Przycisk Szablon numeracji otwiera okno, w którym Użytkownik może zdefiniować swoje szablony. Okno to można otworzyć z menu Dokumenty / Szablony numeracji lub z formatki definiowanego dokumentu, otwartego z menu Dokumenty / Definiowanie / typ definiowanego dokumentu.
Poszczególne typy dokumentów będą miały nadawane numery ewidencyjne według zdefiniowanych szablonów. Jeżeli użytkownik nie zdefiniuje szablonów numeracji, wówczas system sam będzie nadawał dokumentom kolejne numery (numeracja sekwencyjna).Taki typ nadawania numerów obowiązywał we wszystkich dotychczasowych wersjach programu Finanse i Księgowość przed wersją 2013.
Definiując szablon, należy do niego wprowadzić identyfikator zgodny z wyborem typu numeracji: miesięczny, kwartalny lub roczny. Wybierając na przykład typ numeracji kwartalny, w szablonie numeracji musi być zawarty kolejny numer kwartału w roku.
Definiując szablon należy też pamiętać, aby został użyty kolejny numer #n oraz identyfikator roku – #r lub #R. Pozostałe parametry mogą zostać użyte zgodnie z wyborem Użytkownika.
Jeżeli szablony numeracji dla dokumentów zostały zdefiniowane przed utworzeniem nowego roku obrachunkowego, wówczas zostaną do niego przeniesione.
Istnieje możliwość zmiany szablonów numeracji dla dokumentów księgowych zapisanych do bufora. Numeracji jednak nie można zmienić, gdy w buforze zapisany jest dokument danego typu.
Jeżeli po zdefiniowaniu szablonu numeracji został wprowadzony zapis dla danego typu dokumentu w księgach, to przy próbie zmiany szablonu Użytkownik otrzyma komunikat informujący o tym, że szablony numeracji, które są wykorzystane w dokumentach zaksięgowanych, nie są możliwe do zmiany.
W oknie Szablony numeracji widoczna jest tabela, w której znajdują się:
•skróty nazw zdefiniowanych wcześniej dokumentów księgowych,
•szablony, zarówno te, które zostały zdefiniowane wcześniej, jak i możliwe do zdefiniowania. Po wybraniu słowa Szablon w wierszu zawierającym dane wybranego typu dokumentu, zostaje rozwinięta lista makr, służących do zbudowania szablonu.
#n – numer kolejny #d – numer dnia miesiąca bez uzupełnienia zerem #D – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer dnia miesiąca #m – numer miesiąca bez uzupełnień zerem #M – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca #r – dwucyfrowy skrót numeru roku #R – czterocyfrowy numer roku #k – numer kolejny kwartału roku #K – uzupełniany zerami dwucyfrowy numer kolejny kwartału. |
•numeracja, która może przybierać wartości numeracji miesięcznej, kwartalnej, rocznej obrachunkowej lub rocznej kalendarzowej.
Maksymalna długość szablonu numeracji to 32 znaki. W szablonie można wprowadzać dowolne znaki, np. /, nazwy typów dokumentów, itd.
Przyciski poleceń w oknie definiowania szablonów numeracji:
Zapisz – zapisuje wprowadzony typ numeracji
Anuluj – anuluje wprowadzone zmiany przed ich zapisaniem
Edycja – otwiera wcześniej zdefiniowany szablon do edycji.