Moduł umów pozwala na zarządzania umowami przez wiele działów i osób przy zachowaniu dostępu i poufności danych. Konfigurację rozpoczynamy od przejścia do Ustawienia Aplikacji > Umowy oraz opublikowania teczki umowy w dziale, w którym przechowywane lub przygotowywane są umowy.
Utworzenie teczek w kilku działach pozwoli nam też zarządzać uprawnieniami do danych umów.
Teczki/Kategoria
Utworzenie pierwszej teczki rozpoczynamy od kliknięcia na przycisk Dodaj teczkę. Wybieramy Dział oraz możemy dodać osoby, lub grupy które będą miały automatycznie dostęp do tworzonej umowy.
•Dodaj teczkę – publikujemy teczkę umowy w kolejnym dziale,
•Dodaj kategorie – dodajemy kategorię do umów w danej teczce,
•Edytuj – możemy zmienić automatycznie nadawane uprawnienia do tworzonych umów.
Zmiana ustawienia nie wpływa na już utworzone umowy, tylko na nowo tworzone.
•Usuń – teczkę można usunąć, ale należy pamiętać że jeśli posiadają już utworzone umowy to nie będą one dostępne dla pracowników.
Rodzaje umów
Przypisanie umów do jednego rodzaju pozwoli wyszukać w bazie danych umów tego rodzaju z różnych teczek. Słownik rodzajów jest domyślnie pusty, dając Administratorowi umów pełną dowolność w tworzeniu struktury słownika.
Ustawienia
Ustawienia ogólne
Pole - Rodzaj umowy na projekcie umowy –
Czy włączyć obsługę pełnomocnictw –
Ile dni przed zakończeniem umowy wysłać powiadomienie do opiekuna i administratora – ustawienie liczby dni przed upływem terminu umowy dla wysyłki powiadomienia do opiekuna i administratora.
Czy automatycznie ustawić status na ZAKOŃCZONA – gdy włączone status umowy zostanie automatycznie zmieniony na Zakończona po przekroczeniu terminu jej obowiązywania. Do osoby odpowiedzialnej wysłane zostanie związane z tym powiadomienie.
Numeracja
Zawiera konfigurację numerowania rejestrowanych umów.
Domyślną numeracją umów jest {NR}/{RRRR} na którą składa się:
•{NR} – kolejny numer,
•{RRRR} – rok.
Szablon numeracji umów jest konfigurowalny. Jest to możliwe w Ustawieniach Aplikacji w zakładce Narzędzia - Szablon znaku umów. Do dyspozycji mamy znaczniki:
•{NR%n} – numer kolejny dopełniony z lewej strony zerami do %n cyfr, np. {NR4}, {NR}
•{RRRR} – pełny rok,
•{RR} – rok – dwie ostatnie cyfry,
•{MM} – miesiąc (zawsze dwucyfrowy, np. 03),
•{SYMB_JEDN_ORG} – Symbol jednostki organizacyjnej,
•{SYMB_PRAC} – Symbol pracownika,
•{RWA} – Symbol teczki.
Resetowanie licznika numeracji
Licznik resetuje się w zależności od zastosowanych znaczników, jeśli znaczniki zawierają w sobie licznik będzie zerował według najmniejszego:
•jeśli w szablonie jest {MM} – licznik będzie resetował się co miesiąc,
•jeśli w szablonie jest {RR} – licznik będzie resetował się co rok.
Przykład szablonu: {RWA}/{RR}/{MM}/{NR4} – w tym przypadku licznik będzie zerował się co miesiąc.
Pola umowy
Rodzaj umowy – włącza wymóg wypełnienia pola Rodzaj umowy.
Włączenie wyboru jako nasza "Strona umowy" pełnej listy kontraktów – gdy włączone do wyboru będzie dostępna pełna lista firm z bazy klientów, gdy wyłączone do wyboru będą tylko te kartoteki klientów, które ustawione zostały w strukturze organizacyjnej w polu Dane jednostki dla wybranego elementu struktury (element struktury organizacyjnej musi mieć ustawiony typ jednostki Organizacja/Firma.
