Dokument specjalny (DS)

Numer ewidencyjny

W polu możesz wskazać typ wprowadzanego dokumentu księgowego. Program automatycznie ustawia się na wybranym poprzednio typie dokumentu. Z pola listy możesz wybrać dowolny typ wprowadzanego dokumentu. Następnie należy zaakceptować podpowiadany lub podać własny numer kolejny dokumentu w ramach typu dokumentu. Jeśli wprowadzasz numer własny, program sprawdzi, czy numer ten nie powtarza się. Numeracja jednak nie musi być tu ciągła.

Data wprowadzenia

Program pokazuje datę dla programu. Jeżeli chcesz, aby data wprowadzenia była inna, zmień datę dla programu.

Data dokumentu

Wprowadzasz datę z dokumentu, która przyporządkowuje dokument do okresu sprawozdawczego. Dokument nie musi być od razu księgowany, może być skierowany do bufora i tam poczekać na wydanie polecenia księgowania.

Data operacji gospodarczej

Wprowadź datę przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Data wpływu

Wprowadź datę wpływu dokumentu

Dla wygody użytkownika program podpowiada daty. Po wejściu do pola edycyjnego kursor ustawia się na końcu daty. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, użyj do tego klawisza Backspace Jeśli kursor znajduje się na początku pola, wówczas wciśnięcie klawisza spacji spowoduje przejście do kolejnych części daty: do miesiąca i dnia. W polu daty możesz także skorzystać z podręcznego kalendarza, przez naciśnięcie kombinacji klawiszy (ALT+strzałka w dół) lub prawego przycisku myszki. Uwaga ta ma zastosowanie do wszystkich pól daty używanych w programie.

Okres sprawozdawczy

Wybierz okres, w jaki zamierzasz księgować dokument. Program podpowiada okres sprawozdawczy na podstawie daty wpływu, daty dokumentu lub daty operacji gospodarczej, zależnie od ustawień definicji dokumentu. Jeśli w opcjach definiowania dokumentu nie został wybrany sposób podpowiadania okresu sprawozdawczego, będzie on podpowiadany na podstawie daty dokumentu. Jeśli chcesz, aby dokument, który ma datę np. z maja i jest wprowadzany w maju, doliczyć do obrotów z kwietnia, możesz wskazać okres sprawozdawczy IV. Spowoduje to, że dokument będzie miał datę majową, ale doliczony będzie do obrotów kwietnia.

Numer dokumentu

Podajesz symbol i numer własny z dokumentu, np. numer rachunku lub numer polecenia księgowania.

Treść

Możesz podać dowolny tekst opisujący dokument. Tekst ten jest automatycznie dopisywany do dokumentu i pojawi się jako propozycja opisu pola zapisu z tego dokumentu. Dla przyspieszenia wprowadzania danych do tego pola możesz skorzystać z wcześniej wprowadzonych tekstów. Naciskając kombinację klawiszy (ALT+strzałka w dół ) lub wciskając prawy przycisk myszy możesz otworzyć okno prezentujące listę podpowiedzi treści dla tego typu dokumentu. Lista ta jest początkowo pusta, możesz dodawać do niej dowolne własne opisy dokumentu. Tak wprowadzone treści można dowolnie poprawiać lub usuwać.

Znacznik

Możesz nadać znacznik dla dokumentu.

Numer kontrahenta

Wpisujesz numer kontrahenta taki, jaki został mu nadany w kartotece stałych Kontrahentów. Jeśli kontrahent istnieje w kartotece, to w polu Kod pojawi się skrót podanego kontrahenta. Jeżeli natomiast kontrahent o podanym numerze nie istnieje, to w polu Kod pojawi się tekst =nieznany=.

Możesz również podać skrót kontrahenta w polu Kod, jeśli nie pamiętasz jego numeru. Jeśli istnieje kontrahent o podanym skrócie, zostanie on odnaleziony w kartotece stałych Kontrahentów i odpowiedni numer zostanie wpisany w polu Numer kontrahenta.

