Nowy dokument zakupu tworzy się klikając przycisk Nowy w oknie kartoteki dokumentów zakupu. Otwiera on okno Wprowadzanie nowego dokumentu, w którym można wprowadzić wszystkie niezbędne dane. Dokumenty zakupu zawierają dane podstawowe (nagłówek), dane o towarach, dane o płatnościach oraz informacje dodatkowe.
Układ formularzy dokumentów Faktura VAT zakupu i Rachunek uproszczony zakupu jest identyczny, różnią się one wartością pola Typ dokumentu i będą omówione wspólnie. Istnienie dwóch odrębnych typów dokumentów jest związane z wystawianiem dokumentów przyjęcia. Towary, których zakup został zarejestrowany na dokumencie typu Faktura VAT przyjmowane są na magazyn w wartości netto, a towary z dokumentu typu Rachunku uproszczonego - w wartości brutto.
Okno wystawianego dokumentu pozwala wprowadzać, przeglądać i modyfikować dane w zakresie zależnym od uprawnień użytkownika.
Ze względu na dużą liczbę informacji potrzebnych do wystawienia dokumentu okno podzielone jest na część podstawową oraz wymienne strony. Strony te opatrzono listkami, które widoczne są w dolnej części okna. Aby uwidocznić daną stronę, należy kliknąć odpowiedni listek.
Podstawowe dane dokumentu umożliwiają ustalanie jego typu oraz sposobu numerowania. Możliwe jest tu również wprowadzenie danych kontrahenta. Dane o towarach i płatnościach umieszczone są na odpowiednich stronach w obrębie okna wystawiania dokumentów.
Typ dokumentu W polu tym można wybierać pomiędzy typami dokumentów ustalonymi w ustawieniach programu. Jeśli dodany będzie dokument określonego rodzaju, domyślnie podpowiadany będzie typ ustalony dla tego rodzaju.
Seria Można wybierać pomiędzy symbolami serii ustalonymi dla typu dokumentu w ustawieniach programu. Jeśli dodany będzie dokument określonego rodzaju, domyślnie podpowiadana będzie seria ustalona dla tego rodzaju.
Numer dokumentu Numer dokumentu jest składany automatycznie z różnych elementów według szablonu przypisanego do typu dokumentu. Jeśli jest nadane odpowiednie prawo, można ten numer zmienić ręcznie zgodnie z potrzebami. W systemie nie mogą wystąpić dwa dokumenty handlowe lub dwa dokumenty magazynowe o tych samych numerach - numery dokumentów muszą być unikalne w ramach każdej z tych dwóch kategorii.
Sprzedawca Po wybraniu tej zakładki można wprowadzać dane osoby lub firmy sprzedającej towar. Dane te mogą być wpisane bezpośrednio do pól albo wybrane z kartoteki kontrahentów. Jeśli wpisze się dane bezpośrednio do pól, na wszystkich zestawieniach dane z tego dokumentu zostaną odniesione tylko do pozycji zbiorczych. W danych adresowych umieszczone jest pole kod kraju; wypełnienie tego pola jest konieczne do wystawienia dokumentu. Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod kliknie się przycisk
Dla sprzedawcy możliwe jest również podanie rachunku bankowego kontrahenta.
Dostępne w menu podręcznym polecenie Sprawdź rachunek bankowy kontrahenta umożliwia weryfikację poprawności wybranego rachunku bankowego z białą listą podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej.
Dostawca Po wybraniu tej zakładki można wprowadzać dane osoby lub firmy dostarczającej towar. Dane te mogą być wpisane bezpośrednio do pól albo wybrane z kartoteki kontrahentów. Jeśli nie wpisze się żadnych danych do tego pola, program domyślnie przyjmie, że dostawcą jest sprzedawca. Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod kliknie się przycisk
Rodzaj ceny Określa rodzaj cen (czyli sposób naliczania podatku VAT), według których wystawiony będzie dokument. Dla cen NETTO kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie: KP — oznacza naliczoną kwotę podatku WN — wartość sprzedaży netto SP — stawkę podatku.
Dla cen BRUTTO kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie: KP — oznacza na liczoną kwotę podatku WB — wartość sprzedaży brutto SP — stawkę podatku.
Numer obcy W polu tym należy podać oryginalny numer obcego dokumentu nadany przez sprzedawcę.