Dodatkowe opcje finansowe
Dodatkowe zabezpieczenie należytego wykonania umowy – zabezpieczenie należytego wykonania umowy dostępne są na zakładce Finansowe, która aktywowana jest po wprowadzeniu wartości umowy. Przycisk ZABEZPIECZENIA UMOWY pozwoli na wprowadzenie informacji do umowy o klauzulach zabezpieczeń umowy. Forma zabezpieczeń – określa jaka forma zabezpieczenia została zastosowana do umowy, wybierając:
•gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – informacja zostanie zapisana na umowie w celach informacyjnych, wybór tej opcji nie powoduje dodatkowych funkcjonalność w systemie,
•kaucja – wybranie kaucji spowoduje dostępność dodatkowych funkcjonalności w systemie opisanych poniżej,
o% kaucji od wartości umowy – jest to procent wartości umowy, który zostaje zatrzymany od wystawionej faktury,
oTermin zwrotu kaucji – informacja o terminie zwrotu kaucji, data jest wykorzystywana przez moduł płatności przy tworzeniu zapisu o terminie płatności kaucji,
o% redukcji po odbiorze końcowym – procent od wartości kaucji, który jest zatrzymany do odbioru końcowego,
oTermin zwrotu kaucji – dotyczy terminu zwrotu % redukcji po odbiorze końcowym , data jest wykorzystywana przez moduł płatności przy tworzenie zapisu o terminie płatności kaucji,
oWarunki potrącenia kaucji – jak realizowane są potrącenia:
oz każdej faktury
oz pierwszej faktury
oinne – wybór tego rozwiązania powoduje brak obliczeń kaucji na fakturach i brak automatów tworzących płatności.
Rozszerzenie dla sektora budowlanego - Koszty Ogólne Budowy (KOB) – umowy umożliwiają zapisywanie informacji o Kosztach Ogólnych Budowy (KOB) zawartych w umowach. Po włączeniu dodatku na zakładce Finansowe dodana zostanie sekcja Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).
Procedura przeglądu umowy
Wybór predefiniowanej procedury obiegu dla przeglądu umowy.
Uprawnienia do archiwizowania i zarządzania umowami
Przypisanie działów odpowiedzialnych za umowy do grup użytkowników
Przycisk otwórz wywołuje okno Rejestry zawierające powiązania działów z grupami. Definicje powiązań wykorzystywane są automatycznego przyznania grupie użytkowników, praw do umowy, na podstawie wybranego na umowie Działu.
Konfiguracja dostępu
Z aplikacją zostają zainstalowane predefiniowane grupy systemowe, które mają określone role:
•UMOWY - Projekty umów – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do zakładki PROJEKTY UMÓW, która służy do rozpoczęcia przeglądu umowy.
•UMOWY - Prawnicy – w procesie obiegu projektu umów, możemy przekazać projekt do prawników, osoby z tej grupy otrzymają dokument na stanowisko do przeglądu.
•UMOWY - Dostęp do aplikacji – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do moduł i mogą przeglądać umowy do których mają uprawnienia.
•UMOWY - Nadzór nad archiwum – użytkownicy mający dostęp do tworzenia umowy w bazie umów, i mający dostęp do wszystkich umów w systemie, niezależnie od tego czy grupa zostanie przypisana do Zarządzania teczką. System pozawala na zdefiniowanie więcej grup nadzorujących proces archiwizacji umów jednak pozostałe grupy, będą miały dostęp tylko do wybranych teczek w których zostały użyte.
Sekcja Pozostałe grupy wprowadzone przez Administratora umożliwia dodanie własnych grup użytkowników i praw.
