Korekty w karcie zasiłkowej

I. Zmiana kwoty zasiłku.

Kwota wynagrodzenia/zasiłku chorobowego wylicza się automatycznie na podstawie dotychczasowych list płac, bilansu otwarcia oraz wcześniejszych wpisów w karcie zasiłkowej. W szczególnych przypadkach możemy na różnych etapach skorygować wysokość naliczanej kwoty:

•Podczas wprowadzania zwolnienia do karty zasiłkowej:

1.W nowym zwolnieniu po wprowadzeniu okresu zwolnienia i rodzaju nieobecności przechodzimy na zakładkę Podstawa wymiaru zasiłku

2.W kolumnie Podst.chor. wprowadzamy własne podstawy chorobowego z odpowiednich miesięcy

3.W kolumnie K pojawia się znacznik informujący o ręcznej korekcie podstawy z danego miesiąca

 

•Po wprowadzeniu zwolnienia do karty zasiłkowej i ewentualnym przeliczeniu listy płac, ale przed zamknięciem tej listy:

1.W karcie zasiłkowej przechodzimy do poprawy danego zwolnienia (zakładka Pozycja)

2.Przechodzimy na zakładkę Obliczenie i zaznaczamy opcję Nie wyliczaj automatycznie

3.Korygujemy kwotę zasiłku lub dowolną wcześniejszą pozycję wpływającą na jej wysokość

4.Ponownie przeliczamy pracownika na liście płac (jeśli wcześniej został wprowadzony)

Po zaznaczeniu Pozwalaj na korektę podstawy chorobowego po wprowadzeniu zwolnienia w Konfiguracji parametrów firmy, podstawy w wybranym miesiącu będzie można korygować w dowolnym momencie.

 

•Jeśli nie mamy już możliwości ponownego przeliczenia listy (lista jest zamknięta i wypłacona):

1.W karcie zasiłkowej wprowadzamy nową pozycję, zaznaczając Wyrównanie do zwolnienia i wybierając zwolnienie, którego kwotę chcemy wyrównać

2.Podstawy chorobowego i kwota zasiłku dziennego przeliczają się analogicznie jak przy nowym zwolnieniu (możemy je w ten sam sposób skorygować), natomiast wyliczona kwota zasiłku jest już pomniejszona o wartość ze zwolnienia, które wyrównujemy

3.Kwota wyrównania zasiłku podstawiona zostanie przy naliczaniu pracownika na kolejnej liście (analogicznie jak normalne zwolnienie), z tą tylko różnicą, że wartości nominalnych składników nie zostaną już pomniejszone (o 1/30 za każdy dzień chorobowego), gdyż zostało to już uczynione podczas naliczania pierwotnego zwolnienia

W przypadku zaznaczenia opcji Wyrównanie do zwolnienia składniki nominalne nie zostaną pomniejszone niezależnie od zaznaczenia opcji Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście

1.Na zakładce Okresy zwolnienia zaznaczamy Anuluj to zwolnienie.

2.Dodajemy identyczne zwolnienie jak to pierwsze (dla przykładu 01.10.2024-10.10.2024). Ma to na celu wyksięgowanie kwoty z wpisu pierwotnego.

3.Na zakładce Okresy zwolnienia zaznaczamy Anuluj to zwolnienie (umożliwi to wprowadzenie prawidłowego zwolnienia za ten okres)

4.Na zakładce Obliczenie zaznaczamy pole Nie wyliczaj automatycznie, po czym w polu ilość dni zmieniamy na liczbę ujemną (dla przykładu -10). Kwoty zasiłku i podatku zostaną przeliczone automatycznie

5.Dodajemy zasiłek z poprawnymi podstawami

6.Po wprowadzeniu pracownika na kolejną listę (podstawową, zasiłków ZUS lub korygującą) podstawią się na nią odpowiednio wyliczone kwoty

Wymaga złożenia korekty pierwotnego zasiłku ZUS.

II. Nie ujęto zwolnienia.

Wypłaty dokonano 28 danego miesiąca a pracownik zachorował 30 i zwolnienie to nie zostało ujęte na liście płac. W przypadku tym należy pracownikowi pomniejszyć wynagrodzenie zasadnicze (płacę zasadniczą) o dni chorobowe i uwzględnić wynagrodzenie chorobowe (lub zasiłek chorobowy) - wiąże się to z ujemną korektą składek ZUS:

•Jeśli zwolnienie to jest krótkie i pracownik będzie dalej pracował w przyszłym miesiącu (otrzyma wynagrodzenie zasadnicze), będzie istniała możliwość potrącenia z tego wynagrodzenia (i pomniejszenia składek ZUS) dotychczasowej nadpłaty - w takim przypadku:

1.Wprowadzamy zwolnienie do karty zasiłkowej

2.Zostanie ono uwzględnione na kolejnej liście (w przyszłym miesiącu)

 

•W przypadku przedłużającego się zwolnienia na przyszły cały miesiąc (lub w przypadku przewidywanego zwolnienia pracownika zaraz po zakończeniu choroby) nie będzie już możliwości korekty wynagrodzenia zasadniczego (i wykazania ujemnych składek ZUS). W związku z tym należy:

1.Wprowadzić zwolnienie do karty zasiłkowej

2.Utworzyć korygującą listę płac, wprowadzając w polu Korekta do listy numer listę, do której robimy korektę (patrz Tworzenie listy płac)

3.Nanieść na tę listę danego pracownika i przeliczyć - uwzględnione zostaną na niej tylko różnice w stosunku do listy już wypłaconej

III. Zmiana rodzaju chorobowego.

Podczas naliczania wynagrodzeń ujęto zwolnienie lekarskie jako chorobowe 80% a później okazało się (na podstawie protokołu wypadkowego), że powinno być chorobowe wypadkowe 100%. Przypadek taki należy rozwiązać następująco:

