Serwis zrealizuje wysyłkę dokumentu, gdy spełnione są następujące warunki:
•Odbiorca dokumentu nie może być zablokowany przez nadawcę i sam nie może blokować nadawcy,
•Plik ma jedno z dozwolonych rozszerzeń (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .xlsm, odf, .pdf, .odg, .ods, odt, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .pptm, .rtf, .txt, .gif, .csv, .xml, .dtd, .xsd, .bmp, .img, .png, .tiff, .ico, .jpg, .jpeg, .txt),
•Plik nie jest większy niż 100 MB.
Załączniki dołączone do dokumentu widoczne są poniżej jego nazwy.
Jeśli odbiorcy nie ma na liście Twoich kontrahentów i nie jest zarejestrowany w serwisie, przed wysyłką dokumentów będziesz mógł ręcznie dodać tego kontrahenta na swoją listę. Otrzyma on status klienta niezarejestrowanego, a dane tego kontrahenta będą widoczne tylko dla Twojego konta. Kiedy kontrahent zarejestruje się w serwisie i ma status:
•zweryfikowany – nie można edytować jego danych.
•niezweryfikowany – nie będziesz mógł edytować jego danych: NIP, Nazwa, e-mail ale możliwa jest edycja danych adresowych.
Serwis udostępnia dwie opcje wysyłki.
•Wyślij – dokumenty wysyłane są do odbiorcy.
•Wyślij i archiwizuj – serwis wyśle dokument i zarchiwizuje go, pod warunkiem, że masz wykupioną usługę archiwum.
Dokument wysłany do kontrahenta zarejestrowanego lub niezarejestrowanego możliwy jest do pobrania z Serwisu przez 7 dni od pierwszego pobrania i przez 30 dni od daty wysłania (jeżeli nie nastąpiło pobranie). W przypadku, gdy dokument został zarchiwizowany okres jego odbioru zostaje wydłużony do czasu usunięcia pliku z archiwum.
Aby pobrać dokument nie trzeba zakładać konta w Serwisie. Jeśli odbiorca nie jest zarejestrowany w Serwisie otrzyma e-mail z informacją o tym, że wysłałeś do niego dokument. Dokument nie jest dołączany do wiadomości i aby go pobrać kontrahent otrzymuje link do strony w serwisie, skąd można go pobrać.
Przycisk Akcji
Znajdujący się na górze z prawej strony przycisk akcji rozwija menu z dostępem do podstawowych poleceń serwisu, takich jak: wystawiania faktur i faktur zaliczkowych, rejestracji dokumentów kosztowych, wysyłki dokumentów, dodawania plików, kontrahentów i towarów/usług.
Dostępne dla użytkownika akcje zależą od przyznanych jemu uprawnień.
Pasek narzędziowy
Pobiera na komputer wybrane dokumenty z listy. Jeśli do dokumentu zostały dodane załączniki, podczas pobierania dokument wraz z wszystkimi załącznikami zostanie spakowany w jeden plik .zip.
Pobrania zawartości dokumentu są odnotowywane w jego historii obiegu (wraz z informacją o użytkowniku, który zawartość pobrał).
Plik można pobrać na dysk urządzenia użytkownika, o ile spełniony został przynajmniej jeden warunek: •Dokument jest zarchiwizowany, •Plik z dokumentem nie został usunięty (plik jest usuwany po 7 dniach od odebrania), •Dokument został zarchiwizowany przez nadawcę. |
Anuluje dokument.
Dokumenty można anulować do póki kontrahent ich nie odbierze/odrzuci. |
Otwiera dialog dodawania etykiety dla wybranych dokumentów. Etykiety wspierają grupowanie i filtrowanie dokumentów.
Dialog dodawania etykiety dla dokumentu można otworzyć również klikając pod jego nazwą.
Aby dodać wiele etykiet oddziel ich nazwy przecinkiem. |
Zapisuje dokument w Archiwum. Jeśli do dokumentu zostały dodane załączniki, do Archiwum zostanie zapisany dokument wraz z wszystkimi załącznikami.
Pliki będą przechowywane w serwisie przez okres ważności pakietu na Archiwum, po upływie tego okresu serwis uruchamia tryb tylko do odczytu. Nie możliwa będzie wysyłka dokumentów zarchiwizowanych do kontrahentów oraz dodawanie nowych dokumentów do archiwum. Dokumenty można wciąż pobierać, usuwać oraz nadawać im Etykiety i przypisywać do Grup. Tryb tylko do odczytu uruchomiony jest na okres 30 dni. Jeśli w tym czasie nie nastąpi płatność za kolejny pakiet Archiwum pliki zostaną usunięte z serwisu. |
Otwiera dialog przypisania wybranych dokumentów do grup. Zaznacz wszystkie grupy, do których chcesz aby wybrane dokumenty były przypisane i zatwierdź przyciskiem Zapisz. |
Zobacz również: