Inwentaryzacja

Aby przygotować wydruk etykiet otwórz kartotekę środków trwałych (Ctrl+1), kliknij przycisk i wykonaj raport Etykiety środków trwałych - graficzny.

Uruchamiając raport uwzględnij te środki, dla których chcesz przygotować etykiety.

W oknie ustawień raportu można określić parametry układu wydruku takie jak na orientacja strony, liczba kolumn i wierszy, marginesy itp.

Więcej informacji w opisie raportu >>

Zależnie od wybranego rodzaju wydruku (podgląd/wydruk) kliknięcie przycisku OK przygotuje podgląd wydruku lub wydruk etykiet.

Z okna podglądu można uruchomić wydruk przyciskiem lub zapisać go do PDF przyciskiem .

Czytniki kodów kreskowych

Zasada działania czytników kodów kreskowych podłączanych do komputera (przez port USB, RS32 lub Bluetooth) polega na emulowaniu klawiatury komputera: po odczytaniu kodu kreskowego przez czytnik, kod ten zamieniany jest na postać alfanumeryczną i wysyłany do komputera. Efekt jest identyczny jak przy wprowadzeniu numeru z klawiatury komputera. Większość czytników ma opcję dodawania znaku Enter po każdym odczytanym kodzie kreskowym. Ustawienie tej opcji jest bardzo przydatne w programie, ponieważ nie musimy dodatkowo zatwierdzać odczytanego czytnikiem numeru.

Inwentaryzację przy pomocy czytnika kodów kreskowych przeprowadzamy bezpośrednio w oknie Inwentaryzacja środków trwałych. Musimy pilnować, aby kursor znajdował się przez cały czas w polu edycyjnym do wprowadzania numeru środka w górnej części okna. Po przeczytaniu kodu kreskowego przez czytnik, numer ten pojawia się w w/w polu. Jeżeli ustawiliśmy opcję automatycznego zatwierdzania w czytniku (dodanie kodu klawisza Enter po odczytanym kodzie kreskowym), następuje szybkie odszukanie środka na liście i zwiększenie jego stanu o jeden. Kursor wraca do pola edycyjnego i program gotowy jest do wprowadzenia kolejnego numeru.

Terminale przenośne

Terminale przenośne z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych to urządzenia całkowicie niezależne, za pomocą których w bardzo wygodny sposób można przeprowadzić inwentaryzację posiadanych środków. Terminale posiadają wewnętrzną pamięć, w której zapisany jest wynik inwentaryzacji. Po zakończeniu inwentaryzacji, terminal można podłączyć do komputera i przesłać dane. Dane z terminana zapisywane sa do pliku tekstowego, który można zaimportować w programie.

Przykład - Zawartość pliku pobranego z terminala

nr_ewid;ilosc;
808/SI/2;1;
808/BIU/4;1;
808/BIU/5;1;
740/BIU/8;1;
741/SI/9;1;
491/BIU/10~1;1;
491/BIU/10~2;1;
491/BIU/10~4;1;

Na rynku dostępne jest wiele modeli terminali przenośnych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. Terminale te posiadają różne systemy operacyjne, a ich funkcjonalność zależy głównie od zainstalowanego oprogramowania firm trzecich.

Przy wyborze należy zwrócić uwagę na to czy na dany system jest dostępna odpowiednia aplikacja pozwalająca uzyskać pożądany rezultat pracy.

Funkcjonalność terminala przenośnego w dużej mierze zależy od oprogramowania jakie zostanie do niego dokupione, standardowo nie posiadają „funkcji inwentaryzacji”. Nieliczne firmy produkujące kolektory posiadają kreatory interfejsu pozwalające na samodzielne stworzenie „programu”, który będzie służyć do inwentaryzacji.

Środki trwałe posiadają funkcje eksportu i importu plików tekstowych, które mogą być użyte do przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą kolektora danych. Do generowania etykiet środków trwałych jest używana symbolika Kod 128 (Code 128), obsługiwana przez praktycznie wszystkie urządzenia dostępne na rynku.