Data wprowadzenia Domyślnie program podpowiada datę bieżącą. Jeśli uwzględnia się w szablonie numeru dokumentu dzień, miesiąc lub rok, data wystawienia będzie bezpośrednio wpływała na chronologię numerów. Jeśli zmieni się datę wystawienia, może to zakłócić porządek numerowania. •dla VAT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach) - kurs waluty dla potrzeb podatku VAT odpowiadający obecnemu kursowi dokumentu. Program domyślnie podpowiada ten kurs na podst. daty wystawienia dokumentu. •dla VAT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach) - kurs waluty dla potrzeb podatku VAT odpowiadający obecnemu kursowi dokumentu. Program automatycznie wylicza korektę kwoty podatku VAT z tytułu zmiany kursu. Natomiast aby wystawić korektę dot. wartości, ilości lub stawki VAT należy wystawić drugi dokument korekty. •CIT/PIT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach) - kurs waluty dla potrzeb podatku dochodowego, wykorzystywany przy wyliczaniu wartości rozrachunku dokumentu walutowego, eksporcie do FK i MKP, obliczaniu zysku/kosztu. Możliwa jest zmiana tego kursu - polega na ustawieniu kursora w polu kursu i kliknięciu przycisku
Data wpływu Jest to data otrzymania obcego dokumentu sprzedaży. Domyślnie program podpowiada datę dzisiejszą. Można ją zmienić w zależności od potrzeb.
Rodzaj płatności W polu tym można wybierać pomiędzy rodzajami płatności ustalonymi w ustawieniach programu. Jeśli dodaje się dokument określonego rodzaju, podpowiadany będzie rodzaj płatności ustalony dla tego rodzaju dokumentu.
Termin Termin jest związany z rodzajem płatności i jest podpowiadany na podstawie ustawień programu. Jeśli przyjmie się datę taką samą jak data wystawienia, oznaczać to będzie płatność natychmiastową. Jeśli przyjmie się dowolną inną datę, program domyślnie zinterpretuje, że cała płatność nastąpi w tym terminie. Aby wprowadzić płatność cząstkową, można wprowadzić dowolną płatność.
Termin (realizacji) Jest to data realizacji zamówienia. Jest to termin ustalany na podstawie ustawienia ilości dni w typie dokumentu.
Rejestr podatników Gdy zaznaczone, płatności dokumentu będą wymagały rachunku bankowego kontrahenta zweryfikowanego z rejestrem podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej. Pole jest automatycznie zaznaczone dla dokumentów przekraczających kwotę (domyślnie 15.000,00 zł) określonej w parametrze Limit gotówkowy.
MPP Gdy zaznaczone dokument będzie obsługiwany mechanizmem podzielonej płatności. Oznaczenie stosowane jest dla dokumentów, których obsługa w ten sposób wynika z obowiązujących przepisów.
MPP dobrowolny Pozwala dodatkowo oznaczyć dokument informacją, że obsługa mechanizmem podzielonej płatności wynika z dobrowolnej decyzji podatnika. Pole jest aktywne po zaznaczeniu pola MPP.
z dnia Pole to zawiera datę wystawienia podaną na dokumencie dostawcy.
data zakupu Pole wypełniane przez użytkownika. Domyślnie podpowiada się treść pola data dokumentu obcego, w przypadku jego braku – data systemowa. Podczas wystawiania korekt, wartość tego pola jest przepisywana z dokumentu oryginalnego.
Jeśli w bazach danych programu istnieją informacje, które mogłyby być wykorzystane do wystawiania dokumentu, to po określeniu typu dokumentu i wybraniu kontrahenta wyświetlane jest okno Użyj. Udostępnia ono wszystkie dane, które można wykorzystać podczas wystawiania dokumentu tego typu dla wybranego kontrahenta. Dane są pogrupowane według kategorii, oznaczonych zakładkami (jeśli w danej chwili brak jest pewnej kategorii danych, odpowiednia zakładka nie jest wyświetlana).
|
, otworzy się okno umożliwiające wybranie kontrahenta z kartoteki lub wpisanie nowego kontrahenta do kartoteki.
a nast. zatwierdzeniu zmiany kursu przyciskiem Zawarte są tu szczegółowe dane o kupowanych towarach. Informacje o towarach mogą być wprowadzane na trzy sposoby w zależności od wybranej zakładki. Należy pamiętać, że dla faktury VAT RR nie jest możliwe wystawienie dokumentu zakupu dla towaru typu usługa, a w przypadku zestawu nie są wpisywane do faktury pozycje ze składowymi tego typu. Na dokumentach importowych (DIM i WNT) można dla usług wprowadzić cenę walutową. Przy zakupie usługi podpowiadana jest cena bazowa.
