Anonimizacja danych osobowych w programie Symfonia ERP Kadry i Płace (oraz współpracującycm z nim systemem Symfonia ERP) związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
W przypadku współpracy we wspólnej bazie z systemem Symfonia ERP, anonimizacja wykonywana jest również dla danych wykorzystywanych we współpracujących w ten sposób modułach.
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Pracownicy nie posiadający jeszcze danych w zamkniętych okresach są traktowani jako osoby, które można zanonimizować. Aby uchronić się przed usunięciem danych nowych pracowników należy przeprowadzać anonimizację, gdy okresy płacowe są zamknięte.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna. Po wykonaniu operacji nie ma możliwości odzyskania danych.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
 |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawa: •Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby). •Anonimizacja danych kadrowych i płacowych (grupa Kadry i Płace > Uprawnienia ogólne)
Anonimizacja danych osobowych pracowników w programie Symfonia ERP Kadry i Płace wykonywana jest w oknie Pracownicy za pomocą poleceń z menu kontekstowego dla listy pracowników: •Anonimizacja > Zleć anonimizację pracownika - anonimizuje dane osobowe pracownika i powiązane z pracownikiem e-Przelewy oraz dokumenty w e-Teczce, jeżeli pracownik był zsynchronizowany z e-Teczką. •Anonimizacja > Anonimizuj pracownika z e-Teczki - anonimizuje wyłącznie dane pracownika w e-Teczce oraz powiązane z pracownikiem dokumenty w e-Teczce.
Polecenia anonimizacji danych dostępne są również w oknie kartoteki Osoby (bez możliwości anonimizacji danych w e-Teczce). W programie Symfonia ERP Kadry i Płace zalecane jest wykonywanie anonimizacji z okna listy pracowników.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z wymienionych wyżej poleceń nie obejmuje deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów.
Dodatkowo animizacji podlegają dane kadrowe, w których występują dane osobowe innych osób, np. nazwiska i imiona członków rodziny, dane osobowe komornika itp.
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Anonimizację danych kadrowych i płacowych pracownika można wykonać tylko jeśli minęło 50 lat od roku, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Anonimizacja danych osobowych w programie Symfonia ERP Kadry i Płace nie obejmuje: – dat obowiązywania elementów kadrowych, – danych wprowadzonych do słowników (przypisane do pracownika dane słownikowe są zmieniane na wartości domyślne słownika lub puste, jeśli wartość domyślna nie została ustawiona, ale nie jest anonimizowana zawartość słowników), – wartości płacowych.
Osoba, która została w pełni zanonimizowana, po zakończonym sukcesem procesie anonimizacji pojawia się na liście zleconych anonimizacji w kolumnie Podmiot anonimizacji jako OSOBA ZANONIMIZOWANA z dodanym unikalnym ciągiem znaków składającym się z liter i cyfr.
Stan procesu anonimizacji jest wyświetlany w oknie Lista zleconych anonimizacji w kolumnie Stan realizacji, dla procesu zakończonego sukcesem ma wartość Zakończona. Jeżeli stan realizacji ma wartość Zakończona (anonimizacja częściowa) w kolumnie Dodatkowe informacje pojawi się informacja, dlaczego pracownik nie został w pełni zanonimizowany. Najczęstszą przyczyną odmowy pełnej anonimizacji danych pracownika jest brak upływu terminu zezwalającego na anonimizację lub występowanie w Repozytorium Dokumentów, dokumentów powiązanych z pracownikiem, które nie zostały zanonimizowane przed anonimizacją pracownika.
Z okna Osoby można zlecić anonimizację pojedynczego pracownika poprzez wybranie opcji Anonimizuj dane osoby lub wykonać anonimizację dla wszystkich pracowników spełniających warunek uprawniający do anonimizacji, porzez wybranie opcji Anonimizuj wszystkie dane.
Jeżeli anonimizacja pracowników jest zlecona z kartoteki Osoby w module systemu Symfonia ERP, anonimizacja danych pracowników, którzy posiadają połączenie z e-Teczką wymaga zalogowania do modułu KIP w celu dokończenia procesu anonimizacji. |
Status zleconych anonimizacji można sprawdzić w oknie Lista zleconych anonimizacji (Kartoteki > Lista anonimizacji lub menu podręczne okna Pracownicy > Anonimizacja > Lista anonimizacji).
Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów. Stan procesu anonimizacji jest wyświetlany w kolumnie Stan realizacji, dla procesu zakończonego sukcesem ma wartość Zakończona. Jeżeli stan realizacji ma wartość Zakończona (anonimizacja częściowa) w kolumnie Uwagi pojawi się informacja, dlaczego pracownik nie został w pełni zanonimizowany. Najczęstszą przyczyną odmowy pełnej anonimizacji danych pracownika jest brak upływu terminu zezwalającego na anonimizację lub występowanie w Repozytorium Dokumentów, dokumentów powiązanych z pracownikiem, które nie zostały zanonimizowane przed anonimizacją pracownika.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizację można wykonać dla każdej deklaracji bez względu na datę jej utworzenia.
Aby zanonimizować deklaracje przechowywane w Repozytorium Dokumentów: 1.Zaloguj się do firmy w Repozytorium Dokumentów. 2.Wyszukaj i zaznacz deklaracje zawierające dane osób, które chcesz zanonimizować. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj i potwierdź wykonanie operacji.
Operacja usuwa również załączniki PDF do deklaracji.
Zanonimizowane deklaracje domyślnie nie będą widoczne na liście. Filtr Deklaracja została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
|
Zobacz również: