W kartotece Trasówki użytkownik może ustalić nową trasówkę dla handlowca oraz odrzucić lub zatwierdzić trasówki przesłane z aplikacji mobilnej. Aby wyświetlić trasówki handlowca należy przejść do menu Symfonia ERP Handel, rozwinąć dodatek Mobilny Handel, a następnie wybrać kartotekę Trasówki.
Trasówki wyświetlane są w formie planera z widokiem poszczególne dni miesiąca. Dni są ukazane wraz z podziałem na godziny, powyżej planera znajdują się przyciski (strzałki) do zmiany tygodnia trasówki. W prawym górnym rogu okna zamieszczone są również przyciski do zmiany widoku, do wyboru możliwe są: dzień, tydzień roboczy, tydzień i miesiąc. Pod listą trasówek znajduje się kalendarz, za pomocą którego można przejść do wybranej daty. Pogrubiony dzień miesiąca mówi o tym, że w danym dniu jest zaplanowane przynajmniej jedno zadanie.
W oknie trasówek znajduje się tabela Handlowcy przechowująca listę handlowców oraz tabela Trasówki podzielona na zakładki Trasówki/Kontrahenci – w zależności od wyboru zakładki wyświetlana jest lista trasówek wybranego handlowca lub lista kontrahentów odwiedzanych przez danego handlowca.
W zakładce Trasówki znajdują się trasówki handlowca o statusach aktywna, odrzucona, oczekująca na akceptację, w buforze lub nieaktywna.
W zakładce Kontrahenci znajdują się kontrahenci przypisani do danego handlowa. Kontrahenci na liście oznaczeni są czerwonym kolorem do momentu dodania ich do trasówki. Kontrahent uwzględniony w trasówce oznaczony jest kolorem czarnym.
Z poziomu trasówki możliwe jest przejście do widoku wizyt wybranego handlowca. W tym celu należy wskazać handlowca na liście, a następnie wybrać przycisk Zestawienie czynności znajdujący się na pasku w prawnym górnym rogu okna. Otworzone zostanie okno Wizyty z lista akcji wykonanych przez wskazanego handlowca.
Dodawanie nowej trasówki
Jeżeli handlowiec nie ma jeszcze żadnej trasówki lub chce utworzyć nową może skorzystać z przycisku Dodaj kalendarz. Spowoduje to dodanie nowej, pustej trasówki.
Dodana trasówka pojawia się na liście z oznaczeniem <NOWA> oraz aktualną datą, która mówi o tym, od kiedy trasówka będzie ważna.
Dodawany kalendarz znajduje się od razu w trybie edycji. Aktywne są przyciski Dodaj zadanie, Wyczyść, Zapisz oraz Anuluj.
Dodawanie zadań
Istnieje kilka możliwości dodania zadania do aktualnie edytowanego kalendarza. Można skorzystać z przycisku Dodaj zadanie widocznego na pasku, kliknąć dwukrotnie w dowolnym miejscu kalendarza lub zaznaczyć godziny i po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Nowe spotkanie.
Każde z tych działań spowoduje wyświetlenie się okna dodawania nowego zadania. Pole Handlowiec zawiera kod handlowca, dla którego tworzona jest trasówka i nie jest ono edytowalne. W polu Kontrahent należy wskazać kontrahenta, którego dotyczy tworzone zadanie. Wybranie kontrahenta sprawi, że pole Adres kontrahenta zostanie uzupełnione automatycznie. Pola Start oraz Od/Do określają datę i godzinę początkową i końcową zadania – pola te są ustawione domyślnie, na podstawie zaznaczonego przez użytkownika terminu na planerze lub, w przypadku wybrania opcji Dodaj zadanie, na najbliższe pół godziny. Wartości te można jednak edytować.
Zaznaczenie opcji Zadanie całodniowe blokuje możliwość ręcznego ustawienia rozpoczęcia i zakończenia zadania. Czas trwania zadania zostanie ustalony według godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy handlowca ustawionych w ustawieniach ogólnych trasówek (Ustawienia ogólne trasówki). Opcjonalnie można dodać opis zadania.
Po zaznaczeniu opcji Zadanie cykliczne uaktywnia się druga część okna, która pozwala na dodanie powtarzającego się zadania według określonych ustawień. Użytkownik ma do wyboru zadania dzienne, tygodniowe, miesięczne oraz roczne. Domyślnie zadanie cykliczne dodaje się jako nieskończone. Istnieje opcja wyboru po ilu powtórzeniach zadanie ma się zakończyć (w polu Zakończ po) lub konkretnej daty zakończenia (w polu Zakończ z datą).
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych szczegółów zadania należy je zapisać klikając przycisk Zapisz. Można również skorzystać z przycisku Anuluj, który spowoduje zamknięcie okna bez wprowadzania zmian. Po zapisaniu zadania, będzie ono widoczne na planerze we wskazanym miejscu.
Nowe spotkanie można dodać do planera również w inny sposób – w tabeli Trasówki/Kontrahenci należy przejść do listy kontrahentów, po czym kliknąć na danego kontrahenta lewym przyciskiem myszy i przeciągnąć go na wybrany termin planera. Po umieszczeniu nazwy kontrahenta na planerze należy wskazać czas przeznaczony na wizytę przeciągając linie obramowania zaznaczonego obszaru w górę/w dół (lub ustalić konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia wizyty po przejściu w tryb edycji danego zadania).