Auto Ten typ pracy jest przeznaczony specjalnie do wystawiania dokumentów na podstawie danych o towarach zawartych w kartotece. Użytkownik wpisuje tylko podstawowe dane towaru (kod, ilość), pozostałe dane są automatycznie pobierane z kartoteki. Jeśli nadane są uprawnienia do negocjowania cen, można edytować pola z nimi związane, w tym zmieniać domyślny rabat do jednostkowej ceny pozycji towarowej dokumentu. Wpisywanie danych towarów w sposób automatyczny >>
Ręczny Jeśli sprzedajemy lub kupujemy towar, który nie jest umieszczony w kartotece i nie chcemy go tam wpisywać, albo w ogóle nie chcemy prowadzić kartoteki towarów – informacje o towarze można wpisywać bezpośrednio do pól dokumentu. Towar wprowadzony w ten sposób nie jest rozliczany magazynowo. Ponadto na wszystkich zestawieniach dane o sprzedanym lub zakupionym w ten sposób towarze ujęte będą w pozycji "Towar nierejestrowany". Wpisywanie danych towarów w sposób ręczny >>
Pełny Jeśli chcemy w pełni kontrolować sposób rejestrowania danych o towarach, można wykorzystywać dane z kartotek oraz dodatkowo jest możliwość dokonywania ręcznych zmian. Na formularzu zaprezentowane zostaną wszystkie potrzebne informacje. W związku z tym, że można wprowadzać dowolne zmiany, ten tryb określania danych powinny wykorzystywać tylko osoby mające odpowiednie uprawnienia. Wpisywanie pełnych danych towarów >>
Kod towaru Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod klikniemy przycisk
Kod obcy towaru Pole to występuje tylko w dokumentach PZ - Przyjęcie do magazynu. Umożliwia ono rejestrowanie wykorzystywanych przez dostawcę kodów towarów, a po zarejestrowaniu - wyszukiwanie według tych kodów towarów w kartotece. Aby zarejestrować nowy obcy kod towaru, należy w polu Kod towaru podać kod towaru wykorzystywany przez nas, a następnie wpisać w pole Kod obcy towaru kod wykorzystywany przez kontrahenta (kontrahent dokumentu musi być określony). Przy opuszczaniu pola program wyświetla okno z pytaniem o potwierdzenie rejestracji obcego kodu towaru. Po zarejestrowaniu kodu obcego można podczas wpisywania towarów do dokumentu wyszukiwać je zarówno według kodów własnych, jak i obcych - kliknięcie przycisku Jak to zrobić - Kody obce dla towaru >>
Tryb wyboru towaru Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod kliknie się przycisk
W dolnym prawym rogu znajduje się przycisk przełączający Tryb wyboru (Alt+T) towaru. Wybór trybu określa sposób podpowiadania towarów przy wpisywaniu z klawiatury, oraz które dane widoczne są w okienku wyboru. Dostępne są następujące tryby wyboru: A – Automatyczny: towar podpowiadany jest na podstawie Kodu towaru oraz Kodu paskowego. K – Kod towaru: towar podpowiadany jest na podstawie Kodu towaru. P – Kod paskowy towaru: towar podpowiadany jest na podstawie Kodu paskowego. N – Nazwa towaru: towar podpowiadany jest na podstawie Nazwy towaru.
Przyciski narzędziowe dostępne podczas wystawiania dokumentu Nowa pozycja Powoduje przejście do tworzenia nowej pozycji towarowej w dokumencie Usuń pozycję Powoduje usunięcie aktualnie wybranej pozycji towarowej dokumentu. Pozostaw w buforze Pozostawia wystawiany dokument w buforze programu. Wszystkie dane tego dokumentu są przez system pamiętane pomimo, że nie został jeszcze wystawiony. Dokumenty z bufora mogą być dowolnie poprawiane, można je także wydrukować. Dane z dokumentów w buforze nie są umieszczane w zestawieniach. okno Właściwości pozycji
|
w polu Ta strona jest wypełniana dopiero po wystawieniu dokumentu i zarejestrowaniu wiązanych z tym dokumentem płatności. Zawarte są tu szczegółowe dane związane ze sposobem regulowania płatności dla wystawionego dokumentu zakupu. Można dodawać nowe płatności lub edytować wcześniej wprowadzone. Ponadto prezentowane są tu naliczone kwoty podatku VAT — można zmieniać sposób naliczania podatku.
Dla faktur VAT RR pole stawki VAT jest nieedycyjne i program umieszcza w nim przy dodawaniu nowej pozycji wartość pobraną z ustawień programu.
Ustalanie metody naliczania podatku VAT Można tu ustalić, czy kwota podatku VAT dla wystawianego dokumentu w poszczególnych stawkach będzie liczona jako iloczyn stawki VAT oraz całkowitej wartości sprzedaży w danej stawce czy też jako suma kwot cząstkowych podatku VAT pochodzących z poszczególnych pozycji towarowych dokumentu o tej samej stawce. Pierwszy sposób nazywamy metodą iloczynu, natomiast drugi metodą sumy. Można to ustalić globalnie dla wszystkich dokumentów w parametrach pracy.
pole Do zapłaty Dla dokumentów walutowych wartość przeliczona jest przez kurs dla potrzeb podatku dochodowego (CIT/PIT). Algorytm podpowiadający kurs waluty obcej na wystawianych dokumentach zależny jest od parametru pracy Domyślna data wejścia do rejestru dla dokumentów. W oknie dokumentów walutowych zakupu (DIM i WNT) można wprowadzić także cenę walutową dla pozycji zawierających usługi. Dla usług nie ma możliwości wprowadzenia cła i akcyzy.
pole Kwota VAT Dla dokumentów walutowych wartość przeliczona jest kurs naliczany dla potrzeb podatku dochodowego VAT.
