W systemie obiegu dokumentów jest 6 kategorii, na podstawie których użytkownik może uzyskać dostęp do dokumentu:
•jako autor dokumentu,
•dzięki nadanym uprawnieniom do dokumentu,
•dzięki prawu do stanowiska, na którym dokument się znajduje,
•dzięki prawu do sprawy,
•dzięki prawu dostępu do wszystkich danych klienta,
•w ramach aktywnego zadania z procesu obiegu dokumentu.
Uprawnienia do dokumentu
Aby sprawdzić uprawnienia do dokumentu kliknij znajdujący się na jego pasku narzędziowym przycisk Uprawnienia.
Gdy włączona jest Poufność dokumentu (czerwona kłódka) wtedy prawa do niego ma wyłącznie użytkownik wprowadzający do systemu oraz użytkownicy/grupy oznaczone na tym oknie.
Okno Dostęp do dokumentu zawiera informacje dotyczące użytkowników i grup posiadających uprawnienia do danego dokumentu. Informacje podzielone są według pochodzenia uprawnienia:
Autor dokumentu
Użytkownik wprowadzający dokument do systemu, jako jego autor, będzie zawsze posiadał pełne prawo do tego dokumentu.
Aby odebrać takiemu użytkownikowi uprawnienia do dokumentu należy dodać go do listy uprawnionych i tam odebrać mu prawa dostępu (Odczyt, Zapis, Zarządzanie).
Nadane uprawnienia do dokumentu
Nadane bezpośrednio w aplecie Dostęp do dokumentu uprawnienia do dokumentu dla użytkowników i członków grup.
Z prawej strony listy użytkowników/grup w kolumnach Odczyt, Zapis, Zarządzanie można włączyć/wyłączyć poziom dostępu lub usunąć przypisanie użytkownika/grupy.
Aby dodać użytkowników lub grupy, których nie ma na liście kliknij przycisk Uprawnij. W otwartym oknie można wyszukać i wybrać użytkowników oraz grupy, oraz określić ich poziom dostępu: •Odczyt – dostęp do podglądu dokumentu i jego danych na poszczególnych zakładkach wraz z możliwością dodawania komentarzy i załączników (nie możliwe jest usuwanie załączników dodanych przez innych użytkowników), •Zapis – dostęp do zakładki Szczegóły, możliwość zapisywania zmian oraz usunięcia dokumentu, •Zarządzanie – dostęp do zarządzania uprawnieniami do dokumentu (przycisk Uprawnij).
Kliknij Zapisz aby zatwierdzić dodanie użytkowników/grup. |
Aby usunąć dostęp użytkownika lub grupy z listy kliknij znajdującą się na prawo od niego ikonę kosza |
.
Prawo do stanowiska, na którym się dokument znajduje
Kliknięcie w odnośnik Stanowiska, na którym jest dokument wyświetla informację o nadanym użytkownikom dostępie do dokumentu, wynikającym ze stanowiska w strukturze organizacyjnej, na którym dokument się znajduje. Uwzględnia to również przekazywanie dokumentu.
Prawa do struktury nadawane są w kartotece użytkownika (ikona plusa przy stanowiskach).
Uprawnienia do sprawy
Znajdujący się na dole okna Dostęp do dokumentu odnośnik Powiązanych spraw z dokumentem otwiera podgląd listy użytkowników, których dostęp do dokumentu wynika z ich uprawnień do spraw powiązanych z dokumentem.
Aby sprawdzić lub zmienić przypisanie użytkowników lub grup do sprawy: 1.Otwórz okno wybranej sprawy i z menu wybierz polecenie Edycja.
2.W oknie edycji sprawy przejdź na panel Uprawnienia. Możesz tu przypisać do sprawy poszczególnych użytkowników oraz grupy.
3.Aby zapisać wprowadzone zmiany kliknij przycisk OK. |
Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta.
Znajdujący się na dole okna Dostęp do dokumentu odnośnik Oglądania wszystkich danych klienta otwiera podgląd listy użytkowników z prawem do podglądu wszystkich dokumentów.
Ten dostęp do dokumentu wynika z przypisania użytkownika do grupy KLIENCI – ROZSZERZONY DOSTĘP DO DANYCH.
Dostęp wynikający z aktywnego zadania w obiegu dokumentu
Dostęp do dokumentu uzyskuje użytkownik, który posiada aktywne zadanie w procedurze obiegu uruchomionej na tym dokumencie. Po wykonaniu zadania, użytkownik traci prawo do dokumentu, chyba że zadziała inna z wymienionych wyżej reguł.
Uprawnienia do załączników dokumentów
Wraz z dostępem do dokumentów użytkownik uzyskuje dostęp do ich załączników. Dostęp ten jest ograniczony uprawnieniami, które zostały mu nadane na metryce całego dokumentu.
Nieuprawniony użytkownik nie ma możliwości modyfikowania załączonych plików oraz ich usuwania. Niezależnie od uprawnień użytkownik w systemie nie ma również możliwości modyfikowania dat utworzenia oraz dat modyfikacji załączonych plików źródłowych.
Uprawienia w ramach działu wykonującego opis merytoryczny
Na etapie Opis merytoryczny dostęp do dokumentu otrzymuje użytkownik realizujący ten etap (opisujący dokument) oraz jego przełożony.
Gdy włączone jest ustawienie Czy fakturę opisywaną przez pracownika powinni widzieć oprócz przełożonych pracownicy z jego działu? (Ustawienia aplikacji > Faktury zakupu > Konfiguracja) to prawo do dokumentu uzyskają również pozostali pracownicy z działu użytkownika opisującego dokument.
Współpracownicy z działu określani są na podstawie konfiguracji Grupy i Reguły w ustawieniach Jednostki organizacyjnej.
Grupy
Faktury - Dostęp do wszystkich faktur zakupu
Użytkownicy przypisani do grupy Faktury - Dostęp do wszystkich faktur zakupu mają dostęp do wszystkich rejestrowanych faktur.
Faktury - Analizy kosztów OLAP i raportów
Grupa Faktury - Analizy kosztów OLAP i raportów przyznaje uprawnienia do przeglądania zestawień zawierających informacje o zarejestrowanych fakturach (również poufnych).
Korespondencja - Dzienniki
Użytkownicy przypisani do grupy Korespondencja - Dzienniki mają dostęp do wszystkich dzienników, a więc również do rejestrowanych w nich dokumentów w ramach dostępnych dla nich jednostek struktury organizacyjnej.
Zastępstwo
Ustawienie Zastępstwa nadaje wskazanej osobie zastępującej podgląd niezrealizowanych zadań w widgecie Workflow. Dokumenty oznaczone jako poufne będą widoczne ale nie będzie możliwości ich otworzenia.
Nowe dokumenty (w tym poufne) trafiające do użytkownika będą uwzględniały nadanie praw dla osoby zastępującej.