Aby przygotować plik txt z danymi dla terminala przenośnego:

1.Otwórz okno inwentaryzacji środków trwałych przyciskiem (Alt+i) w oknie kartoteki środków trwałych.

2.Kliknij przycisk (Alt+p).

3.W  otwartym oknie wprowadź ustawienia zapisu zgodnie z wymogami formatu danych dla przenośnego terminala:

•Separator pól – określa znak/symbol rozdzielający poszczególne pola (kolumny) danych.

•Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól – zaznacz aby w pierwszym wierszu eksportowanego pliku danych umieścić nazwy danych (kolumn).

•Eksportowane pola – użyj przycisków (Dodaj, Usuń) aby w odpowiedniej kolejności dodać pola danych z listy do przygotowywanego pliku.

•Eksportuj części składowe – zaznacz aby uwzględnić poszczególne części składowe zestawów.

•Nie eksportuj zinwentaryzowanych środków – zaznacz aby pominąć środki które zostały już zinwentaryzowane.

4.Kliknij Zapisz aby zakończyć operację i utworzyć plik z danymi.

Przykładowy plik z danymi dla przenośnego terminala

Nr ewidencyjny;Nazwa

D-001;Drukarka 3D S-100

D-002;Drukarka 3D S-200

D-003;Drukarka 3D M-100

D-004;Drukarka 3D M-200

D-005;Drukarka 3D XL-300

P-001;Piec komorowy L

P-002;Piec komorowy XL

Dostępne w programie grupy inwentaryzacyjne ułatwiają przeprowadzanie jednej inwentaryzacji z podziałem na osoby, miejsca czy etapy. Grupy funkcjonują w oparciu o przypisane do środka Cechy środka i wykorzystywane są do filtrowania środków w arkuszu inwentaryzacyjnym.

Definiowanie grup (cech środków)

Grupy, czyli dostępne w programie cechy środków trwałych, definiowane są w oknie Ustawienia > Lista cech.

Aby grupa cech mogła być użyta w procesie inwentaryzacji musi mieć oznaczenie tylko jedna, co oznacza że można przypisać do środka tylko jedną grupę z danego zbioru grup inwentaryzacyjnych. Grupy inwentaryzacyjne przypisane do środka są jego cechami i mogą zostać wykorzystywane tak jak inne jego cechy przypisane poza inwentaryzacją.

Przypisanie środków do grup (cech środków)

Przypisanie środków do grup (cech) zwykle dla pojedynczych środków wykonywane jest na zakładce Inne, ale w przypadku listy inwentaryzowanych środków dostępna jest również operacja zbiorcza.

Wybranie Zbioru grup z rozwijanej listy wyświetli w kolumnie Grupy poszczególne cechy z tej grupy, które zostały przypisane do środków (tylko jedna cecha z grupy).

Aby dla zaznaczonych na liście inwentaryzacji środków zmienić lub nadać cechę z aktualnie wybranej grupy:

1.Wybierz z menu podręcznego polecenie Przypisz do grupy.

2.W otwartym oknie dialogowymi wybierz cechę, którą chcesz przypisać lub jeśli chcesz usunąć cechę wybierz -- brak grupy --.

3.Potwierdź zmianę przyciskiem Przypisz.

4.Aby trwale zastosować zmiany w przypisaniu cech kliknij przycisk Zapisz w oknie inwentaryzacji.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji środków trwałych w systemie, wskazane jest zdefiniowanie elementów szablonów księgowań, wykorzystywanych do rozliczenia skutków inwentaryzacji.

Ustawienia > Szablony księgowań

W związku z inwentaryzacją niezbędne jest zdefiniowanie szablonu księgowania (wzorca dokumentu prostego, który odzwierciedla wynik księgowy operacji na środkach trwałych) dla następujących operacji możliwych do wystąpienia:

•Stwierdzenie niedoboru

•Stwierdzenie nadwyżki

•Rozliczenie niedoborów środków – likwidacja

•Rozliczenie niedoborów części składowych – częściowa likwidacja

•Rozliczenie niedoborów części składowych – korekta umorzenia

•Rozliczenie nadwyżek

•Rozliczenie nadwyżek części składowych – zwiększenie wartości

Przygotowany szablon powinien zostać przypisany do środków trwałych przed wykonaniem operacji związanych z inwentaryzacją (rozliczeniem wyników inwentaryzacji).

