Okno Inwentaryzacja środków trwałych - Symfonia ERP Środki Trwałe

W tym oknie dostępne są wyniki poszczególnych etapów inwentaryzacji środków trwałych. W dolnej części okna wyświetlana jest tabela z listą inwentaryzowanych środków. W górnej części okna widoczne są pola i przyciski poleceń sterujące procesem inwentaryzacji:

Na rynku dostępne jest wiele modeli terminali przenośnych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. Terminale te posiadają różne systemy operacyjne, a ich funkcjonalność zależy głównie od zainstalowanego oprogramowania firm trzecich.

Przy wyborze należy zwrócić uwagę na to czy na dany system jest dostępna odpowiednia aplikacja pozwalająca uzyskać pożądany rezultat pracy.

Funkcjonalność terminala przenośnego w dużej mierze zależy od oprogramowania jakie zostanie do niego dokupione, standardowo nie posiadają „funkcji inwentaryzacji”. Nieliczne firmy produkujące kolektory posiadają kreatory interfejsu pozwalające na samodzielne stworzenie „programu”, który będzie służyć do inwentaryzacji.

Środki trwałe posiadają funkcje eksportu i importu plików tekstowych, które mogą być użyte do przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą kolektora danych. Do generowania etykiet środków trwałych jest używana symbolika Kod 128 (Code 128), obsługiwana przez praktycznie wszystkie urządzenia dostępne na rynku.

Standardowo proces pracy z urządzeniem wygląda następująco:

1.Ustawienie szablonów księgowania inwentaryzacji.

2.Eksport bazy dla terminala, w formie pliku tekstowego, z programy Środki Trwałe.

3.Ustawienie oprogramowania na kolektorze do odczytu danego formatu danych.

4.Wgranie pliku tekstowego bazy na kolektor – plik ten nie jest konieczny, jednak pozwala na kontrolę odczytywanych danych. Dzięki niemu kolektor ma możliwość wyświetlenia np. nazwy przypisanej do odczytywanej etykiety inwentarzowej.

5.Przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą terminala poprzez zeskanowanie etykiet środków trwałych, z ewentualnym zaktualizowaniem informacji dotyczących lokalizacji środka i dodaniem notatek.

6.Pobranie pliku z danymi z kolektora.

7.Opcjonalnie: dodatkowa obróbka pliku.

8.Ustawienie wczytywanego formatu pliku (mapowanie kolumn).

9.Wczytanie pliku do okna inwentaryzacji.

10.Utworzenie środków z nieznanych identyfikatorów (nadwyżek inwentaryzacyjnych) – niezatwierdzonych.

11.Zapisanie wyników inwentaryzacji.

12.Likwidacja niedoborów środków trwałych.

13.Rozliczenie niedoborów części składowych środków trwałych.

14.Wycena i zatwierdzenie nadwyżek.

15.Wycenia i rozliczenie nadwyżek części składowych środków trwałych.

16.Aktualizacja miejsca użytkowania środka trwałego

Opis okna

Element okna	Opis
Zapisz	Zapisuje zmiany listy środków widocznej w dolnej części okna. Lista ta będzie później dostępna z okna Operacje po wybraniu przycisku Szczegóły w opisie operacji inwentaryzacji.
	Rozpoczyna zatwierdzanie środków trwałych do obliczeń. Jego wybranie otwiera okno dialogu Zatwierdzanie nowych środków.
	Uruchamia operację zmiany wartości środka po wykryciu dodatkowej części składowej. Należy go stosować dla środków bez włączonej pełnej ewidencji części składowych. Jego wybranie otwiera okno dialogu Zmiana wartości.
	Umożliwia wprowadzenie zmian związanych z niedoborem lub nadwyżką części składowych dla środków z włączoną pełną ewidencją części składowych. Powoduje otworzenie okna opisu środka trwałego na panelu Stawki, w którym można przeprowadzić zmiany.
	Umożliwia udokumentowanie likwidacji środka, nie odnalezionego w czasie inwentaryzacji. Jego wybranie otwiera okno dialogu Likwidacja środka.
	Umożliwia przeprowadzenie zmiany miejsca użytkowania środków trwałych, które odnaleziono w innym miejscu niż zaewidencjonowane. Jego wybranie otwiera okno dialogu Zmiana miejsca użytkowania środków.
	Umożliwia dodanie do listy środka trwałego. Jego wybranie otwiera okno dialogu Dodaj środek.
	Umożliwia dodanie do listy części składowej środka trwałego. Jego wybranie otwiera okno dialogu Dodaj część składową.
Zbiór grup	Rozwijana listy wyboru zestawu grup inwentaryzacyjnych wykorzystanych w ustawieniach filtru. Po wybraniu nazwy zestawu grup z rozwijanej listy, można do każdego ze środków na liście przypisać grupę inwentaryzacyjną. W tym celu należy z menu kontekstowego wybrać polecenie Przypisz do grupy i w otwartym oknie dialogu Wybierz grupę inwentaryzacji wskazać nazwę grupy.
	Umożliwia wprowadzenie wyników inwentaryzacji przeprowadzonej z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych na listę środków widoczną w dolnej części okna. Powoduje otworzenie okna dialogu Czytaj dane z pliku, w którym należy określić parametry wczytania pliku tekstowego z wynikami działania czytników. Warunkiem koniecznym dla zastosowania tej metody prowadzenia inwentaryzacji jest wcześniejsze oznakowanie wszystkich posiadanych środków etykietami z kodem kreskowym.
	Umożliwia zapisanie (wyeksportowanie) do pliku tekstowego listy środków widocznej w dolnej części okna. Powoduje otworzenie okna dialogu Zapisz dane do pliku, w którym należy określić parametry zapisywania do pliku tekstowego.
	Umożliwia wybór ustawień filtrujących listę środków. Jego wybranie otwiera dialog Filtr inwentaryzacji.
	Umożliwia wybór kolumn na liście środków. Jego wybranie otwiera okno Wybierz widoczne kolumny.
	Umożliwia uruchomienie wykonywania raportów, wysyłających wyniki swojego działania do arkusza Excel. Jego wybranie otwiera okno Raporty.
	Umożliwia uruchomienie wykonywania raportów otwierając okno Raporty. W polu obok przycisków poleceń wyświetlona jest liczba pozycji na liście w dolnej części okna.