•Jeśli mamy jeszcze możliwość ponownego naliczenia (korekty) listy:

1.Usunąć zasiłek z karty zasiłkowej

2.Wprowadzić poprawnie zwolnienie do karty zasiłkowej (wybierając odpowiedni rodzaj nieobecności)

3.Ponownie przeliczyć pracownika na danej liście płac

 

•Jeśli lista została już zamknięta i wypłacona:

oI korygowane zwolnienie jest ostatnim w karcie zasiłkowej:

1.Na zwolnieniu pod prawym przyciskiem myszy wybieramy Zmiana rodzaju nieobecności po czym wybieramy poprawny rodzaj. Program automatycznie wyksięguje błędny wpis i wprowadzi poprawny

2.Po wprowadzeniu pracownika na kolejną listę (podstawową, zasiłków ZUS, wyrównującą lub korygującą) podstawią się na nią kwoty odpowiednich zasiłków (z minusem kwota z poprzednim rodzajem nieobecności i z plusem z nowym rodzajem nieobecności)

oI korygowane zwolnienie nie jest ostatnim w karcie zasiłkowej:

1.Stając na ostatnim wpisie w karcie zasiłkowej, na zakładce Pozycja zaznaczamy Anuluj to zwolnienie. Operację tę powtarzamy (chronologicznie datami), aż do zwolnienia, które chcemy korygować.

2.Na korygowanym zwolnieniu pod prawym przyciskiem myszy wybieramy Zmiana rodzaju nieobecności po czym wybieramy poprawny rodzaj. Program automatycznie wyksięguje błędny wpis i wprowadzi poprawny

3.Następnie należy odanulować anulowane zwolnienia (w odwrotnej kolejności niż w pkt.1)

4.Po wprowadzeniu pracownika na kolejną listę (podstawową, zasiłków ZUS, wyrównującą lub korygującą) podstawią się na nią kwoty odpowiednich zasiłków (z minusem kwota z poprzednim rodzajem nieobecności i z plusem z nowym rodzajem nieobecności)

IV. Skrócenie ilości dni chorobowego

Podczas naliczania list płac ujęto zwolnienie lekarskie za okres od 01.10.2024-10.10.2024 (10dni), okazuje się, że z jakiejś przyczyny zwolnienie to zostało skrócone 01.10.2024-08.10.2024 (8dni). Przypadek ten należy rozwiązac następująco:

Jeżeli korygowane zwolnienie nie jest ostatnim to stając na ostatnim wpisie w karcie zasiłkowej, na zakładce Okresy zwolnienia zaznaczamy Anuluj to zwolnienie. Operację tę powtarzamy (chronologicznie datami), aż do zwolnienia, które chcemy korygować.

•Jeżeli lista nie została jeszcze wypłacona:

1.Usunąć zasiłek z karty zasiłkowej

2.Wprowadzić nowe zwolnienie z poprawnymi datami (dla przykładu 01.10.2024-08.10.2024)

3.Przeliczyć pracownika na danej liście płac

•Jeżeli lista została już wypłacona:

7.Na zakładce Okresy zwolnienia zaznaczamy Anuluj to zwolnienie.

8.Dodajemy identyczne zwolnienie jak to pierwsze (dla przykładu 01.10.2024-10.10.2024). Ma to na celu wyksięgowanie kwoty z wpisu pierwotnego.

9.Na zakładce Okresy zwolnienia zaznaczamy Anuluj to zwolnienie (umożliwi to wprowadzenie prawidłowego zwolnienia za ten okres)

10.Na zakładce Obliczenie zaznaczamy pole Nie wyliczaj automatycznie, po czym w polu ilość dni zmieniamy na liczbę ujemną (dla przykładu -10). Kwoty zasiłku i podatku zostaną przeliczone automatycznie

11.Dodajemy zasiłek z poprawnymi datami (dla przykładu 01.10.2024-08.10.2024)

12.Po wprowadzeniu pracownika na kolejną listę (podstawową, zasiłków ZUS lub korygującą) podstawią się na nią odpowiednio wyliczone kwoty

 

Podsumowując zwróćmy jeszcze raz uwagę na następujące opcje we wpisie w karcie zasiłkowej:

•Wyrównanie do zwolnienia - służy do zmodyfikowania kwoty zasiłku w przypadku dopłaty i uwzględnienia wprowadzonej różnicy na kolejnej liście, pozostawiając Rodzaj, okres i procent zasiłku bez zmian

•Anuluj to zwolnienie - w poprawie wpisu umożliwia dokonanie nowego wpisu za ten sam okres lub wprowadzenie wpisów z wcześniejszą datą, wpisy z tą zaznaczoną opcją nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu limitu dni (33 dni wynagrodzenia chorobowego i ciągłych 90 dni zasiłku chorobowego 80%, nie będą wykazywane w świadectwie pracy)

•Uwzględnij na kolejnej liście - zaznaczona opcja spowoduje podstawienie kwoty zasiłku na kolejnej liście, na której dany pracownik będzie naliczany, jeśli tę opcję wyłączymy, wpis taki nie będzie brany pod uwagę przy naliczaniu wynagrodzeń

•Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście - zaznaczenie tej opcji spowoduje przeliczenie nominalnych składników wynagrodzeń w pełnej wysokości (np. płacy zasadniczej), oznacza to, że nie zostanie ona pomniejszona o 1/30 za każdy dzień chorobowego; opcję tę zaznaczamy tylko wtedy, gdy pomniejszenie nominalnych składników o zadany okres zostało dokonane już wcześniej lub gdy w ogóle nie ujęliśmy danej osoby na liście wynagrodzeń podstawowych za dany okres