Zmiana przypisanego szablonu księgowania >>

Kliknięcie przycisku (Alt+i) rozpoczyna otwiera dialog z ustawieniami wyboru środków do inwentaryzacji.

Ustawienia wyboru środków

Inwentaryzacja środków – wybierz, które środki wybrane zostaną do inwentaryzacji:

•Tylko dla bieżącego środka – inwentaryzacja zostanie otworzona tylko dla aktualnie wskazanego w kartotece środka trwałego.

•Dla wszystkich zaznaczonych środków – inwentaryzacja zostanie otworzona dla aktualnie wybranych w kartotece środków trwałych.

•Dla wszystkich środków z bieżącej listy – inwentaryzacja zostanie otworzona dla wszystkich środków trwałych z aktualnie wyświetlanej listy.

Data operacji – podaj datę z jaką rejestrowana jest operacja inwentaryzacji. Jest to aktualna data operacji.

Uwzględnij środki nie zatwierdzone – zaznacz, aby do inwentaryzacji z listy dołączyć również środki nie zatwierdzone.

Uwzględnij środki sprzedane – zaznacz, aby do inwentaryzacji z listy dołączyć również środki oznaczone jako sprzedane.

Uwzględnij środki zlikwidowane – zaznacz, aby do inwentaryzacji z listy dołączyć również środki oznaczone jako zlikwidowane.

Komentarz – można tu wpisać własny komentarz na temat przeprowadzanej operacji inwentaryzacji. Wprowadzony tu komentarz widoczne jest później w szczegółach wykonanej operacji na środku trwałym.

Klikniecie przycisku Wykonaj otworzy okno Inwentaryzacja środków trwałych z listą środków wybranych do inwentaryzacji.

Zapisywanie zmian

Aby zachować utworzoną inwentaryzację i wprowadzone w niej zmiany kliknij przycisk Zapisz. Po zapisaniu zmian możesz bezpiecznie zamknąć arkusz aby wrócić do niego później.

Ponowne otwarcie arkusza inwentaryzacji

Aby otworzyć zapisaną wcześniej inwentaryzację otwórz kartotekę Operacje (Ctrl+3) oszukaj ją na liście. Kliknięcie przycisku Szczegóły otwiera ponownie arkusz inwentaryzacji.

Aby przygotować wydruk arkusza dla wykonywanego spisu:

1.W oknie Inwentaryzacja środków trwałych kliknij przycisk .

2.W oknie dialogu wyboru raportu wydruku wybierz Inwentaryzacja - arkusz spisu - graficzny i potwierdź przyciskiem Wykonaj.

3.W oknie ustawień raportu uzupełnij dodatkowe informacje prezentowane na wydruku

•Skład komisji inwentaryzacyjnej,

•Datę rozpoczęcia spisu,

•Imię i nazwisko osoby wyceniającej,

4.Dodatkowe parametry wydruku umożliwiają:

•Dodaj rodzaj i numery fabryczne – na wydruku dodane zostaną informacje o rodzaju i numerze fabrycznym środków trwałych.

•Dodaj pola cena i wartość – na wydruku dodane zostaną informacje o cenie i wartości środków trwałych.

•Drukuj części składowe – na wydruku umieszczone zostaną również informacje o częściach składowych środków trwałych.

•Dodaj n pustych wierszy na końcu arkusza – oprócz inwentaryzowanych środków wydruk zostanie rozszerzony o liczbę n pustych wierszy do ręcznego uzupełnienia w trakcie inwentaryzacji.

•Opis raportu – wprowadzony tutaj opis inwentaryzacji wyświetlany będzie poniżej nagłówka arkusza.

5.Kliknij Wykonaj aby przygotować wydruk.

Przez wprowadzenie numeru ewidencyjnego / porządkowego / fabrycznego

Wybierz z rozwijanej listy rodzaj numeru ewidencyjny, porządkowy, fabryczny, według którego chcesz wprowadzać środki trwałe do inwentaryzacji.