Po ustaleniu całej trasówki konieczne jest jej zapisanie. W tym celu należy skorzystać z przycisku Zapisz. Zaś, aby usunąć wprowadzone zmiany należy kliknąć przycisk Anuluj. Po zapisaniu trasówki będzie ona oznaczona kursywą z nazwą TRAS(x).
Kopiowanie istniejącej trasówki
Użytkownik może skopiować istniejącą trasówkę o dowolnym statusie za pomocą przycisku Kopiuj.
Do listy dodana zostanie dokładna kopia wybranej trasówki znajdująca się w trybie edycji. Użytkownik, podobnie jak podczas dodawania nowego kalendarza, ma aktywne opcje Dodaj zadanie, Wyczyść, Zapisz oraz Anuluj.
Edycja trasówki
Trasówkę, która znajduje się w buforze lub ma status oczekującej na akceptację można w dowolnym momencie edytować klikając przycisk Edytuj.
Jeśli kalendarz jest w trybie edycji można dodawać do niego nowe zadania lub edytować już istniejące. W celu edycji dodanego zadania należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na ustalone spotkanie lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Otwórz. Ukaże się okno szczegółów spotkania.
W celu edycji zadania cyklicznego należy kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy, wybrać z listy opcję Edytuj serie i w otwartym oknie wprowadzić preferowane zmiany. Po wprowadzeniu zmian należy je zapisać klikając Zapisz lub zamknąć okno bez zapisywania wybierając Anuluj.
Każde zadanie można również edytować klikając na nie, a następnie przesuwając w wybrane miejsce w kalendarzu. Zadań całodniowych nie można przesunąć poza godziny pracy handlowca. Klikając lewym przyciskiem myszy oraz przeciągając górną lub dolną krawędź zadania istnieje możliwość zmiany godziny rozpoczęcia lub zakończenia wybranego zadania.
Jeżeli użytkownik edytował jedno z zadań należących do serii, może anulować wprowadzone zmiany klikając prawym przyciskiem myszy na zadaniu, a następnie wybierając opcję Przywróć ustawienia standardowe. Przywrócone zostaną ustawienia domyślne dla wybranego zadania cyklicznego.
Aby usunąć zadanie należy kliknąć na nie prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Usuń. W przypadku zadania cyklicznego usunięta zostanie cała seria zadań. Usunięte spotkanie/seria spotkań nie będzie pojawiać się w planerze.
W celu usunięcia wszystkich zadań dodanych do edytowanego planu należy wybrać przycisk Wyczyść. Po kliknięciu na ten przycisk wyświetli się pytanie Czy na pewno chcesz wyczyścić trasówkę? z możliwością zatwierdzenia lub anulowania operacji. Po zaakceptowaniu wykonywanej operacji trasówka zostanie wyczyszczona, a użytkownik będzie miał możliwość dodawania nowych spotkań na pustej trasówce.
W celu zatwierdzenia wprowadzonych zmian należy kliknąć Zapisz. Wybranie przycisku Anuluj wycofa wszystkie zmiany.
Zatwierdzanie i odrzucanie trasówki
Handlowiec korzystający z aplikacji mobilnej po ustaleniu trasówki przesyła ją do zatwierdzenia przez kierownika do systemu Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel. Trasówka ta widoczna jest na liście trasówek danego handlowca w kartotece Trasówki. Nowa, oczekująca na akceptacje trasówka oznaczona jest ikoną zegarka.
Ręczne zatwierdzanie trasówek wysłanych przez użytkownika mobilnego nie jest wymagane w przypadku włączonego ustawienia Automatyczna akceptacja trasówek (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Ustawienia – Mobilny Handel).
Trasówki utworzone w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel wystawia się do akceptacji wybierając przycisk Wystaw, który staje się aktywny po stworzeniu i zapisaniu trasówki. Wystawiona trasówka otrzymuje status oczekującej na akceptacje.
Aby zatwierdzić lub odrzucić trasówkę należy przejść do kartoteki Trasówki, następnie wybrać z listy handlowca, po czym wskazać niezatwierdzoną trasówkę (oznaczoną ikoną zegarka). Na planerze zostaną wyświetlone zadania dodane do trasówki. W prawym górnym rogu okna znajdują się przyciski, które umożliwiają wykonanie określonej akcji.
Użytkownik panelu administracyjnego ma również możliwość edytowania otrzymanej od handlowca trasówki przez jej zatwierdzeniem. W tym celu należy skorzystać z przycisku Edytuj, a następnie po wprowadzeniu zmian trzeba zapisać trasówkę klikając Zapisz. Po wykonaniu tych czynności można zatwierdzić trasówkę za pomocą przycisku Zatwierdź, po czym należy potwierdzić swój wybór w oknie, które się ukaże. Gdy trasówka zostanie zatwierdzona, w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel wyświetli się okno informujące o pomyślnym zatwierdzeniu trasówki.
Użytkownik może również odrzucić trasówkę przesłaną z aplikacji mobilnej przez handlowca. W tym celu konieczne jest kliknięcie przycisku Odrzuć. Wyświetli się okno z pytaniem: „Czy na pewno chcesz odrzucić trasówkę?” z możliwymi do wyboru przyciskami Tak/Nie. Przycisk Tak spowoduje odrzucenie danej trasówki – handlowiec będzie nadal odwiedzał swoich kontrahentów według wcześniej zatwierdzonej trasówki (bądź powinien ułożyć nową trasówkę w przypadku, gdy wcześniej nie miał ułożonej żadnej trasówki). Przycisk Nie ukryje wyświetlone okno z pytaniem o odrzucenie trasówki, bez wprowadzania żadnych zmian.