Sekcja Dokument

Sekcja Dokument jest najbardziej złożoną sekcją importu specjalnego, w szczególnym przypadku może zawierać wszystkie pozostałe rodzaje sekcji wyjściowych jako swoje podsekcje. Ilość i wzajemne powiązanie podsekcji w sekcji Dokument jest zależne od rodzaju dokumentu, który jest importowany.

Przykładowo:

Dla dokumentu prostego, WB oraz RK muszą wystąpić co najmniej dwie podsekcje ZAPIS oraz mogą wystąpić podsekcje Transakcja,  Rozliczenie oraz podsekcja dowolnej kartoteki

Dla faktur VAT musi wystąpić co najmniej jedna podsekcja Rejestr oraz mogą wystąpić podsekcje Zapis, Transakcja,  Rozliczenie oraz podsekcja dowolnej kartoteki

Rodzaj wypełnianych pól w sekcji Dokument zależy od typu dokumentu i odpowiada informacjom zawartym w części opisowej na formatkach wprowadzania dokumentów w programie Finanse i Księgowość.

 

$Klucz

Dla każdego typu importowanego dokumentu (np. faktura zakup lub sprzedaż, raport kasowy, wyciąg bankowy itp.) musi być nadana oddzielna wartość pola $klucz. Dzięki temu każdy importowany różny typ dokumentu może zostać połączony z innym typem wzorcowym (lub typem zdefiniowanym przez użytkownika) w programie Finanse i Księgowość. Wartość tego pola może być dowolna, nie przekraczająca 100 znaków. Przykładowo jeśli w importowanych danych pole nr 3 zawiera informacje o rodzaju zakup / sprzedaż, a pole nr 4 wyróżnia faktury i rachunki uproszczone, wówczas pole $klucz może powstać ze złączenia wartości tych dwóch pól, bez względu na to, jakie wartości (liczbowe czy tez tekstowe) mogą przyjmować obydwa pola. Przykładowa linia nadająca wartość polu $ klucz wyglądałaby następująco:

 

 $klucz = CAT([3], [4])

 

Jeśliby proste złączenie pól mogło powodować niejednoznaczności, wówczas można pomiędzy wartości pól wstawić dodatkowy znak, np. ukośnik:

 

 $klucz = CAT([3], „/”, [4])

 

Dzięki temu każda kombinacja wartości tych pól (faktura zakup, faktura sprzedaż, rachunek uproszczony zakup, rachunek uproszczony sprzedaż) może zostać przyporządkowana przez osobę obsługującą import do innego typu dokumentu w programie Finanse i Księgowość.

Każda nowa wartość pola $klucz spowoduje otwarcie okna uzgodnień dokumentów, w którym operator będzie mógł przypisać temu kluczowi właściwy typ dokumentu. Wszystkie następne dokumenty z taką samą wartością  pola $klucz zostaną już automatycznie przypisane do tego wybranego typu dokumentu w FK.

 

Zapisy

Każdy importowany dokument musi mieć co najmniej dwa, bilansujące się  zapisy księgowe (po stronie Wn oraz MA). Zapisy mogą być podane jawnie, jako dwie (lub więcej) podsekcje ZAPIS z odpowiednio wypełnionymi polami. Szczegółowo zasady tworzenia podsekcji Zapis są opisane w dalszej części dokumentu, przy opisie sekcji ZAPIS.

W przypadku Faktur oraz Rachunków uproszczonych  zapisy mogą być utworzone automatycznie na podstawie danych z rejestrów VAT. Zasady tworzenia tych zapisów są wówczas analogiczne jak dla przejścia z wypełnionego rejestru VAT do formatki wprowadzania dokumentu w programie Finanse i Księgowość. Tworzone są wówczas trzy zapisy, odpowiednio dla kwoty netto, brutto oraz VAT.  Szczegółowo zasady automatycznego tworzenia zapisów na podstawie rejestrów są opisane w dalszej części dokumentu, przy opisie sekcji REJESTR

 

Rozrachunki

Rozrachunki (nowe transakcje oraz rozliczenia transakcji) należy analizować w dwóch przypadkach:

Dla faktur oraz rachunków uproszczonych dla strony z kontem kontrahenta (dla zakupu strona Ma, dla sprzedaży strona Wn). Dla tego przypadku rozrachunki są związane z dokumentem, a sekcja Transakcja lub Rozliczenie musi być bezpośrednio podsekcją dokumentu. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy podsekcje zapisów są tworzone jawnie w szablonie, czy też są generowane automatycznie na podstawie rejestrów VAT.

Dla pozostałych  typów dokumentu (w tym faktury i rachunki korygujące) oraz dla  drugiej strony faktur oraz rachunków uproszczonych. W tym przypadku rozrachunki są związane z konkretnymi zapisami, a sekcja Transakcja lub Rozliczenie musi być bezpośrednio podsekcją wybranego zapisu (podsekcji Zapis)

 

Aby móc wypełniać rozrachunki na dokumencie, muszą być spełnione następujące warunki:

Zapis, z którym ma być związany rozrachunek musi mieć niezerową kwotę oraz poprawnie podany numer konta. Konto to musi być kontem rozrachunkowym, lub mieć podpiętą na ostatnim poziomie analityki kartotekę kontrahentów, pracowników lub urzędów.

Dla rozrachunków związanych z dokumentem  (faktury oraz rachunki) musi być jawnie podana podsekcja Zapis z poprawnym numerem konta kontrahenta, lub też w podsekcji rejestr (gdy zapisy są tworzone automatycznie) podany prawidłowy numer konta kontrahenta w polu $kontoBrutto

W jednej sekcji Zapis lub Dokument (dla faktur i RU) może być utworzona najwyżej jedna podsekcja Transakcja  odpowiadająca znacznikowi [X] Nowa transakcja na dokumencie lub jedna podsekcja Rozliczenie, odpowiadająca rozliczeniu jednej istniejącej transakcji.

W przypadku rozliczenia transakcji musi istnieć dokument i nowa transakcja, która ma być rozliczona. Jeśli program nie odnajdzie transakcji do rozliczenia, wówczas zastąpi rozliczenie nową transakcją.  

 

Przykład szablonu tworzącego nową transakcję dla faktury VAT, z 20-dniowym terminem płatności oraz ustawowymi odsetkami za zwłokę. Dekrety są tworzone automatycznie na podstawie rejestrów VAT:

Section(„”, „Dokument”)

{

 $klucz = CAT([3], [4])

 ....

 MakeSec(„Rejestr”)

 {

         .....

         $kontoBrutto = „201-1-K”

 }        

 

 MakeSec(„Transakcja”)

 {

         $termin = 20

         $ustawowe = 1

 }

}

 

W powyższym przykładzie litera K w numerze konta zostanie zastąpiona właściwym numerem kontrahenta podanego w podsekcji Kontrahent lub wpisanego w polu $kontrahent w sekcji dokumentu. Zasady tworzenia numerów kont z kartoteką są opisane w dalszej części dokumentu.