Anonimizacja danych osobowych w systemie Symfonia związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Wykluczenie osób z procesu anonimizacji
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
![]() |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w ramach jednej firmy pracującej we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje: – deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów, – danych kontaktów w Contact Manager modułu Handel, – danych w e-Teczce programu Kadry i Płace.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
![]()
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
![]()
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
![]() |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić otwieranym z kartoteki Osoby na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|