W kartotece Faktury użytkownik może utworzyć nową fakturę, klikając przycisk „+”. Wyświetlony zostanie ekran danych kontrahenta i płatności. Należy pamiętać że utworzyć fakturę może tylko użytkownik mobilny, który w dodatku do Handlu ma przyznane uprawnienie Tworzenie nowej faktury (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Uprawnienia użytkowników mobilnych).
Użytkownik ma możliwość utworzenia faktury dla wybranego kontrahenta z listy kontrahentów, którzy w wymiarze mh Handlowiec mają wybranego danego handlowca lub nie mają przypisanego żadnego handlowca. W tym celu należy kliknąć na ikonę odbiorcy i wybrać kontrahenta z listy, wówczas dane nabywcy uzupełnią się automatycznie.
Należy pamiętać, że wybrany kontrahent musi mieć status Zweryfikowany. Na kontrahenta o statusie Nowy do weryfikacji lub Odrzucony nie można wystawić faktury.
Poniżej handlowiec może określić typ dokumentu, rejestr pieniężny i formę płatności poprzez wybór z listy rozwijanej – po kliknięciu na wybrane pole, ukaże się lista dostępnych schematów typów dokumentów oraz rejestrów/form płatności (listy prezentują dane zdefiniowane w systemie Symfonia ERP Handel/ Symfonia Handel). Na podstawie tych pól zostaną uzupełnione informacje o terminie zapłaty.
Kolejność wyświetlania rejestrów pieniężnych:
1.Rejestr płatności ustawiony na nabywcy w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel
2.Rejestry pobierane są z ustawień użytkowników mobilnych (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Użytkownicy mobilni > zakładka Mobilny Handel) lub ustawień globalnych jeśli na użytkowniku mobilnym dany rejestr nie został ustawiony (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Ustawienia – Mobilny Handel). Na liście rejestry wyświetlane są w kolejności: rejestr bank, rejestr kasa, rejestr karta, rejestr inny.
3.Rejestry pieniężne, do których handlowiec ma nadane uprawnienia (Ustawienia> Rozwiązania mobilne> Użytkownicy mobilni – zakładka Uprawnienia do rejestrów pieniężnych).
Jeśli w ustawieniach nabywcy rejestr i forma płatności nie została ustawiona wówczas forma płatności na liście prezentowana jest w kolejności alfabetycznej. Jeśli wiele form płatności ma taką samą nazwę sortowane są one po ilości dni.
Na podstawie formy płatności ustawione zostaną informacje o terminie płatności. W przypadku, gdy użytkownik ma nadane uprawnienie do edycji terminu płatności kliknięcie na pole daty wywoła kalendarz. Po wskazaniu daty należy ją zatwierdzić klikając OK, zaś aby anulować i powrócić do ekranu płatności i dostawy należy skorzystać z przycisku Anuluj.
Należy pamiętać, że w rozwiązaniu Symfonia Mobilny Handel obsługiwana jest tylko waluta PLN.
Kolejny krok to określenie cen produktów – czy ceny wyświetlane na produktach mają być cenami netto, czy też brutto. W polu Pokazuj ceny należy zaznaczyć kliknięciem odpowiednią opcję. W zależności od zaznaczonej opcji zmienione zostanie oznaczenie kolorystyczne pól z cenami oraz wartości towarów, a także kolor przycisków na dole ekranu. Zielony jeśli wybrana została prezentacja cen netto oraz niebieski jeśli wybrano prezentacje cen brutto.
W polu poniżej należy także wybrać Cennik, po kliknięciu na pole ukaże się lista dostępnych cenników zdefiniowanych w systemie Handel, do których handlowiec ma nadane uprawnienia (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Użytkownicy mobilni). Należy pamiętać, że cennik, który w ustawieniach modułu Mobilny Handel został wybrany jako cennik cen minimalnych nie jest prezentowany na liście cenników do wyboru w aplikacji mobilnej. Na liście jest także widoczny Cennik bazowy, który jest wirtualnym cennikiem tworzonym na podstawie cen z formatki towaru. Jeśli ustawienie Wirtualne cenniki kontrahentów zostało włączone, wówczas na liście będzie widoczny wirtualny cennik odbiorcy (prezentowane są ceny towarów, które widniały przy tym towarze na ostatniej fakturze wybranego kontrahenta). Jeśli w ustawieniach aplikacji mobilnej zaznaczone jest ustawienie domyślnego wyświetlania cennika z ostatnimi cenami kontrahenta, wówczas automatycznie ustawiany jest cennik z ostatnimi cenami wybranego kontrahenta na dokumencie.
Następnie należy wybrać z listy rozwijanej znacznik – po kliknięciu na wybrane pole, ukaże się lista dostępnych znaczników zdefiniowanych w ustawieniach Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel.
Możliwość wyboru cennika oraz znacznika dostępna jest tylko w przypadku, gdy użytkownik ma nadane uprawnienia do zmiany tych pól (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Uprawnienia użytkowników mobilnych).
