Kartoteki > Kartoteka Osoby > Anonimizacja danych osobowych | | Drukuj |
Anonimizacja danych osobowych w Symfonii związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Wykluczenie osób z procesu anonimizacji
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
|
Konfiguracja daty granicznej dla anonimizacji dokumentów w Symfonii
Domyślnie program Symfonia chroni dane osobowe przed anonimizacją przez 5 lat wstecz. Użytkownik może jednak zmienić ustawienie daty granicznej dla anonimizacji danych osób fizycznych na dokumentach uruchamiając raport: Raporty [Ctrl+2] > Urzędy > Anonimizacja danych. Wybrany w oknie okres określa najstarszy okres sprawozdawczy, który nie podlega anonimizacji.
Ustawienie okresu granicznego jest automatycznie aktualizowane podczas logowania do bazy w programie Symfonia w nowym roku kalendarzowym lub obrachunkowym. |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w ramach jednej firmy pracującej we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
|
Anonimizacja z okna Kontrahenta
Opisana powyżej operacja anonimizacji pojedynczej osoby dostępna jest również z okna kontrahenta (będącego osobą fizyczną).
Kontrahenci typu osoba fizyczna, osoba fizyczna (firma) oznaczeni są przy nazwie ikoną lub oraz posiadają pola Imię i Nazwisko.
Aby zanonimizować wybranego kontrahenta będącego osobą fizyczną: 1.Kliknij przycisk Informacje i wybierz z menu Dane osobowe. 2.W otwartym oknie Dane osobowe przejdź na zakładkę Dane osoby. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj dane osoby. |
Anonimizacja deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizację można wykonać dla każdej deklaracji bez względu na datę jej utworzenia.
Aby zanonimizować deklaracje przechowywane w Repozytorium Dokumentów: 1.Zaloguj się do firmy w Repozytorium Dokumentów. 2.Wyszukaj i zaznacz deklaracje zawierające dane osób, które chcesz zanonimizować. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj i potwierdź wykonanie operacji.
Operacja usuwa również załączniki PDF do deklaracji.
Zanonimizowane deklaracje domyślnie nie będą widoczne na liście. Filtr Deklaracja została zanonimizowana ustawiony jest na Tak. |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|