Sekcja Zapis

Sekcja Zapis odpowiada jednemu zapisowi księgowemu, czyli jednej kwocie na jedno konto po jednej stronie konta. Sekcja Zapis może wystąpić wyłącznie jako podsekcja sekcji Dokument (nie może wystąpić samodzielnie). Sekcja Zapis nie posiada i nie używa pola $klucz.

 

Pojęcia podstawowe dotyczące zapisów:

Zapis – jest to elementarny zapis na jedno konto po jednej stronie. Obowiązującą zasadą jest to,  że pierwszy zapis jest zawsze po stronie Wn, a drugi zapis po stronie Ma. Jeśli w jednej pozycji jest więcej niż dwa zapisy, wówczas wszystkie następne zapisy tej pozycji muszą być po tej samej stronie. Odpowiada to zasadom tworzenia zapisów podczas wprowadzania dokumentów w  programie Finanse i Księgowość.

Pozycja – jest to elementarna bilansująca się grupa składająca się z dwóch lub więcej zapisów. Jeśli pozycja składa się z więcej niż dwóch zapisów, wówczas po jednej ze stron (wn lub ma) występuje dokładnie jeden zapis, a po stronie przeciwnej pozostałe. Pozycje na dokumencie są numerowane od 0 (zera). Odpowiadają one numerowi pozycji widocznemu w oknie wprowadzania dokumentów, ale przesuniętemu o 1 (na dokumencie numeracja jest od 1). Kolejne pozycje muszą mieć nadane kolejne numery, czyli 0,1,2,3 itd.

Rozbicie – jest to numer kolejny zapisu w ramach pozycji. W każdej pozycji kolejne zapisy tej pozycji są numerowane od 0 do liczby zapisów w pozycji minus jeden. Zasada nadawania numeru rozbicia jest następująca:

0 – pierwszy zapis w pozycji, zawsze po stronie Wn,

1 – drugi zapis w pozycji, zawsze po stronie Ma,

2,3 itd.  Kolejne zapisy w pozycji (o ile pozycja ma więcej niż 2 zapisy). Wszystkie kolejne zapisy muszą być po tej samej stronie (wszystkie po Wn lub wszystkie po Ma).

 

Numery pozycji i rozbicia są polami w podsekcji zapisu. Prawidłowe numery pozycji i rozbicia muszą być nadane zgodnie z podanymi wyżej zasadami.

 

Pole $rozbicie może zostać pominięte (nie wypełnione), ale nadal kolejność poszczególnych sekcji Zapis musi być zgodna z wyżej podanymi zasadami. Pole $pozycja musi być wypełnione zawsze, jeśli w dokumencie jest więcej niż jedna pozycja.

 

W sekcji dokumentu podsekcje zapisów (minimum dwie) umieszczane są w ściśle określonej kolejności:

– pierwsza zawsze po stronie WN

– druga zawsze po stronie MA

jeśli zapisy księgowe są rozbite po jednej ze stron na zapisy cząstkowe (np. dla faktury sprzedaży kwota brutto po stronie MA jest rozbita po stronie WN na kwoty netto oraz VAT), wówczas w sekcji dokumentu po dwóch podstawowych sekcjach zapisów, umieszczane są kolejne sekcje rozbicia po odpowiedniej stronie.

 

Przykłady numeracji pozycji i rozbicia dla różnych schematów księgowania i odpowiadające im podsekcje Zapis w dokumencie.

P - oznacza numer pozycji

R - oznacza numer rozbicia

 

Pojedyncza pozycja

 

 

Sekcja ZAPIS

 $strona=0        //WN

 $kwota=345,23

 $konto=100

 $pozycja=0

 $rozbicie=0

Sekcja ZAPIS

 $strona=1        //MA

 $kwota=345,23

 $konto=201-1

 $pozycja=0

 $rozbicie=1

 

 

Pojedyncza pozycja z rozbiciem kwoty po stronie Ma

 

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=345,23 

$konto=100

$pozycja=0

$rozbicie=0

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=200

$konto=010-1

$pozycja=0

$rozbicie=1

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=40,00

$konto=010-2

$pozycja=0

$rozbicie=2

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=105,23

$konto=010-3

$pozycja=0

$rozbicie=3

 

Pojedyncza pozycja z rozbiciem kwoty po stronie Wn

 

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=100,00 

$konto=010-1

$pozycja=0

$rozbicie=0

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=345,23

$konto=100

$pozycja=0

$rozbicie=1

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=40,00

$konto=010-2

$pozycja=0

$rozbicie=2

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=105,23

$konto=010-3

$pozycja=0

$rozbicie=3

 

 

Trzy pozycje różnych typów

 

 

 

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=345,23 

$konto=100

$pozycja=0

$rozbicie=0

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=200

$konto=010-1

$pozycja=0

$rozbicie=1

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=143,23

$konto=010-2

$pozycja=0

$rozbicie=2

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=84,12

$konto=100

$pozycja=1

$rozbicie=0

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=84,12

$konto=201-1

$pozycja=1

$rozbicie=1

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=3800,00 

$konto=010-1

$pozycja=2

$rozbicie=0

 

Sekcja ZAPIS

$strona=1        //MA

$kwota=3865,00

$konto=100

$pozycja=2

$rozbicie=1

 

Sekcja ZAPIS

$strona=0        //WN

$kwota=65,00

$konto=010-2

$pozycja=2

$rozbicie=2

 

Numer konta może zostać podany bezpośrednio, np. „100”, „321-1”  itp. Jednakże w przypadku konta zawierającego kartotekę na ostatnim poziomie analityki nie można podać pełnego numeru konta, gdyż na etapie importu nie jest znany numer np. kontrahenta w kartotece programu Finanse i Księgowość. W takim wypadku należy zastosować specjalną notację, tzn.  na ostatnim poziomie analityki zamiast numeru konta należy podać literę oznaczającą typ kartoteki, a następnie podać wartość pola  $klucz użytego przy uzgadnianiu pozycji kartoteki.

