Wymiana danych przez pliki XML

Funkcja importu środków trwałych z pliku XML została zaprojektowana w celu ułatwienia i przyspieszenia procesu ręcznego wprowadzania kartotek środków trwałych, zwłaszcza podczas rozpoczynania pracy z programem lub migracji danych z innego systemu.

 

Uruchomienie eksportu i importu odbywa się przez wybranie polecenia Eksport danych do pliku xml lub Import danych z pliku xml z menu Firma.

 

W niektórych oknach możliwe jest uruchomienie wymiany danych przez pliki XML z menu kontekstowego.

 

Należy jednak pamiętać, że import nie jest pełną migracją danych 1:1. Importowane są wyłącznie podstawowe dane środka oraz jego historyczne umorzenie (traktowane jako Bilans Otwarcia), a nie pełna historia operacji wykonanych na środku.

 

Plik XML wyeksportowany z innej bazy może zawierać pełną historię środka, jednak moduł importu  pomija operacje i zdarzenia wykonywane na tym środku i przenosi wyłącznie dane, które użytkownik mógłby wprowadzić ręcznie podczas zakładania nowej kartoteki środka trwałego. Celem importu jest zautomatyzowanie wypełnienia pól dostępnych na etapie tworzenia środka.

 

Przykład:

Jeśli użytkownik eksportuje środek z Bazy A (gdzie był on amortyzowany przez rok) i importuje go do Bazy B, program nie przeniesie dwunastu miesięcznych operacji amortyzacji i nie zapisze ich w zakładce Operacje. Przeniesie jedynie dane początkowe.

 

Aby poprawnie odzwierciedlić wartość netto środka na dzień importu:

1.Przed importem użytkownik musi ręcznie zmodyfikować plik XML, należy:

•uzupełnić pole DataRozpoczeciaObliczen (Datę rozpoczęcia ewidencji i amortyzacji środka w programie),

•zaktualizować pola odpowiadające dotychczasowemu umorzeniu (m.in. UmorzenieRozpoczeciaBil, UmorzenieWBiezacymRokuDegresywnymBil) do wartości aktualnej na dzień rozpoczęcia pracy w nowej bazie.

2.W przeciwnym razie, jeśli użytkownik zaimportuje plik bez zmian, środek będzie miał nieaktualną wartość netto. Użytkownik musiałby wtedy ręcznie (w programie) uzupełnić wszystkie brakujące operacje amortyzacji.

 

Zaimportowane środki trwałe zawsze otrzymują status Niezatwierdzony. Jest to działanie celowe, umożliwiające użytkownikowi weryfikację i uzupełnienie danych przed rozpoczęciem naliczania amortyzacji.

 

Po zaimportowaniu plików XML należy dla każdego środka wykonać następujące czynności:

1.Zweryfikować poprawność wszystkich zaimportowanych danych (m. in. wartość początkowa, dotychczasowe umorzenie w zakładce Historia).

2.Uzupełnić brakujące pola, które nie podlegają importowi:

oW zakładce Nazwa wybrać Sposób nabycia.

oW zakładce Amortyzacja ustawić Częstotliwość odpisu (np. miesięczna, kwartalna).

3.Po weryfikacji i uzupełnieniu danych, należy wykonać operację Zatwierdzenie oraz Wyznaczenie planu amortyzacji.