W ostatnim kroku za pomocą przesuwanych przycisków należy wybrać czy do odbiorcy, Customer Service oraz handlowca mają zostać wysłane maile z dokumentem sprzedaży w formacie PDF. Przycisk oznaczony kolorem niebieskim – wysłanie maila z dokumentem; oznaczony na szaro – mail nie zostanie wysłany. Mail nie zostanie wysłany również jeżeli w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel nie będzie podany adres mailowy:
•Czy wysłać do odbiorcy – adres mailowy odbiorcy pobierany jest z formatki danego kontrahenta w kartotece Kontrahenci;
•Czy wysłać do Customer Service – adres mailowy Customer Service pobierany jest z ustawień globalnych (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Ustawienia – Mobilny Handel);
•Czy wysłać kopie do handlowca – adres mailowy handlowca pobierany jest z ustawień użytkownika mobilnego (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Użytkownicy mobilni).
W przypadku zaznaczenia wysyłki maila do adresata (odbiorcy, Customer Service, handlowca) poniżej pojawi się opcja wyboru typu wydruku dokumentu jaki ma zostać wysłany. W przypadku dokumentów sprzedaży możliwy jest wybór tylko wydruku z cenami widocznymi przy pozycjach towarów oraz z kodami EAN.
Aby możliwa była wysyłka maila do odbiorcy na formatce kontrahenta w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel w zakładce Pola własne (na klasycznym oknie zakładka Wymiary) musi być zaznaczona opcja mh Zgoda na kontakt marketingowy. W przeciwnym wypadku w aplikacji niemożliwe jest zaznaczenie opcji Czy wysłać do odbiorcy wyświetlony zostanie komunikat Odbiorca nie posiada zgody na kontakt marketingowy.
Po wybraniu typu wydruku Z kodami EAN, obok ustawienia po prawej stronie wyświetlona zostanie zębatka.
Po kliknięciu na zębatkę handlowiec zostanie przeniesiony do okna Konfiguracja wydruku raportu, gdzie za pomocą suwaka ma możliwość zaznaczenia lub oznaczenia danego parametru, będzie widoczny na wydruku faktury.
Po kliknięciu na zębatkę handlowiec zostanie przeniesiony do okna Konfiguracja wydruku raportu, gdzie ma możliwość zaznaczenia lub odznaczenia danego parametru: Kod kreskowy, Kod i Nazwa. Określają one czy kolumna z danym parametrem ma być widoczna w tabeli z pozycjami na wydruku dokumentów.
Kolejnym krokiem tworzenia faktury jest wskazanie rodzaju dostawy. Po kliknięciu na pole odpowiadające za rodzaj dostawy ukaże się lista z dostępnymi rodzajami dostawy zdefiniowanymi w ustawieniach Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel.
Ostatnim krokiem jest wybranie adresu dostawy oraz ustawienie daty oraz godziny dostawy. W polu Adres dostawy należy wybrać z listy odpowiedni adres (na liście prezentowane są adresy kontrahenta zdefiniowane w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel oraz adresy dostaw dodane w aplikacji mobilnej). Kliknięcie na pole daty wywoła kalendarz – po wskazaniu daty należy ją zatwierdzić klikając OK, zaś aby anulować i powrócić do ekranu płatności i dostawy należy skorzystać z przycisku Anuluj. W podobny sposób odbywa się ustalenie godziny dostawy – po kliknięciu na pole z godziną wyświetli się zegar, na którym należy wskazać godzinę dostawy. Następnie należy zatwierdzić wybraną godzinę klikając OK lub anulować przyciskiem Anuluj.
Handlowiec ma również możliwość dodania oraz edycji adresów dostaw kontrahenta. Po wybraniu ikonki domku wyświetlone zostanie okno możliwych do wyboru opcji: dodania nowego adresu dostawy dla kontrahenta, edycji oraz usunięcia wcześniej zdefiniowanych adresów. Opcja Anuluj zamyka okno akcji.
.
Wybranie opcji Dodaj otworzy okno z danymi adresu dostawy do wypełnienia. Wymagane jest uzupełnienie następujących pól: miasto, kod pocztowy oraz ulica. Gdy wymagane informacje nie zostaną uzupełnione, a użytkownik spróbuje zapisać adres dostawy na ekranie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
Po wprowadzeniu zmian użytkownik ma możliwość ich zapisania wybierając przycisk Zapisz. Przycisk Wstecz powoduje powrót do tworzenia zamówienia bez zapisywania wprowadzonych danych. Po zapisaniu nowo dodany adres dostępny jest na liście rozwijanej w polu Adres dostawy.
Aby edytować adres dostawy należy wskazać go w polu Adres dostawy, a następnie wybrać opcje Edytuj z dostępnych akcji. Otworzone zostanie okno z danymi do edycji. W celu zapisania zmian użytkownik wybiera przycisk Zapisz, przycisk Wstecz powoduje powrót do tworzenia zamówienia bez zapisywania wprowadzonych danych. Aby usunąć adres dostawy należy wskazać go w polu Adres dostawy, a następnie wybrać opcje Usuń.
Należy pamiętać, że handlowiec nie może usunąć ani edytować domyślnego adresu kontrahenta. W przypadku, gdy na wybrany adres dostawy zostało już wystawione zamówienie lub faktura, także nie ma możliwości usunięcia takiego adresu.
Po ustawieniu wszystkich wymaganych pól, handlowiec może przejść do dodawania towarów do faktury klikając przycisk Dalej. Przycisk Wstecz cofa użytkownika aplikacji do ekranu z listą faktur.