Anonimizacja danych osobowych w Symfonii związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych. Anonimizacja wykonywana jest zarówno dla osób jak i ich dokumentów.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Wykluczenie osób z procesu anonimizacji
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
 |
Konfiguracja daty granicznej dla anonimizacji dokumentów w Symfonii
Domyślnie program Symfonia chroni dane osobowe przed anonimizacją przez 5 lat wstecz. Użytkownik może jednak zmienić ustawienie daty granicznej dla anonimizacji danych osób fizycznych na dokumentach uruchamiając raport: Raporty [Ctrl+2] > Urzędy > Anonimizacja danych. Wybrany w oknie okres określa najstarszy okres sprawozdawczy, który nie podlega anonimizacji.
Ustawienie okresu granicznego jest automatycznie aktualizowane podczas logowania do bazy w programie Symfonia w nowym roku kalendarzowym lub obrachunkowym. |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w ramach jednej firmy pracującej we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
Program automatycznie wybierze i zanonimizuje dane tych osób z listy, dla których zakończony został okres przechowywania. Jeśli chcesz: - wykluczyć z tej operacji wybranych kontrahentów, sprawdź znajdujący się wyżej opis Wykluczenie osób z procesu anonimizacji. - określić okres graniczny dla anonimizowanych danych, sprawdź znajdujący się wyżej opis Konfiguracja daty granicznej dla anonimizacji dokumentów w module Finanse i Księgowość.
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
 |
Anonimizacja z okna Kontrahenta
Opisana powyżej operacja anonimizacji pojedynczej osoby dostępna jest również z okna kontrahenta (będącego osobą fizyczną).
Kontrahenci typu osoba fizyczna, osoba fizyczna (firma) posiadają pola Imię i Nazwisko.
Aby zanonimizować wybranego kontrahenta będącego osobą fizyczną: 1.Kliknij przycisk Informacje i wybierz z menu Dane osobowe. 2.W otwartym oknie Dane osobowe przejdź na zakładkę Dane osoby. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj dane osoby.
 |
Anonimizacja deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizację można wykonać dla każdej deklaracji bez względu na datę jej utworzenia.
Aby zanonimizować deklaracje przechowywane w Repozytorium Dokumentów: 1.Zaloguj się do firmy w Repozytorium Dokumentów. 2.Wyszukaj i zaznacz deklaracje zawierające dane osób, które chcesz zanonimizować. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj i potwierdź wykonanie operacji.
Operacja usuwa również załączniki PDF do deklaracji.
Zanonimizowane deklaracje domyślnie nie będą widoczne na liście. Filtr Deklaracja została zanonimizowana ustawiony jest na Tak. |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|