszukiwane pole ma końcowe znaki równe znakom wpisanym w pole do.
Jeśli zostanie wpisana wartość tylko do pola do, zostaną wyświetlone wszystkie pozycje od początku kartoteki do pierwszej pozycji, dla której wyszukiwane pole ma końcowe znaki równe wpisanym znakom, włącznie z tą pozycją.
Jeśli nie wpiszesz żadnych wartości zarówno do pola od, jak i do, otrzymasz listę wszystkich pozycji kartoteki.
Zaznaczenie pola wyboru różne od powoduje wybranie tych dokumentów, których wartość jest różna od podanej.
Do pól Nazwa, Kod, Imię, Nazwisko, NIP, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Rejon, Kraj we wszystkich rodzajach kartotek można wpisywać proste wyrażenia regularne.
W zależności od rodzaju kartoteki, okno może zawierać różne pola. Na dole okna widoczna jest wspólna dla okien wyszukiwania ramka. Są w niej m. in. pola:
Załaduj dane:
wszystkie – program od razu wczytuje do pamięci wszystkie elementy kartoteki zgodne z zapytaniem – optymalne przy spodziewanym wyniku zapytania do kilkuset elementów.
widoczne – program wczytuje do pamięci i pokazuje w kartotece tylko kilkadziesiąt pierwszych elementów zapytania, reszta jest wczytywana w trakcie poruszania się (przewijania) po kartotece – optymalne przy spodziewanym wyniku zapytania powyżej kilkuset elementów.
Pokaż dane:
od początku – po wykonaniu zapytania prezentowane są pierwsze elementy
od końca – po wykonaniu zapytania prezentowane są ostatnie elementy kartoteki, dzięki czemu możliwa jest do wykonania funkcja Załaduj ostatnio wystawione.
W polu Sortuj wg: można określić kryterium, według którego sortowane będą wyszukane pozycje.
Zarówno dla wyszukiwania według pojedynczego kryterium, jak i według wielu kryteriów wybór można zapisać, nadając mu własną nazwę w polu Zachowaj jako: i zachować je do wielokrotnego wykorzystania. Zapamiętanie najczęściej używanych kryteriów wyszukiwania powoduje, że będą mogły być one wybierane na drzewku z lewej strony listy dla grupy Wybory pod gałęzią predefiniowaną (oznaczoną dla wszystkich pozycji).
Można także określić kryterium, według którego sortowane będą wyszukane pozycje.
Po wybraniu przycisku OK pokazane będą tylko pozycje spełniające zdefiniowane warunki wyszukiwania.