Jeżeli nie pamiętasz tych szczegółowych danych kontrahenta, wskaż przycisk Kartoteka i wybierz z menu kontrahenta stałego lub incydentalnego. Akcja przeniesie się do okna odpowiedniej kartoteki Kontrahentów. Po wyborze i wskazaniu właściwego kontrahenta należy wskazać przycisk Użyj lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym elemencie kartoteki. Wymusi to powrót do wprowadzania dokumentu z wypełnionymi stosownymi polami zgodnie z wyborem z kontrahenta.

Jeśli wpiszesz dane kontrahenta w ramce kontrahenta, to program nie podpowie stosownego numeru konta analitycznego. Natomiast jeśli najpierw wpiszesz numer konta i numer analityki dla kontrahenta w części zapis, to pole w ramce zostanie wypełnione automatycznie.

Do programu możesz wprowadzać kontrahentów wielokrotnych lub incydentalnych. Postępowanie dla kontrahentów incydentalnych jest znacznie uproszczone. Wypełniając w dokumencie pola związane z kontrahentem możesz wpisać tylko jego numer NIP. Jeśli kontrahent o podanym numerze NIP już jest zapisany w kartotece, wówczas jego skrót i numer zostaną przepisane do dokumentu. Jeśli natomiast kontrahenta nie ma w kartotece Kontrahentów stałych, pola Kod i Numer pozostaną puste – dla oznaczenia kontrahenta incydentalnego – a dokument będzie można poprawnie zaksięgować. Jeśli kontrahenta o podanym NIP nie ma również w kartotece Kontrahentów incydentalnych otwarte zostanie okno dialogu Wprowadzanie danych kontrahenta incydentalnego, w którym można wprowadzić jego dane, bez opuszczania wprowadzanego dokumentu. Jeżeli wprowadzany numer NIP posiada więcej niż jeden z kontrahentów w kartotece pojawi się dialog NIP, w którym wybierzesz właściwego dla wprowadzanego dokumentu.

Przycisk Sprawdź rozwija menu z poleceniami:

•Sprawdź status kontrahenta w VAT – sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT.

•Sprawdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta – sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany

Dokumenty umieszczone w buforze nie muszą mieć wypełnionych wszystkich pozycji.

Przycisk polecenia Waluta przełącza akcję do Tabeli kursów i tam pozwala wybrać właściwy kurs i walutę, w której wprowadzasz kwoty z dokumentu. Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie masz wprowadzonej aktualnej tabeli kursów, możesz ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

W przypadku, gdy waluta już była wybrana, zostanie wyświetlone okno dialogu Wybrana waluta umożliwiającego zmianę waluty na inną. Gdy waluta jest już wybrana, za przyciskiem Waluta jest wyświetlany jej symbol.

W pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwa zmiana waluty w dokumencie. Nie możesz zmieniać waluty, gdy dokument został już zaksięgowany, a także w sytuacji, gdy dla dokumentu zostały utworzone rozrachunki. W tym przypadku, jeśli chcesz zmienić walutę, musisz najpierw usunąć wszystkie rozrachunki tego dokumentu.

Po wybraniu w oknie tabeli kursów przycisku Użyj pojawi się lista:

•kurs średni

•kurs zakupu

•kurs sprzedaży.

Wybierz, po jakim kursie chcesz wykonywać przeliczenia i akcja powróci ponownie do okna wprowadzania dokumentu.

Przycisk Rejestr otwiera okno umożliwiające wprowadzenie danych do rejestru VAT. Proponujemy zacząć wprowadzanie dokumentów od strony rejestru VAT. Przy powrotnym przejściu na dokument można będzie skorzystać z wzorców rozksięgowania, które w znacznym stopniu mogą przyspieszyć wprowadzanie dokumentów. Wprowadzanie danych do rejestru można przyspieszyć poprzez odpowiednio zdefiniowane rejestry i domyślne ustawienia rejestrów przy definiowaniu dokumentów.

Aby zaewidencjonować transakcję wymagającą jednoczesnego rozliczenia podatku naliczonego i należnego należy w polu Nazwa wprowadzić rejestr sprzedaży z rodzajem dostawy towarów dla której podatnikiem jest nabywca (w bazie demo rejestr został zdefiniowany jako: Sprzedaż z odwrotnym opodatkowaniem). Po wypełnieniu pól kwot netto brutto i VAT należy dodać kolejny rejestr – naliczony i wypełnić pola kwot.

