Sprawdzanie obecności danych

Obecność nowych danych można sprawdzać na trzy różne sposoby, zależnie od specyfiki napływania nowych danych, organizacji pracy i upodobań użytkownika.

Sprawdzanie automatyczne

Po zaznaczeniu stosownej opcji w oknie profili importu (menu Firma, Import specjalny, Profile importu) program będzie sprawdzał automatycznie obecność nowych danych, przeglądając okresowo zawartość katalogów podanych we wszystkich profilach.

 

Sprawdzanie automatyczne nie obejmuje sprawdzania danych umieszczonych na dyskietkach.

 

Rozwiązanie to jest zalecane wtedy, gdy nadawca umieszcza dane np. w ustalonym katalogu na dysku sieciowym. W takiej sytuacji osoba wyznaczona do przeprowadzania importu zostanie automatycznie poinformowana przez program o obecności nowych danych.

 

Sprawdzenie ręczne we wszystkich katalogach wymiany danych (menu Firma > Import specjalny > Sprawdź dane)

Zalecane jest wtedy, gdy osoba wczytująca dane jest zawsze poinformowana o pojawieniu się nowych danych do wczytania (np. dane są dostarczane na dyskietce, w postaci spakowanej czy przesłane poczta elektroniczną).

 

Sprawdzenie ręczne umożliwia kontrolę danych we wszystkich lokalizacjach, również na dyskietkach.

 

Sprawdzenie ręczne dla jednego profilu dokonuje się przez wybranie z menu Firma polecenia Import specjalny – profile importu, a następnie wskazanie właściwego profilu i naciśnięcie klawisza Użyj. Nastąpi wówczas sprawdzenie tylko jednego, podanego w profilu, katalogu wymiany danych.

Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy na dyskietkach przychodzą dane od różnych nadawców w tym samym formacie. Wówczas wygodniej i bezpieczniej jest wybrać najpierw profil i otrzymać prawidłowa listę danych (w przypadku sprawdzania dla wszystkich profili moglibyśmy otrzymać na liście danych oczekujących ten sam plik przypisany do różnych profili – przez co łatwiej o pomyłkę i wczytanie danych według innego profilu).