Sprawdź również czy wskazane zostało w polu obok miejsce użytkowania, dla którego prowadzona będzie inwentaryzacja.

Wprowadzenie w polu obok numeru i potwierdzenie przyciskiem Enter spowoduje powiększenie o jeden stanu odpowiadającego mu środka trwałego.

Edycja stanu na liście

Ręczne wprowadzenie stanu

Alternatywną metodą jest bezpośrednie wprowadzenie zaewidencjonowanej ilości środków w kolumnie Stan. Podwójne kliknięcie na pozycji przełącza ją w tryb edycji umożliwiając ręczne podanie stanu środków.

Zwiększenie stanu o jeden

Kliknięcie w pierwszej kolumnie zwiększa zinwentaryzowany stan środka o jeden.

Dodany w ten sposób środek zostanie również oznaczony jako znaleziony w wybranym powyżej listy miejscu użytkowania.

W przypadku wykorzystania czytnika kodów kreskowych do wprowadzania spisu z natury, operacja wygląda podobnie jak przy ręcznym wprowadzaniu numeru ewidencyjnego/porządkowego/fabrycznego.

1.W polu Znaleziono numer wybierz według którego numeru ewidencyjnego/porządkowego/fabrycznego odczytywane będą środki trwałe.

2.Sprawdź wybrane w polu obok miejsce użytkowania, dla którego prowadzona będzie inwentaryzacja.

3.Ustaw kursor w polu tekstowym w prawej strony (kliknij prawym przyciskiem myszy).

4.Odczytuj kolejno numery środków trwałych, aby dodawać je pojedynczo do spisu.

Jeśli po odczytaniu kodu nie następuję automatyczne zatwierdzenie środka (klawisz Enter) sprawdź konfigurację posiadanego czytnika kodów kreskowych.

Aby wczytać spis z natury wykonany na terminalu przenośnym i zapisany do pliku tekstowego:

1.W oknie inwentaryzacji kliknij przycisk Odczytaj dane z pliku (Alt+o).

2.W oknie Czytaj dane z pliku wskaż plik zdanymi spisu który chcesz wczytać.

3.Określ zastosowany w pliku Separator pól (znak oddzielający poszczególne pola/kolumny).

4.Określ czy pierwszy wiersz zawiera nazwy pól. Zapisanie nazw w pierwszym wierszu ułatwia dopasowanie pól w kolejnym kroku.

5.Używając przycisków przyporządkuj pola z pliku do odpowiadających im pól na liście w programie, np.:

Na arkuszu inwentaryzacji stan zostanie powiększony o wartości z pola w pliku przypisanego do pola Stan z listy.

Jeśli plik nie zawiera zarejestrowanych wartości dla pola Stan, wtedy każdy środek z wczytywanego pliku będzie powiększał stan o jeden.

Jeśli pierwszy wiersz nie jest wykorzystywany do przechowywania nazw pól wtedy pola zostaną wymienione kolejno jako Pole1, Pole2, Pole3 itd.

6.Kliknij Czytaj aby rozpocząć aktualizację arkusza inwentaryzacji danymi z pliku.

W trakcie inwentaryzacji istnieje możliwość wyboru miejsca, z którego wprowadzane są środki. Aby środki zostały oznaczone miejscem znalezienia należy przed ich inwentaryzacją wybrać z listy miejsce, z którego prowadzony jest spis.

Miejsca użytkowania prezentowane są w kolumnach:

•Oczekiwano w – miejsce użytkowania, do którego środek jest przypisany w module.

•Znaleziono w – miejsce użytkowania, w którym rzeczywiście zinwentaryzowano środek.

Jeżeli miejsce inwentaryzacji nie zostanie wybrane wtedy środki zostaną oznaczane jako znalezione w miejscu, w którym były oczekiwane.

Różnice miejsc nie mają wpływu na rozliczenie wartościowo-ilościowe, ale można je wykorzystać do filtrowania listy środków.

