Import danych kadrowych umożliwia zaktualizowanie danych już istniejących pracowników oraz założenie nowych pracowników na podstawie zewnętrznego pliku z danymi. Plik ten może zostać utworzony w programie zainstalowanym w innej lokalizacji (w oddziale), funkcją z menu Zbiory - Eksport danych - Eksport danych kadrowych. Może zostać również utworzony w zupełnie innej niezależnej aplikacji (programie) pod warunkiem, że zachowany zostanie odpowiedni format. Opis struktury pliku z danymi do importu podany jest w załączniku. Załącznik znajduje się tylko w instrukcji obsługi zintegrowanej z programem. Wywołujemy go z menu głównego Pomoc - Instrukcja obsługi, następnie odszukujemy Załączniki - Specyfikacja importu danych kadrowych. W celu zorientowania się, jaka jest wymagana struktura pliku importowego, można wykonać eksport danych kadrowych dla wprowadzonych wcześniej pracowników.
Import danych kadrowych może obejmować, w zależności od zawartości pliku z danymi, wszystkie lub wybrane dane podstawowe oraz (lub) dane związane z aktualnym zatrudnieniem pracownika i jego umowy o pracę.
Funkcję Importu danych kadrowych wywołujemy z menu głównego Zbiory - Import danych - Import danych kadrowych.
Przed importem ustalamy:
•Selekcja - tylko pracownicy z wybranych działów zostaną wprowadzeni lub zaktualizowani
•Rodzaj importu - określamy zakres wykonywanych czynności:
oWprowadź nowych pracowników - dopuszczamy tylko wprowadzanie nowych pracowników bez aktualizacji danych już istniejących
oAktualizuj juz wprowadzonych - dopuszczamy tylko aktualizację danych już istniejących pracowników
oWprowadź i aktualizuj - dopuszczamy zarówno wprowadzanie nowych pracowników, jak i aktualizację dotychczasowych
•Zawartość - można określić zakres importowanych danych. Przy nie zaznaczonej opcji Nie kasuj istniejących danych kadrowych zostaną usunięte tylko dane z zaznaczonego zakresu.
•Podświetl wprowadzonych pracowników - dzięki tej opcji możemy się zorientować, którzy pracownicy zostali dopisani do listy
•Podświetl zaktualizowanych pracowników - dzięki tej opcji możemy się zorientować, komu zostały zaktualizowane dane
•Nie kasuj istniejących danych kadrowych - nie zaznaczając tej opcji, po imporcie będą istniały tylko zaimportowane dane, wszystkie inne z podanego wyżej zakresu (określonego przez Zawartość) zostaną usunięte
Opcję tę należy koniecznie zaznaczyć, żeby nie utracić dotychczas istniejących danych.
•Plik docelowy - nazwa i pełna ścieżka pliku z danymi do importu
Przy dostępie do internetu funkcja Odbierz umożliwia pobranie pliku buforowego z firmowego serwera FTP, utworzonego przy eksporcie danych funkcją Wyślij.
Oprócz całościowego importu danych kadrowych możliwy jest częściowy import wybranej grupy danych (np.import adresów) dostępny z menu głównego Zbiory - Import danych.