W polach zapisów, możesz w ujęciu wartościowym dekretować odpowiednie kwoty na odpowiednie konta.

Zestawienie w ujęciu wartościowo-ilościowym jest dostępne z poziomu programu Handel. Możliwe jest wtedy drukowanie zestawień magazynowych na żądanie i w dowolnym przekroju.

Pole e-Faktura w dokumentach – zawiera polecenie Podgląd, umożliwiające otwarcie faktury elektronicznej w czytelnym formacie, np .pdf.

Lp.

Nadawany jest numer kolejny zapisu.

Treść

Dla przyspieszenia wprowadzania opisu pozycji zapisu, zawartość pola Treść wpisywana w części opisowej dokumentu zostanie automatycznie przeniesiona do pola Opis przy zapisie. Tekst ten możesz zaakceptować lub dowolnie edytować.

Kwota

Po wpisaniu kwoty do pola zapisu po stronie Wn program przeniesie ją automatycznie również na stronę Ma i ustawi się w polu Konto strony Wn. Z prawej strony pola Konto pojawia się przycisk , po wybraniu którego otworzy się okno planu kont, gdzie będziesz mógł wybrać właściwe konto. Możesz oczywiście nie otwierać planu kont i wpisać numer konta bezpośrednio do pola.

Uwaga: Dekrety w dokumentach VAT zawsze należy wprowadzać następująco: kwoty netto i brutto w jednej linii, a VAT w drugiej (przy wykorzystaniu automatycznego przenoszenia księgowań z rejestrów VAT).

Rozbicie kwot ogólnych na kwoty cząstkowe

Kwota dokumentu

Pole, w którym prezentowana jest suma wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) bez księgowań równoległych

Księgowania równoległe

Pole, w którym prezentowana jest suma księgowań równoległych

Razem

Pole, w którym prezentowana jest suma wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) z księgowaniami równoległymi.

Program Finanse i Księgowość umożliwia zdefiniowanie kont walutowych z księgowaniem w walutach obcych. Możliwe jest wprowadzenie dokumentu walutowego (dokumentu specjalnego w walucie obcej, korekty dokumentu specjalnego w walucie obcej oraz dokumentu specjalnego zakupu z samoopodatkowaniem) ze wskazaną walutą i kursem i przeliczenie wartości na PLN.

W celu wystawienia dokumentu specjalnego w walucie obcej użytkownik powinien najpierw zdefiniować własny typ dokumentu (okno Definicje dokumentów), który będzie miał charakter dokumentu specjalnego i w zależności od przyjętego w definicji rodzaju – sprzedaż, zakup lub zakup z samoopodatkowaniem –  może przygotować:

•dokument specjalny sprzedaży w walucie obcej

•dokument specjalny zakupu w walucie obcej

•dokument specjalny zakupu w walucie obcej z samoopodatkowaniem.

Okno formularza dokumentu typu dokument specjalny w walucie obcej jest podobne do okna formularza faktury  VAT złotowej. Ogólne zasady wprowadzania danych są identyczne (użytkownik wypełnia dokument i rejestr VAT, większość pól jest jednakowa).

Istotne różnice, wynikające głównie z walutowego charakteru dokumentu, ewidencji transakcji walutowej, to:

1. Dodatkowe pola na formularzu, z wyjątkiem pola Waluta:

Waluta – nieedycyjne pole informujące o symbolu waluty danego typu dokumentu zdefiniowanego w oknie Definicje dokumentów lub symbolu waluty użytej w rejestrze VAT.

Kurs VAT – nieedycyjne pole informujące o wprowadzonym kursie walutowym dla podatku od towarów i usług.

Kurs CIT/PIT - nieedycyjne pole informujące o wprowadzonym kursie walutowym dla  podatku dochodowego CIT lub PIT.

Kurs VAT nie musi być równy kursowi CIT lub PIT.