Raport Inwentaryzacja – rozliczenie wykonany z opcją Pokaż tylko różnice wykaże m.in. środki, których miejsce znalezienia jest inne niż oczekiwane.

Zmiana miejsca użytkowania środka

Widoczne w kolumnie Znaleziono w miejsce nie skutkuje faktyczną zmianą miejsca użytkowania środka.

Zmianę miejsca użytkowania należy wykonać ręcznie dla danego środka, w oknie inwentaryzacji operacja ta dostępna jest pod przyciskiem (Alt+m). Wykonywana w ten sposób zmiana miejsca użytkowania zostanie automatycznie opatrzona komentarzem że wynika z

Możliwe jest wykonanie tej operacji bezpośrednio z okna inwentaryzacji przyciskiem (Alt+m). W takiej sytuacji zmiana miejsca użytkowania zostanie automatycznie opatrzona komentarzem, że powstała w wyniku inwentaryzacji środków z dnia...

Wprowadzanie środków nie zarejestrowanych w programie

W trakcie wprowadzania stanu środka, program sprawdza czy znajduje się on na aktualnej liście inwentaryzacji. Jeśli na liście inwentaryzacji brakuje zainwentaryzowanego w naturze środka trwałego:

•ale jest wprowadzony w programie, to program zapyta się czy dodać go do listy inwentaryzacji.

•i nie został on zarejestrowany w programie, wyświetlone zostanie zapytanie czy dodać nowy środek trwały do listy środków i inwentaryzacji.

Dodawanie środka

Potwierdzenie dodania brakującego w programie środka wyświetli dialog, w którym należy uzupełnić jego podstawowe dane: nazwę i numer fabryczny.

Po potwierdzeniu przyciskiem Dodaj, utworzony zostanie nowy środek trwały. Aby uzupełnić pozostałe dane środka trwałego kliknij na nim dwukrotnie, aby otworzyć go do edycji.

Metoda ta nie umożliwia dodania nowych części składowych środków trwałych.

Dodawanie części składowych

Aby dodać nową część składową wskaż w oknie inwentaryzacji środek trwały i kliknij przycisk (Ctrl+gwiazdka z klawiatury numerycznej). Wyświetlony zostanie dialog w którym należy wprowadzić nazwę i numer ewidencyjny części składowej.

Po potwierdzeniu przyciskiem Dodaj, utworzona zostanie nowa część składowa środka. Aby uzupełnić pozostałe dane części składowej wskaż środek trwały i kliknij przycisk (Alt+k), aby otworzyć go do edycji.

Zatwierdzanie środka

Aby zatwierdzić dodany środek wybierz nowy środek trwały w oknie inwentaryzacji i kliknij przycisk (Alt+z). Operacja zatwierdzenia środka zostanie automatycznie opatrzona komentarzem, że wynika z nadwyżki inwentaryzacji.

Po zakończeniu i zapisaniu inwentaryzacji można wykonać księgowanie jej wyniku. W tym celu:

1.Otwórz okno Operacje (Ctrl+3).

2.Na drzewku listy operacji odszukaj inwentaryzację i kliknij przycisk (Alt+e).

3.W oknie Rodzaj dokumentów wybierz jaki rodzaj dokumentów opisujących inwentaryzację zostanie przygotowany.

Aby uwzględnić zarejestrowane niedobory zaznacz Inwentaryzacja - niedobory.

Aby uwzględnić zarejestrowane nadwyżki zaznacz Inwentaryzacja - nadwyżki.

4.Kliknij przycisk Wykonaj aby przygotować podgląd księgowania.

5.W oknie księgowania sprawdź przygotowane dane a w razie potrzeby uzupełnij je lub popraw.

6.Aby przesłać księgowanie do programu finansowo-księgowego kliknij przycisk Eksport do FK, podaj rodzaj wprowadzanego dokumentu i zatwierdź przyciskiem OK.

Likwidacja środków trwałych z okna inwentaryzacji wykonywana jest przyciskiem . Realizowana w ten sposób operacja likwidacji zostanie automatycznie opatrzona komentarzem informującym, że wynika ona z inwentaryzacji.