Okno umów składa się z trzech części: paska narzędziowego, tabeli z listą umów oraz panelu z danymi szczegółowymi wybranej na liście umowy. Panel podzielony jest na zakładki. Każda zakładka pokazuje zgrupowane cechy wybranego elementu.
Pasek narzędziowy przy pomocy którego możemy wykonywać operacje związane z umowami zawiera następujące polecenia:
Dodaj – otwiera okno kreatora Nowa umowa kontrahenta, gdzie można dodać nową umowę.
Podpisz – otwiera okno kreatora Podpisywanie umowy, gdzie można podpisać wybraną z listy umowę.
Wyślij – otwiera okno kreatora Wysyłanie umowy, przy pomocy którego można wybrać miejsce i sposób, a następnie wysłać umowę.
Potwierdzenie – otwiera okno dialogowe z pytaniem Czy na pewno potwierdzić umowę?. Po wybraniu Tak umowa zostaje potwierdzona.
Rezygnacja – otwiera okno zapytania Czy zrezygnować z wybranej umowy?. Po kliknięciu Tak otwiera się okno Rezygnacja z umowy w którym należy ustalić datę zakończenia obowiązywania wybranej umowy oraz podać ścieżkę do pliku z umową.
Usuń – usuwa zaznaczone na liście umowy.
Dodatkowe operacje wywoływane z menu podręcznego:
Podgląd – pokazuje widok dokumentu.
Zmień aktywność – pozwala odwrócić aktywność umowy.
otwiera okno Filtrowanie, gdzie znajdują się dane opisujące umowy po których można je filtrować.
odświeża zawartość wyświetlanego okna.
umożliwia wyszukiwanie danych.
Tabela z listą umów składa się z nagłówka oraz listy umów stanowiących wiersze tabeli. Kolumny tabeli opisują poszczególne cechy każdej umowy.
Podczas pracy z tabelami można indywidualnie dostosować szerokość kolumn, można sortować pozycje listy według zawartości poszczególnych kolumn. Podwójne kliknięcie na pionową linię podziału kolumn powoduje automatyczne dostosowanie szerokości kolumn do zawartości wierszy. Istnieje również możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nazwy (nagłówki) wszystkich kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania.
Dostosowywanie widoku kolumn na listach elementów
Tabela zawiera następujące kolumny:
Numer – numer umowy.
Data rozpoczęcia – data od której umowa obowiązuje.
Data zakończenia – data do której umowa obowiązuje.
Rodzaj – określa charakter umowy (umowa na wysyłkę, umowa na odbiór oraz umowa łączna na wysyłkę i odbiór).
Typ umowy – określa typ umowy. Zgoda sygnalizuje, że została wyrażona akceptacja na wymianę e-Dokumentów. Wprowadzenie umowy o typie Sprzeciw uniemożliwia wystawienie e-faktury w zakresie dat jej obowiązywania, bez względu na ustawione parametry pracy.
Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw i użytkownik chce dodać umowę o typie Zgoda, to przed dodaniem tej umowy trzeba rozwiązać umowę typu Sprzeciw z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Zgoda. Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Zgoda i użytkownik dodaje umowę o typie Sprzeciw, to po zatwierdzeniu tej umowy program rozwiąże umowę typu Zgoda z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Sprzeciw.
Źródło – określa sposób wygenerowanej umowy: Wygenerowana – oznacza iż do repozytorium dodano plik z treścią umowy, Wewnętrzna – oznacza, iż umowa została utworzona w repozytorium. Jeśli kontrahent przystąpił do serwisu www.miedzyfirmami.pl, źródłem umowy może być także serwis.
Podpisana – informacja czy umowa została podpisana.
Wysłana – informacja czy umowa została wysłana.
Potwierdzona – informacja czy umowa została potwierdzona.
eMail – adres e-mailowy kontrahenta, na który będą wysyłane dokumenty elektroniczne.
Aktywna – określa aktywność lub nieaktywność umowy, czyli to czy dana umowa obowiązuje czy też nie. Aktywność można zmienić po zaznaczeniu umowy na liście i wybraniu polecenia Zmień aktywność z menu podręcznego.
NIP – tu pojawia się numer identyfikacji podatkowej kontrahenta nadany przez urząd skarbowy, w formacie xxx–xxx–xx–xx (lub zapis bez spacji).
Nazwa kontrahenta – tu pojawia się nazwa kontrahenta w takiej formie jaka będzie się pojawiać na umowie. Jeżeli kontrahent jest osobą fizyczną, to w tym polu pojawia się połączenie zawartości pól Nazwisko i Imię.
Szczegóły
Po wybraniu dokumentu na liście w części okna pod listą pojawi się panel ze stronami, które opisuje szczegóły wybranej umowy, elementy powiązane z nim oraz niektóre jego istotne cechy.
Okno składa się z paneli przełączanych zakładkami
zakładka Szczegóły – panel z informacjami na temat dokumentu:
•Numer – pole edycyjne pozwalające zmienić numer umowy.
•Data rozpoczęcia – pole edycyjne pozwalające zmienić datę od której umowa obowiązuje.
•Data zakończenia – pole edycyjne pozwalające zmienić datę do której umowa obowiązuje.
•Adres e-mail – pole edycyjne pozwalające zmienić adres e-mailowy kontrahenta, na który będą wysyłane dokumenty elektroniczne.
•Pokaż umowę – prezentuje widok umowy.
•Podpisana – informacja czy umowa została podpisana.
•Podpisał – informacja kto podpisał umowę.
•Wysłana – informacja czy umowa została wysłana.
•Wysłał – informacja kto wysłał umowę.
•Potwierdzona – informacja czy umowa została potwierdzona. Niepotwierdzona umowa uniemożliwia w programie handlowym wystawienie e-faktury dla kontrahenta.
•Aktywna – określa aktywność lub nieaktywność umowy, czyli to czy dana umowa obowiązuje czy też nie. Aktywność można zmienić po zaznaczeniu umowy na liście i wybraniu polecenia Zmień aktywność z menu podręcznego.
zakładka Załączniki – panel z listą załączników i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Nowy załącznik w którym można wybrać plik i jego zawartość (format) z listy rozwijanej
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego dokumentu
•Zapisz jako – otwiera okno systemowe Zapisz
•Edytuj – otwiera okno Edycja typu załącznika
•Usuń – usuwa wybrany dokument
zakładka Linki – panel z listą linków i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Nowy link w którym można podać adres sieciowy pod którym znajduje się umowa (np kopiując jego ścieżkę dostępu z maila od kontrahenta)
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego dokumentu
•Edytuj – otwiera okno Nowy link.
•Usuń – usuwa wybrany dokument
zakładka Podmioty – panel z listą podmiotów i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Nowy podmiot
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego kontrahenta.
•Usuń – usuwa wybranego kontrahenta.
Dokumenty powiązane – panel z listą powiązanych dokumentów i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Wybór elementów: Dokumenty
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego dokumentu
•Usuń – usuwa wybrany dokument
Historia – panel z informacjami o zdarzeniach związanych z dokumentem.
otwiera okno Filtrowanie, gdzie znajdują się dane opisujące dokumenty sprzedaży po których można je filtrować.
odświeża zawartość wyświetlanego okna.
umożliwia wyszukiwanie danych.
Przyciski poleceń:
Zapisz – zapisuje wprowadzone dane.
Anuluj – powoduje wycofanie się z aktualnie wykonywanej czynności bez zapamiętywania wprowadzonych zmian.