 

Przykłady:

201-1-K12

234 -PJanKowalski

220-3-Uzus2

 

Gdzie:

K – kartoteka kontrahentów

P – kartoteka pracowników

U – kartoteka urzędów

A tekst następujący po literze określającej kartotekę jest kluczem identyfikującym pozycję kartoteki u nadawcy.

Jeśli pozycja kartoteki jest podsekcją dokumentu, wówczas najprostszym rozwiązaniem jest zapamiętanie wartości pola $klucz w podsekcji kartoteki i użycie jej w podsekcji zapisu.

 

Przykład:

Section(„”, „Dokument”)

{

 ...

 MakeSec(„kontrahent”)

 {

         $klucz = [12]

         @@kluczKth=$klucz

         .....

 }

 

 MakeSec(„Zapis”)

 {

         ....

         $konto = CAT(„201-1-K”, @@kluczKth)

 }

}

 

W powyższym przykładzie założono, że pole nr 12 w danych wejściowych zawiera pole użyte jako klucz kontrahenta (np. numer w kartotece nadawcy). Numer ten został zapamiętany w zmiennej globalnej o nazwie @@kluczKth, a następnie użyty przy stworzeniu numeru konta w zapisie

 

W przypadku faktur i rachunków uproszczonych VAT, w przypadku gdy dane kontrahenta są umieszczone w podsekcji Kontrahent, wówczas w numerze konta można użyć samej litery K bez podawania klucza kontrahenta, np. 201-1-K. Program automatycznie użyje zamiast litery K właściwego kontrahenta na podstawie danych z sekcji Kontrahent.

 

Księgowania równoległe automatyczne

W importowanych dokumentach mogą być stosowane księgowania równoległe na zasadach obowiązujących podczas ręcznego wprowadzania dokumentów w programie FK.

Księgowania równoległe mogą być zbiorcze (jedno księgowanie równoległe na sumę wszystkich „4” z księgowań podstawowych) lub przywiązane do poszczególnych pozycji. Na jednym dokumencie może być użyty tylko jeden sposób wypełniania księgowań równoległych.  W każdym przypadku zasady numerowania pozycji oraz rozbić dla księgowań równoległych są identyczne jak dla księgowań podstawowych.

Księgowania równoległe zbiorcze muszą być ostatnią pozycją na dokumencie.  Dla księgowań równoległych po każdej pozycji zasada jest taka, że pozycja księgowania równoległego występuje bezpośrednio po księgowaniu podstawowym na konto zespołu „4”. Dla wszystkich typów dokumentów (oprócz raportu kasowego) konta zespołu „4” powodujące postanie księgowań równoległych mogą  wystąpić tylko po jednej stronie kont (wn lub Ma).

Każdy zapis, który generuje księgowanie równoległe (zapis na konto zespołu „4”) musi mieć ustawiony odpowiedni znacznik, to znaczy w polu sekcji Zapis musi być podstawiona wartość (suma bitów o wartości 4 i 2):

$ ZapisRownolegly = 6

 

Również każdy zapis z pozycji księgowania równoległego musi mieć ustawiony znacznik, to znaczy w polu sekcji Zapis mus być podstawiona wartość:

$ ZapisRownolegly = 1

 

Dla dokumentu typu Raport Kasowy (RK) księgowania równoległe automatyczne mogą być równocześnie dla strony Wn oraz dla strony Ma. W takim przypadku księgowania równoległe zbiorcze tworzą dwie pozycje: jedną dla sumy kwot na konta zespołu „4” po stronie Wn oraz dla sumy kwot po stronie „Ma”. Kolejność pozycji księgowań równoległych (dla strony Wn oraz Ma) nie ma znaczenia. Dla raportu kasowego znaczniki w sekcjach Zapis księgowań równoległych muszą być następujące:

 

Dla księgowań równoległych strony Wn:

$ ZapisRownolegly = 9

 

Dla księgowań równoległych strony Ma:

$ ZapisRownolegly = 17

 

Księgowania równoległe na życzenie

W importowanych dokumentach mogą być stosowane księgowania równoległe na życzenie, na zasadach obowiązujących podczas ręcznego wprowadzania dokumentów w programie FK.

Zasady numerowania pozycji oraz rozbić dla księgowań równoległych są identyczne jak dla księgowań podstawowych. Każdy zapis, który jest związany z księgowaniem równoległym na życzenie (podczas wprowadzania ręcznego jest to bieżący zapis, w momencie tworzenia księgowania równoległego na życzenie) musi mieć ustawiony odpowiedni znacznik, to znaczy w polu sekcji Zapis musi być podstawiona wartość:

$ ZapisRownolegly = 2

 

Również każdy zapis z pozycji księgowania równoległego na życzenie musi mieć ustawiony znacznik, to znaczy w polu sekcji Zapis musi być podstawiona wartość:

$ ZapisRownolegly = 33