Podczas wprowadzania nowego dokumentu w polu kolumny Waluta pojawia się przycisk . który po naciśnięciu przełącza akcję do okna Tabela kursów (o ile wcześniej została wpisana poprawna data dokumentu). W oknie Tabela kursów, czyli kartoteki walutowej Kursy, można wybrać właściwy kurs i walutę (waluty). Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie została wcześniej wprowadzona aktualna tabela kursów, można ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

Po wybraniu kursu według którego mają być dokonywane przeliczenia, akcja powróci ponownie do okna wprowadzania dokumentu.

Gdy waluta już została wybrana, po kolejnym użyciu przycisku wyświetli się okno dialogu Wybrana waluta umożliwiające zmianę waluty na inną.

W pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwa zmiana waluty w dokumencie. Nie można zmieniać waluty lub kursu walutowego na takim zapisie, dla którego został już utworzony rozrachunek.

Kontrahent TT – zaznaczenie znacznika Pokaż znacznik UE w definicji dokumentu spowoduje, że pole  Kontrahent TT (transakcji trójstronnej) jest dostępne, edycyjne [Kontrahent TT]; w przeciwnym wypadku jest nieedycyjne i dla wyróżnienia kolor czcionki nazwy jest szary [Kontrahent TT].

2. Wielowalutowy charakter zapisów w dokumencie

Zapisy na dokumencie specjalnym w walucie obcej nie muszą ograniczać się tylko do jednej waluty obcej, użytkownik  może wprowadzić zapisy w wielu walutach – przygotować i rozliczyć dokument  specjalny wielowalutowy.

3. Rozbicie kwot na dokumencie po przejściu z rejestrów VAT na dokument oraz zapis bilansujący dekret w PLN dla dokumentów specjalnych wielowalutowych.

Program automatycznie przepisuje kwoty z rejestrów VAT po przejściu na dokument:

•wartość netto i wartość brutto przelicza z waluty obcej na PLN po kursie CIT/PIT,

•wartość VAT przelicza z waluty obcej na PLN po kursie VAT,

•wylicza w PLN i wpisuje w dekret kwotę dopełniającą (bilansującą) dekret, wykorzystując w tym celu wcześniej zdefiniowane przez użytkownika Konto księgowania bilansującego dekret (w oknie Parametry stałe > Konta specjalne).

Jeżeli użytkownik nie chce, by system automatycznie przepisywał kwoty z rejestru VAT na dokument, może wyłączyć tę opcję (odznaczając pole Przepisuj kwoty z rejestru VAT na dokument) w oknie Ustawienia trybu pracy wywoływanym np. kombinacją klawiszy Alt+E.

4. Do danego numeru liczby porządkowej (Lp.) przyporządkowana jest grupa bilansująca  – łącząca dodane zapisy. Może ona obejmować wiele zapisów po stronie Wn i Ma. Wartości bilansowane są tylko w złotówkach.

Ponadto, warto pamiętać, że dla każdego konta rozrachunkowego można podać innego kontrahenta.

W dokumencie specjalnym w walucie obcej, odmiennie niż w fakturze VAT w PLN, dla każdego konta rozrachunkowego powstaje oddzielny rozrachunek (po kursie, jaki został użyty w księgowaniu na koncie rozrachunkowym w dokumencie, patrz: Rozrachunki w różnych typach dokumentów).

Przycisk lub skrót klawiszy Alt+Spacja zmienia strony dekretów z Winien na Ma i odwrotnie – z Ma na Winien. Użycie nie powoduje zmiany znaku liczby ("plus"/"minus") w polach Kwota Wn i Kwota Ma.

W przypadku konieczności dokonania poprawek w dokumencie, można sporządzić korektę dokumentu specjalnego w walucie obcej.

Pracę z oknem ułatwiają dodatkowe skróty klawiszowe:

Alt+W – dodawanie nowego zapisu,

Ctrl+Enter – dodawanie nowego zapisu w bilansującej się grupie zapisów.

Enter oraz Ctrl+Enter – "przechodzenie" kursorem i dodawanie nowych zapisów.

Aby dodać nowy zapis w bilansującej się grupie, należy ustawić kursor na polu Konto i użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Enter.

Ponadto, powiązany z formularzem dokumentu rejestr VAT walutowy posiada dodatkowe pola świadczące o jego walutowym charakterze i pozwala na rejestrację danych w walucie obcej.