Administracja z danymi firmy > Menu Kartoteki > Osoby - okno > Anonimizacja danych osobowych | | Drukuj |
Anonimizacja danych osobowych w systemie Symfonia ERP związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
![]() |
Domyślnie moduł Finanse i Księgowość chroni dane osobowe przed anonimizacją przez 5 lat wstecz. Użytkownik może jednak zmienić ustawienie daty granicznej dla anonimizacji danych osób fizycznych na dokumentach uruchamiając raport: Raporty [Ctrl+2] > Urzędy > Anonimizacja danych. Wybrany w oknie okres określa najstarszy okres sprawozdawczy, który nie podlega anonimizacji.
![]()
Ustawienie okresu granicznego jest automatycznie aktualizowane podczas logowania do bazy w module Finanse i Księgowość w nowym roku kalendarzowym lub obrachunkowym. |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Aby anonimizacja objęła również dane programu Symfonia ERP Kadry i Płace (pracującego we wspólnej bazie z systemem Symfonia ERP) użytkownik powinien posiadać prawo Anonimizacja danych kadrowych i płacowych (grupa Kadry i Płace > Uprawnienia ogólne).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje: – deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów, – danych kontaktów w Contact Manager modułu Handel, – danych w e-Teczce programu Kadry i Płace.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
![]()
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
![]()
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
![]() |
Anonimizacja danych w Contact Manager modułu Handel uruchamiana jest dla poszczególnych kontaktów poleceniem Anonimizacja z menu podręcznego okna Kontakty.
![]()
|
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawa: •Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby). •Anonimizacja danych kadrowych i płacowych (grupa Kadry i Płace > Uprawnienia ogólne).
Anonimizacja danych osobowych pracowników w programie Symfonia ERP Kadry i Płace wykonywana jest w oknie Pracownicy za pomocą poleceń z menu kontekstowego dla listy pracowników: •Anonimizacja > Zleć anonimizację pracownika - anonimizuje dane osobowe pracownika i powiązane z pracownikiem e-Przelewy oraz dokumenty w e-Teczce, jeżeli pracownik był zsynchronizowany z e-Teczką. •Anonimizacja > Anonimizuj pracownika z e-Teczki - anonimizuje wyłącznie dane pracownika w e-Teczce oraz powiązane z pracownikiem dokumenty w e-Teczce.
Dodatkowo animizacji podlegają dane kadrowe, w których występują dane osobowe innych osób, np. nazwiska i imiona członków rodziny, dane osobowe komornika itp. ![]()
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Anonimizację danych kadrowych i płacowych pracownika można wykonać jeśli minęło 50 lat od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Anonimizacja danych osobowych w programie Symfonia ERP Kadry i Płace nie obejmuje: – dat obowiązywania elementów kadrowych, – danych wprowadzonych do słowników (przypisane do pracownika dane słownikowe są zmieniane na wartości domyślne słownika lub puste, jeśli wartość domyślna nie została ustawiona, ale nie jest anonimizowana zawartość słowników), – wartości płacowych.
Status zleconych anonimizacji można sprawdzić w oknie Lista zleconych anonimizacji (Kartoteki > Lista anonimizacji lub menu podręczne okna Pracownicy > Anonimizacja > Lista anonimizacji).
Polecenie anonimizacji danych pracowników dostępne jest również w oknie kartoteki Osoby (bez możliwości anonimizacji dokumentów w e-teczce). |
Deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe w Repozytorium Dokumentów nie podlegają automatycznemu procesowi anonimizacji danych wybranej osoby. Użytkownik sam decyduje kiedy i które deklaracje chce zanonimizować.
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizację można wykonać dla każdej deklaracji bez względu na datę jej utworzenia.
Aby zanonimizować deklaracje przechowywane w Repozytorium Dokumentów: 1.Zaloguj się do firmy w Repozytorium Dokumentów. 2.Wyszukaj i zaznacz deklaracje zawierające dane osób, które chcesz zanonimizować. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj i potwierdź wykonanie operacji.
Operacja usuwa również załączniki PDF do deklaracji.
Domyślnie ustawione filtrowanie ukrywa zanonimizowane deklaracje na liście. |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Stan procesu anonimizacji jest wyświetlany w kolumnie Stan realizacji, dla procesu zakończonego sukcesem ma wartość Zakończona. Jeżeli stan realizacji ma wartość Zakończona (anonimizacja częściowa) w kolumnie Dodatkowe informacje pojawi się informacja, dlaczego pracownik nie został w pełni zanonimizowany. Najczęstszą przyczyną odmowy pełnej anonimizacji danych pracownika jest brak upływu terminu zezwalającego na anonimizację lub występowanie w Repozytorium Dokumentów, dokumentów powiązanych z pracownikiem, które nie zostały zanonimizowane przed anonimizacją pracownika.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|