Znaleziono numer

W tym polu uruchamiany jest mechanizm szybkiego wyszukiwania środka na liście i potwierdzania jego zainwentaryzowania. W polu należy wpisać, zależnie od wybranej obok pozycji z rozwijanej listy numer ewidencyjny, porządkowy lub fabryczny środka na liście i przycisnąć klawisz Enter. Wynikiem tego działania będzie znalezienie środka na liście i powiększenie liczby w kolumnie Stan o jeden. Przeszukiwane są wszystkie pola z numerem fabrycznym, dla każdego ze środków. Jeżeli prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa i inwentaryzowane są środki zaewidencjonowane w jednej pozycji, to numer należy wpisać tyle razy, ile jest środków. Jeżeli środek o wybranym numerze nie zostanie odnaleziony to pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Wybranie odpowiedniego przycisku w oknie komunikatu spowoduje, że otworzy się okno dialogu Dodaj środek, w którym można wprowadzić środek na listę.

Z tej rozwijanej listy można wybrać miejsce użytkowania. Jeżeli w tym polu wybrane jest miejsce użytkowania, to podczas inwentaryzacji środka zostanie ono wpisane w kolumnie Znaleziono w:. Gdy wybrany jest --brak miejsca użytkowania-- to do kolumny Znaleziono w wpisywane jest miejsce widoczne w kolumnie Oczekiwano w.

Dla tak wprowadzonych środków w kolumnie Ilość oczekiwana widoczna jest wartość 0. Można ją zmienić zaznaczając wiersz opisu środka i wybierając klawisz skrótu Alt+I. Pojawi się komunikat z informacją o zerowej ilości oczekiwanej, z propozycją jej zmiany na 1. Wybranie przycisku Tak spowoduje zmianę stanu oczekiwanej ilości środków.

Na liście w dolnej części okna szczególne znaczenie ma kolumna oznaczona nagłówkiem . Kliknięcie w tym polu powoduje pojawienie się w nim znacznika oraz powiększenie liczby w kolumnie Stan do wartości w kolumnie Ilość ocz., czyli zainwentaryzowania środka trwałego (lub identycznych środków). Kolejne kliknięcie powoduj wyświetlenie komunikatu z pytaniem, czy powiększyć stan o kolejny środek. W niektórych sytuacjach, wygodniejsza może być edycja pola w kolumnie Stan, przez jego dwukrotne kliknięcie. Jeżeli występuje różnica stanu w polach Ilość ocz. i Stan dla środka dodanego w wyniku inwentaryzacji (Ilość ocz.=0) to znacznik ma inny kolor. To samo działanie można przeprowadzić zaznaczając wiersz opisu środka i wybierając klawisz skrótu Alt+t.

Kolumny Oczekiwano w i Znaleziono w odnoszą się do miejsc użytkowania środka. W kolumnie Oczekiwano w widoczne jest miejsce użytkowania, do którego środek jest przypisany. W kolumnie Znaleziono w: widoczne jest miejsce użytkowania, w którym rzeczywiście zinwentaryzowano środek.