Dokument importowy (DIM)

Okno otwiera się po wybraniu Dokumenty (Ctrl+1) > Wprowadzanie > DIM Dokument importowy.

Numer ewidencyjny

Możesz wskazać typ wprowadzanego dokumentu księgowego. Program automatycznie ustawia się na wybranym poprzednio typie dokumentu. Z pola listy możesz wybrać dowolny typ wprowadzanego dokumentu. Następnie należy zaakceptować podpowiadany lub podać własny numer kolejny dokumentu w ramach typu dokumentu. Jeśli wprowadzasz numer własny, program sprawdzi, czy numer ten nie powtarza się. Numeracja jednak nie musi być tu ciągła.

Data wprowadzenia

Program pokazuje aktualną datę dla programu.

Data dokumentu

Wprowadzasz datę z dokumentu, która przyporządkowuje dokument do okresu sprawozdawczego. Dokument nie musi być od razu księgowany, może być skierowany do bufora i tam poczekać na wydanie polecenia księgowania.

Data odprawy celnej

Program podpowiada datę dokumentu. Jeśli data odprawy jest inna, wpisz ją do pola edycyjnego. Data ta przyporządkowuje fakturę lub rachunek do okresu sprawozdawczego, a także do odpowiedniego okresu w rejestrze VAT. Data wpływu umożliwia odpowiednie sortowanie dokumentów w Rejestrze Importu.

Okres sprawozdawczy

Wybierz okres, w jaki zamierzasz księgować dokument. Program podpowiada okres sprawozdawczy na podstawie daty odprawy celnej. Jeśli chcesz, aby dokument, który ma datę np. z maja i jest wprowadzany w maju, doliczyć do obrotów z kwietnia, możesz wskazać okres sprawozdawczy IV. Spowoduje to, że dokument będzie miał datę majową, ale doliczony będzie do obrotów kwietnia.

Numer dokumentu

Podajesz symbol i numer własny z dokumentu, np. numer rachunku lub numer polecenia księgowania.

Treść

Możesz podać dowolny tekst opisujący dokument. Tekst ten jest automatycznie dopisywany do dokumentu i pojawi się jako propozycja opisu pola zapisu z tego dokumentu. Dla przyspieszenia wprowadzania danych do tego pola możesz skorzystać z wcześniej wprowadzonych tekstów. Naciskając kombinację klawiszy (ALT + strzałka w dół) lub wciskając prawy przycisk myszy możesz otworzyć okno prezentujące listę podpowiedzi treści dla tego typu dokumentu. Lista ta jest początkowo pusta, możesz dodawać do niej dowolne własne opisy dokumentu. Tak wprowadzone treści można dowolnie poprawiać lub usuwać.

Znacznik

Możesz nadać znacznik dla dokumentu.

e-Faktura

Możesz zaimportować fakturę w postaci elektronicznej i obejrzeć zaimportowany dokument w postaci pliku, np. w formacie .pdf.

Numer kontrahenta

Wpisujesz numer kontrahenta taki, jaki został mu nadany w kartotece stałych Kontrahentów. Jeśli kontrahent istnieje w kartotece, to w polu Kod pojawi się skrót podanego kontrahenta. Jeżeli natomiast kontrahent o podanym numerze nie istnieje, to w polu Kod pojawi się tekst =nieznany=.

Możesz również podać skrót kontrahenta w polu Kod, jeśli nie pamiętasz jego numeru. Jeśli istnieje kontrahent o podanym skrócie, zostanie on odnaleziony w kartotece stałych Kontrahentów i odpowiedni numer zostanie wpisany w polu Numer kontrahenta.

Jeżeli nie pamiętasz tych szczegółowych danych kontrahenta, wskaż przycisk Kartoteka i wybierz z menu kontrahenta stałego lub incydentalnego. Akcja przeniesie się do okna odpowiedniej kartoteki Kontrahentów. Po wyborze i wskazaniu właściwego kontrahenta należy wskazać przycisk Użyj lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym elemencie kartoteki. Wymusi to powrót do wprowadzania dokumentu z wypełnionymi stosownymi polami zgodnie z wyborem z kontrahenta.

Jeśli wpiszesz dane kontrahenta w ramce kontrahenta, to program nie podpowie stosownego numeru konta analitycznego. Natomiast jeśli najpierw wpiszesz numer konta i numer analityki dla kontrahenta w części zapis, to pole w ramce zostanie wypełnione automatycznie.

