Obok wewnętrznego systemu RCP program może współpracować z różnego typu zewnętrznymi systemami rejestracji czasu pracy (RCP). Zazwyczaj systemy RCP składają się z dwóch modułów:
•rejestracja faktu (czasu) wejścia i wyjścia z pracy oraz wyjść w trakcie pracy
•przetwarzanie zarejestrowanych czasów na faktyczne godziny pracy
Rejestracja godzin wejścia i wyjścia odbywa się przy pomocy różnego typu urządzeń. Mogą to być czytniki kart magnetycznych lub na przykład w przypadku kierowców tarcze tacho. Sama rejestracja nie wystarcza jednak do rozliczenia czasu pracy. Potrzebne jest dodatkowe narzędzie, które potrafi prawidłowo zinterpretować różne fakty wejścia i wyjścia z pracy i przetworzyć je na faktyczne godziny pracy. Przykładowo, jeśli pracownik przyszedł do pracy o godz.7'50 i wyszedł o godz.16'05 to nie oznacza, że pracował 8 godzin i 15 minut. Czasy te trzeba porównać z ustalonymi normami czasu pracy (np. praca odbywa się w godzina od 8'00 do 16'00) i po odpowiedniej interpretacji powinno wyjść 8 godzin pracy. Tak więc współpraca może się odbywać z pełnymi systemami RCP, to znaczy takimi, które nie tylko rejestrują czas, ale i potrafią określić faktyczne godziny pracy.
Obecnie zaimplementowana jest współpraca z kilkoma różnymi systemami, natomiast praktycznie jest ona możliwa z każdym systemem, który potrafi wyeksportować faktyczne godziny pracy w dowolnym formacie.
Współpraca może składać się z dwóch faz:
•import godzin pracy z systemu RCP
•eksport nieobecności do systemu RCP
UWAGA. W przypadku samych rejestratorów istnieje możliwość współpracy przy wykorzystaniu wewnętrznego systemu RCP (patrz Wewnętrzny system RCP - Ewidencja czasu pracy - Import z czytnika RCP) lub przy wykorzystaniu zintgrowanych zewnętrznych czytników RCP (patrz Instrukcja administratora - Współpraca z czytnikami RCP). W obu przypadkach przepływ danych jest natychmiastowy, co oznaczo, że 'odbicie karty' przez pracownika jest od razu widoczne w miesięcznej karcie pracy.