| Drukuj |
Podczas prowadzenia ksiąg handlowych wykorzystywane są pomocnicze kartoteki systemowe. W programie Finanse i Księgowość mogą być one dwojakiego rodzaju:
•predefiniowane, dostarczone wraz z programem,
•definiowane przez użytkownika.
Kartoteki systemowe spełniają podobne zadania jak tradycyjne, ułatwiając szybkie wyszukiwanie danych:
•przechowują i udostępniają informacje niezbędne w pracy księgowości, umożliwiając łatwe wykonywanie operacji, w których istotną rolę pełni wyszukiwanie danych (np. o kontrahentach);
•umożliwiają automatyzację niektórych operacji, np. wystawiania poleceń przelewu dla banków czy też przeliczania kwot dokumentów podawanych w walucie obcej na kwoty w złotych (kartoteki walut i rachunków bankowych spełniają wyłącznie taką funkcję);
•niektóre kartoteki, z wyjątkiem kartotek walut i rachunków bankowych, mogą być grupą kont analitycznych. Np. kartoteka kontrahentów wielokrotnie staje się poziomem analityki konta. Oznacza to, że zamiast zakładać dla każdego kontrahenta oddzielnie karty w kartotece i potem ręcznie podpisywać pojedyncze konta analityczne pod stosowne konta syntetyczne, wystarczy tylko wpisać kontrahenta do kartoteki, a program wykona pozostałe czynności automatycznie.
Wszystkie okna związane z kartotekami są oknami typu kartoteka. Ich charakterystyczną cechą jest podział przestrzeni okna na skorowidz i formularz (proporcję tego podziału można zmieniać w zależności od potrzeb). W oknach tego typu można wprowadzać, wyszukiwać, przeglądać oraz aktualizować poszczególne pozycje kartoteki.
Kartoteki predefiniowane
W programie założone są następujące kartoteki:
•kartoteka Kontrahenci stali (zawiera stałych odbiorców i dostawców)
•kartoteka Kontrahenci incydentalni(zawiera dane odbiorców i dostawców jednorazowych)
Nie można tworzyć nowych wersji kartotek predefiniowanych – np. nie jest możliwe stworzenie drugiej kartoteki kontrahentów z podziałem na odbiorców i dostawców.
Kartoteki Waluty i Kraje są kartotekami typowo użytkowymi i nie mają żadnych odniesień do planu kont. Natomiast kartoteki Kontrahenci, Pracownicy, Urzędy, Rachunki bankowe są traktowane jako grupa kont analitycznych. Jeżeli dopiszesz te kartoteki pod dowolne konto rozrachunkowe, będą one rozliczane automatycznie per saldo. Jest to bardzo wygodny sposób prowadzenia wszelkich typów rozliczeń.
Dopisanie jednej z tych kartotek pod konto rozrachunkowe oznacza również, że otrzymasz możliwość:
•wystawiania not odsetkowych;
•rozliczania terminów płatności;
•pokazywania transakcji zapłaconych i nie zapłaconych;
•pokazywania nadpłat.
Jeżeli nie będziesz korzystał z możliwości dopisywania pod konta stosownych kartotek, funkcje wymienione wyżej będą dla Ciebie nieosiągalne.
Warto zwrócić uwagę, że grupa kartotek głównych – Kontrahenci, Pracownicy, Urzędy – oferuje podobne rozwiązania funkcjonalne np. Zestawienia rozrachunkowe z poziomu kartotek.
Kartoteki definiowane przez użytkownika
Jeżeli chciałbyś korzystać z innego typu kartoteki niż zdefiniowane w programie, wybierz zakładkę Słowniki z menu zakładkowego Kartoteki i załóż nową kartotekę zgodnie z własnymi preferencjami. Kartoteki zdefiniowane przez użytkownika (słowniki) są również grupą kont analitycznych. Dla słowników można prowadzić rozrachunki wtedy, gdy dopisane będą pod konto rozrachunkowe.