Poniższy schemat obrazuje czynności wykonywane przy rozpoczęciu pracy z Symfonia KSeF, są to czynności poprzedzające wysyłkę i odbiór dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.
Symfonia KSeF - darmowy pakiet dokumentów >>
Instrukcja rozpoczęcia pracy z Symfonia KSeF przygotowana jest na podstawie programów Symfonia w wersji 2024. Jeżeli posiadasz starszą wersję, nie wszystkie funkcjonalności będą dla Ciebie dostępne.
Złożenie formularza ZAW-FA (zgłoszenie pierwszego użytkownika)
Aby uzyskać dostęp do firmy w Krajowym Systemie e-Faktur pierwszego użytkownika należy zgłosić do urzędu skarbowego przez złożenie formularza ZAW-FA.
Po skonfigurowaniu uwierzytelniania tego użytkownika w KSeF będzie można wykorzystać jego uprawnienia aby dodać kolejnych użytkowników za pośrednictwem Symfonia KSeF.
1. Pierwsze logowanie
Utworzenie konta użytkownika
Wejdź na stronę https://app.symfonia.pl/ i zarejestruj konto nowego użytkownika Symfonia ID.
Utworzenie organizacji
Po zalogowaniu na stronie https://app.symfonia.pl/ wprowadź dane organizacji w ramach której obsługiwane będą dokumenty poszczególnych firm.
2. Utworzenie firmy
Na podstawie danych organizacji dodawana jest automatycznie firma, pracująca w trybie współpracy z serwerem produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur co oznacza że wysyłane dokumenty będą traktowane jako będące w obiegu prawnym (tego ustawienia nie można zmienić po utworzeniu firmy).
Aby utworzyć firmę współpracującą z serwerem demonstracyjnym Krajowego Systemu e‑Faktur lub kolejną firmę obsługiwaną w ramach organizacji wybierz czy chcesz to zrobić:
•Ręcznie w Symfonia KSeF: Przejdź do serwisu internetowego Symfonia Administracja, przełącz na zakładkę Lista firm i kliknij przycisk Dodaj firmę.
•Automatycznie: na podstawie firmy z aplikacji desktopowej.
Kreator Połącz z Symfonia KSeF >>
3. Połączenie Symfonia KSeF z aplikacją desktopową
Konfigurację połączenia firmy w Symfonia KSeF z aplikacją Desktopową można utworzyć na dwa sposoby:
•Ręcznie, przez wprowadzenie w aplikacji desktopowej klucza synchronizacji.
•Automatycznie, przez kreator synchronizacji firmy w aplikacji desktopowej.
Kreator Połącz z Symfonia KSeF >>
4. Konfiguracja uwierzytelnia w KSeF (pierwszy użytkownik)
W przypadku pierwszego użytkownika, przed uwierzytelnieniem w KSeF należy złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Po złożeniu do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur i uzyskaniu dostępu do firmy w KSeF, skonfiguruj sposób uwierzytelniania pierwszego użytkownika w KSeF. Dostępne metody uwierzytelniania to Podpis kwalifikowany lub Token generowany w systemie KSeF.
Więcej informacji - Uwierzytelnienie w KSeF (strona MF) >>
Po skonfigurowaniu uwierzytelniania dla pierwszego użytkownika w Krajowym systemie e‑Faktur, kolejnych użytkowników można będzie już zgłosić za pomocą serwisu Symfonia KSeF (korzystając z uprawnień "pierwszego" użytkownika).
5. Dodawanie użytkowników i przypisanie dostępu do firm
W Symfonia Administracja (https://app.symfonia.pl/admin/modules/users) dodaj pozostałych użytkowników pracujących z dokumentami firmy. Dodając użytkownika podaj również, do których firm w ramach organizacji będzie mieć dostęp.
Więcej informacji - użytkownicy>>
6. Zgłoszenie pozostałych użytkowników do Krajowego Systemu e-Faktur i nadanie im praw
Korzystając z uprawnień "pierwszego" uwierzytelnionego w Krajowym Systemie e‑Faktur użytkownika można w Symfonia KSeF zarządzać dostępem pozostałych użytkowników do czynności w ramach rządowego serwisu (wystawiania faktur, odbierania faktur, przeglądania i nadawania uprawnień).
Zarządzanie uprawnieniami użytkowników do operacji w Krajowym Systemie e-Faktur prowadzone jest w części administracyjnej Symfonia KSeF https://app.symfonia.pl/earchive/ (nie w części administracyjnej usług chmurowych Symfonii).
Więcej informacji - Uprawnienia do KSeF (strona MF) >>
Zgłaszając użytkownika należy używać do tego numeru NIP lub PESEL, zgodnego z wykorzystywanym przez niego podpisem kwalifikowanym lub używanym do wygenerowania tokenu.
7. Konfiguracja uwierzytelnia w KSeF
Każdy użytkownik po zgłoszeniu do KSeF i uzyskaniu praw do obsługi dokumentów firmy musi samodzielnie przeprowadzić konfigurację sposobu uwierzytelniania w KSeF (Podpis kwalifikowany lub Token).
Więcej informacji - Uwierzytelnienie w KSeF (strona MF) >>
Numer NIP lub PESEL wykorzystany do zgłoszenia użytkownika w KSeF musi się zgadzać z numerem w wykorzystywanym przez niego podpisie kwalifikowanym, lub użytym do wygenerowania tokenu.
Konfiguracja współpracy z Symfonia Obieg Dokumentów
Jeśli organizacja wykorzystuje serwis Symfonia Obieg Dokumentów możliwe jest ustawienie połączenia z Symfonia KSeF.
Podobnie jak w przypadku aplikacji desktopowych konfiguracja współpracy wykonywana jest przez wprowadzenie klucza synchronizacji (Klucza firmy).
Więcej informacji w dokumentacji serwisu Symfonia Obieg Dokumentów >>