Do programu możesz wprowadzać kontrahentów wielokrotnych lub incydentalnych. Postępowanie dla kontrahentów incydentalnych jest znacznie uproszczone. Wypełniając w dokumencie pola związane z kontrahentem możesz wpisać tylko jego numer NIP. Jeśli kontrahent o podanym numerze NIP już jest zapisany w kartotece, wówczas jego skrót i numer zostaną przepisane do dokumentu. Jeśli natomiast kontrahenta nie ma w kartotece Kontrahentów stałych, pola Kod i Numer pozostaną puste – dla oznaczenia kontrahenta incydentalnego – a dokument będzie można poprawnie zaksięgować. Jeśli kontrahenta o podanym NIP nie ma również w kartotece Kontrahentów incydentalnych otwarte zostanie okno dialogu Wprowadzanie danych kontrahenta incydentalnego, w którym można wprowadzić jego dane, bez opuszczania wprowadzanego dokumentu. Jeżeli wprowadzany numer NIP posiada więcej niż jeden z kontrahentów w kartotece pojawi się dialog NIP, w którym wybierzesz właściwego dla wprowadzanego dokumentu.

Przycisk Sprawdź rozwija menu z poleceniami:

•Sprawdź status kontrahenta w VAT – sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT.

•Sprawdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta – sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer VIES kontrahenta.

Dokumenty umieszczone w buforze nie muszą mieć wypełnionych wszystkich pozycji.

Przycisk Rejestr otwiera okno umożliwiające wprowadzenie danych do rejestru VAT. Proponujemy zacząć wprowadzanie dokumentów od strony rejestru VAT. Przy powrotnym przejściu na dokument można będzie skorzystać z wzorców rozksięgowania, które w znacznym stopniu mogą przyspieszyć wprowadzanie dokumentów.

W polach zapisów, możesz w ujęciu wartościowym dekretować odpowiednie kwoty na odpowiednie konta.

Zestawienie w ujęciu wartościowo-ilościowym jest dostępne z poziomu programu Handel. Możliwe jest wtedy drukowanie zestawień magazynowych na żądanie i w dowolnym przekroju.

Lp.

Nadawany jest numer kolejny zapisu.

Treść

Dla przyspieszenia wprowadzania opisu pozycji zapisu, zawartość pola Treść wpisywana w części opisowej dokumentu zostanie automatycznie przeniesiona do pola Opis przy zapisie. Tekst ten możesz zaakceptować lub dowolnie edytować.

Waluta

Przycisk przełącza akcję do Tabeli kursów i tam pozwala wybrać właściwy kurs i walutę, w której wprowadzasz kwoty z dokumentu. Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie masz wprowadzonej aktualnej tabeli kursów, możesz ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

W przypadku, gdy waluta już była wybrana, zostanie wyświetlone okno dialogu Wybrana waluta umożliwiającego zmianę waluty na inną. Gdy waluta jest już wybrana, za przyciskiem jest wyświetlany jej symbol.

W pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwa zmiana waluty w dokumencie. Nie możesz zmieniać waluty, gdy dokument został już zaksięgowany, a także w sytuacji, gdy dla dokumentu zostały utworzone rozrachunki. W tym przypadku, jeśli chcesz zmienić walutę, musisz najpierw usunąć wszystkie rozrachunki tego dokumentu.

Po wybraniu w oknie tabeli kursów przycisku Użyj pojawi się lista:

•kurs średni,

•kurs zakupu,

•kurs sprzedaży.

Wybierz, po jakim kursie chcesz wykonywać przeliczenia i akcja powróci ponownie do okna wprowadzania dokumentu.

Dokumenty umieszczone w buforze nie muszą mieć wypełnionych wszystkich pozycji.

Kwota

Po wpisaniu kwoty do pola zapisu po stronie Wn program przeniesie ją automatycznie również na stronę Ma i ustawi się w polu Konto strony Wn. Z prawej strony pola Konto pojawia się przycisk , po wybraniu którego otworzy się okno planu kont, gdzie będziesz mógł wybrać właściwe konto. Możesz oczywiście nie otwierać planu kont i wpisać numer konta bezpośrednio do pola.