Przyciski narzędziowe dostępne na stronie Płatności: przycisk Nowa płatność Umożliwia dodanie nowej płatności, w tym płatności natychmiastowej. Jeżeli tworzymy płatność automatyczną, to tworzy się ona w walucie dokumentu, jeśli półautomatyczną lub ręczną - w walucie rejestru, zgodnie z jego ustawieniami.
przycisk Edycja należności Umożliwia edytowanie należności, w tym wprowadzanie płatności częściowej. Kwota jest przeliczona na PLN według kurs waluty wybranego dla potrzeb wyliczenia CIT/PIT.
Znak
|
lub 
. Kliknięcie tego znaku umożliwia zmianę sposobu naliczania kwot podatku VAT: Strona ta prezentuje pozostałe dane dotyczące dokumentu.
Rodzaj Nazwa rodzaju, do którego należy dokument.
Znacznik Znacznik graficzny przypisany do dokumentu.
Katalog Katalog położenia dokumentu w bazie danych.
JPK_V7 Otwiera okno wyboru dodatkowych atrybutów dokumentu na potrzeby deklaracji JPK_V7.
Metoda Wybór z listy metody rozliczania dokumentu (memoriałowa, kasowa).
Rejestr(y) Rejestr, do którego przypisano dokument należny i naliczony - jest tu możliwość ewidencji VAT należnego i naliczonego (samoopodatkowanie).
Data wejścia Data wejścia do rejestru VAT podpowiadana jest z definicji typu dokumentu.
Księgowanie Schemat księgowania dla dokumentu.
Dokument rozliczony magazynowo Zaznaczenie tego pola zmienia napis na stronie Towary z "NIE przyjęto " na "towar przyjęty". |
Każdy dokument wystawiany przy pomocy programu jest powiązany z konkretnym magazynem. Pole Magazyn na pasku stanu umożliwia wybór tego magazynu.
Menu kontekstowe okna (prawy klawisz myszy)
Operacja Rozpisz koszt na dokumenty przyjęcia. za pomocą której użytkownik z nadanym prawem Automatyczna aktualizacja wartości PZ może rozpisać koszty zakupu towarów z dokumentu zakupu na powiązane z nim dokumenty PZ.
Polecenie Wpłaty na fundusze promocji rolnej. Po jego wybraniu otwiera się okno Kwoty pobrane na fundusze promocji rolnej, w którym widoczna jest tabelka z zestawieniem danych dla wybranej faktury, prezentująca kolumny: nazwa funduszu, data dokumentu, kwota netto, wpłata, a w podsumowaniu - sumę netto faktury i sumę wpłat na fundusze.
Polecenie Sprawdź status kontrahenta w VAT w menu kontekstowym dokumentu sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów czy zarejestrowany został numer NIP kontrahenta.
Polecenie Sprawdź status kontrahenta w KAS w menu kontekstowym dokumentu sprawdza w serwisie Krajowej Administracji Skarbowej czy zarejestrowany został numer NIP kontrahenta.
Polecenie Sprawdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta w menu kontekstowym dokumentu sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer NIP kontrahenta.
Polecenie Sprawdź rachunek bankowy kontrahenta w menu kontekstowym dokumentu uruchamia weryfikację poprawności podanego rachunku bankowego z białą listą podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej.
Jeżeli w buforze są dokumenty na których stawka VAT dla towaru uległa zmianie, można stawkę zmodyfikować (bez wpływu na wprowadzone ceny i rabaty) poprzez operację Aktualizacja stawki VAT dostępną w trybie edycji dokumentu w menu kontekstowym. Na dokumencie zakupu stawka dla towaru zostanie zmodyfikowana w oparciu o dane kartotekowe.
Przy próbie użycia na dokumentach handlowych stawki której okres obowiązywania jest niezgodny z datą sprzedaży (dok. sprzedaży) oraz datą wystawienia dokumentu obcego (dok. zakupu) podczas wystawiania faktur pojawi się stosowny komunikat. Wyjątek stanowią faktury wewnętrzne zakupu wystawione do faktur nabycia, na których weryfikowana jest data wejścia do rejestru należnego i aktywność stawek VAT.
Zobacz także: