Eksport dekretów księgowych umożliwia automatyczne przekazanie polecenia księgowego do wczytania w systemie finansowo-księgowym. Funkcja eksportu tworzy plik w formacie tekstowym, gdzie w jednej linii znajdują się dane z jednego wiersza zestawienia.
Przed wykonaniem eksportu określamy:
•Format - format pliku eksportowego odpowiedni do zaimportowania dekretu w wybranym systemie finansowo-księgowym, ilość standardów jest ciągle uzupełniana o dostępne na rynku popularne systemy FK
•Format - w przypadku serii SBO dekret księgowy możemy zaksięgować w systemie SAP Business One na dwa sposoby:
oSBO R2addon - generujemy plik z dekretem możliwy do zaimportowania w SAP Business One po wybraniu funkcji Płace - Synchronizacja z menu Pracownicy, funkcja ta jest dostępna w Business One po uruchomieniu dodatku R2addon.exe, addon wykorzystuje funkcjonalność SAP Business One DI API i UI API
oSBO direct - bezpośrednio wpisujemy dekret do SAP Business One do tabeli wstępnie wprowadzonych księgowań, metoda ta wymaga zainstalowanej funkcjonalności SAP Business One DI API oraz ustawienia parametrów dostępowych SAP w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce EKSPORT
•Data dekretacji, Numer dekretu, Okres, Rok, Treść dekretu, Rejestr księgowy, Symbol typu dokumentu, Symbol dzennika, Opis dekretu - niektóre systemy wymagają dodatkowych informacji w przygotowanym pliku eksportowym
•Plik docelowy - określamy nazwę i ewentualnie pełną ścieżkę pliku wynikowego, czyli gdzie dany plik ma zostać utworzony
Polecenie księgowania zapisane w pliku tekstowym możemy wczytać do systemu FK, pod warunkiem, że posiada on funkcję importu danych z zewnątrz.
Wstępnie przygotowany jest eksport dekretów księgowych w formatach akceptowanych w kilku systemach. Jeśli pracujemy na innym systemie FK, który posiada inną specyfikację pliku importowego, istnieje możliwość przygotowania dodatkowego formatu, po wcześniejszym udostępnieniu specyfikacji (opisu) formatu wymaganego pliku. W tym celu należy skontaktować się z dystrybutorem lub producentem.
Istnieje również możliwość przekazywania danych poprzez dodatkowe tabele w bazie danych. Przy wybraniu standardu RESET2 (SQL) podczas eksportu nie tworzy się plik tekstowy tylko zawartość dekretu wpisuje się do tabeli EXPDEKR w aktualnej bazie danych (np.R2P_platnik_dane_1). Jest to bardzo wygodna metoda przenoszenia danych, szczególnie gdy system FK pracuje na tym samym serwerze SQL.
Przy kolejnym eksporcie do bazy SQL dotychczasowa zawartość tabeli EXPDEKR jest kasowana.