Zarządzanie uprawnieniami użytkowników do operacji w Krajowym Systemie e-Faktur prowadzone jest w części administracyjnej Symfonia KSeF https://app.symfonia.pl/earchive/ (nie w części administracyjnej usług chmurowych Symfonii).
W widoku Uprawnienia strony zarządzania kontem użytkownika znajdują się ustawienia dostępu użytkowników do operacji w rządowym serwisie KSeF. Aby inni użytkownicy mogli pracować z rządowym serwisem KSeF należy dokonać ich zgłoszenia.
Pierwszy użytkownik zgłaszany jest przez złożenie do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA (link: podatki.gov.pl). Po skonfigurowaniu uwierzytelniania pierwszego użytkownika w Krajowym systemie e-Faktur, kolejnych użytkowników można już zgłosić za pomocą serwisu Symfonia KSeF (korzystając z uprawnień pierwszego użytkownika).
Aby zarządzanie uprawnieniami użytkowników do czynności w Krajowym Systemie e-Faktur Ministerstwa Finansów było możliwe należy najpierw skonfigurować połączenie i uwierzytelnianie.
Uwierzytelnianie w KSeF (strona MF) >>
Uprawnienia w KSeF Ministerstwa Finansów:
•Zarządzanie uprawnieniami – umożliwia nadawanie oraz odbieranie użytkownikom uprawnień w KSeF.
•Odczyt uprawnień – umożliwia przeglądanie uprawnień użytkowników KSeF.
•Wystawianie faktur – uprawnienie do wystawiania faktur (wysyłki) do KSeF.
•Odbieranie faktur – uprawnienie do odbierania dokumentów z KSeF.
•Samofakturowanie – czyli wystawianie faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego (na podstawie zawartej umowy).
Pobranie informacji o uprawnieniach użytkowników w Krajowym Systemie e-Faktur
Widok Aktualne uprawnienia w KSeF prezentuje zapamiętany w Symfonia KSeF stan uprawnień użytkowników do operacji w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wskazanie kursorem myszy ikony 
wyświetla dymek z informacją o terminie ostatniej synchronizacji.
Aby pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur aktualne informacje o uprawnieniach użytkowników, kliknij znajdujące się powyżej listy polecenie Synchronizuj z KSeF.
Zgłoszenie nowego użytkownika do KSeF
Operacja wymaga posiadania w Krajowym Systemie e-Faktur dla danej firmy prawa do Zarządzania uprawnieniami.
Aby zgłosić nowego użytkownika w KSeF:
1.W Symfonia KSeF (https://app.symfonia.pl/earchive/) sprawdź czy jesteś w kontekście firmy, dla której chcesz wprowadzać zmiany.
2.Kliknij Zarządzanie kontem.
3.W widoku Uprawnienia kliknij Nadaj uprawnienia.
Analogicznie przycisk Samofakturowanie otwiera dialog nadawania dla nabywcy prawa do wystawiania faktur w imieniu podatnika.
4.W widoku Nowe uprawnienia wybierz i podaj NIP lub PESEL osoby, którą chcesz dodać. Zaznacz również, które uprawnienia zostaną nadane.
5.Potwierdź dodanie użytkownika KSeF przyciskiem Nadaj uprawnienia. Użytkownik zostanie zgłoszony do rządowego serwisu KSeF, gdy zgłoszenie zostanie tam przetworzone, uprawniona osoba będzie mogła wykonywać operacje w KSeF.
Zmiana zgłoszonych praw użytkownika
Operacja wymaga posiadania w danej firmie praw do Odczytu uprawnień i Zarządzania uprawnieniami.
Aby otworzyć edycję praw użytkownika w KSeF, kliknij w widoku Uprawnienia w "trzy kropki" w kolumnie Akcje, przy użytkowniku którego uprawnienia chcesz zmodyfikować. Pojawi się dymek menu z poleceniem Edytuj, które należy kliknąć.
Wyświetlony zostanie widok uprawnień danego użytkownika, gdzie można dokonać ich zmiany. Zaznacz te prawa, które chcesz aby dany użytkownik posiadał i kliknij przycisk Zapisz.
Użytkownik zostanie zgłoszony do rządowego serwisu KSeF, gdy zgłoszenie zostanie tam przetworzone, uprawniona osoba będzie mogła wykonywać operacje w KSeF.
Przycisk Usuń obiera użytkownikowi wszystkie prawa i dostęp do firmy w Krajowym Systemie e-Faktur.
Usuwanie uprawnień użytkowników z Krajowego systemu e-Faktur
Operacja wymaga posiadania w danej firmie praw do Odczytu uprawnień i Zarządzania uprawnieniami.
Aby całkowicie usunąć uprawnienia użytkownika do firmy w Krajowym Systemie e-Faktur otwórz edycję praw użytkownika w KSeF (kliknij w widoku Uprawnienia w "trzy kropki" w kolumnie Akcje, i z menu wybierz polecenie Usuń).