Wiele grup nadzoru nad archiwum
W organizacji, w której istnieją osobne zbiory umów i administratorzy umów są różnymi osobami, potrzebne jest zdefiniowanie osobnych grup Nadzoru nad archiwum. w tym celu w Ustawieniach Aplikacji/Umowy/Grupy tworzymy nową grupę przydzielamy do niej osoby i możemy ją przydzielić do wybranej teczki lub kategorii.
Cechy (dodatkowe pola umowy)
Aplikacja umowy pozwala na definicję dodatkowych pól dostępnych w oknie umowy na zakładce Cechy.
•Powyższa formatka składa się z poszczególnych pól:
•Nazwa – oznaczenie dodatkowego pola.
•Typ pola – Rodzaj pola, np. lista rozwijana, radio button. Istnieje możliwość wybrania gotowych elementów, np. listy pracowników. Wartość ta nie podlega edycji po zapisie!
•Symbol – Unikalna wartość w obrębie danego tenanta,
•Alias – Ciąg znaków, który może być wykorzystany w procedurze workflow zamiast ID, które może się zmienić,
•Podpowiedź – tekst wyświetlany po najechaniu myszą na pole,
•Priorytet – kolejność wyświetlania dodatkowych pól,
•Grupa – zbiór cech (wybieramy grupę UMOWA).
Przegląd umów z zabezpieczeniami
Po wprowadzeniu na umowie informacji o zabezpieczeniach do umowy w module zostanie dodana zakładka ZABEZPIECZENIA, w której dostępne będą tylko umowy mają wprowadzone zabezpieczania umowy. Wszystkie wprowadzane informacje są prezentowane w kolumnach.
Pojawi się informacja o umowie i zabezpieczeniach do umowy, w przypadku umowy która posiada zabezpieczenie kaucją pojawi się dodatkowo informacja o kwocie kaucji, która powinna zostać potrącona przy płatności.
Narzędzia
Import umów (z pliku XLSX)
Symfonia Obieg Dokumentów umożliwia importowanie umów z pliku utworzonym w programie Microsoft Excel z rozszerzeniem XLS lub XLSX, jest to szczególnie przydatne, jeśli rozpoczynamy pracę z modułem umów i mamy prowadzony wewnętrznie w firmie rejestr umów w MS Excel.
Pliku importu musi być odpowiednio przygotowany dla programu, żeby aplikacja poprawnie zaimportowała dane w tym celu został przygotowany szablon do importu, który należy uzupełnić np. kopiując kolumny danych z istniejącego spisu umów.
W celu pobrania szablonu kliknij Pobierz w oknie dialogu importu.
Szablon ma zdefiniowane kolumny ich nazwa nie mają znaczenia przy imporcie, ale znaczenia ma ich kolejność, dlatego można zaimportować dane z własnego pliku MS Excel, ale należy ułożyć dane w tej samej kolejności co w szablonie. w przypadku pustego pola lub pola, które dane przy imporcie zostaną odczytane jako błędne np. błędnie wprowadzona data, umowa zostanie zaimportowana, ale pole zostanie pominięte.
Wraz z importem umów można zaimportować cechy umowy, przed przystąpieniem do importu należy utworzyć dla Spraw cechy, które chcemy zaimportować. Kluczem importu jest nazwa cechy, którą należ skopiować i umieścić w nazwie kolumny P czyli po Terminie zwrotu Kaucji. Jeśli posiadamy więcej cech do kolejnych kolumn wprowadzamy kolejne nazwy cech. System przy imporcie wyszuka odpowiednią cechę i ustawi jej wartość. Obecnie możliwe do importu są Cechy o typie tekstowym, daty i list jednokrotnego wyboru.
Opis kolumn i ich sposób weryfikacji przy imporcie:
•*Symbol teczki – pole obowiązkowe, ponieważ w tej wskazanej teczce zostanie umowa utworzona. Symbol możemy odczytać z pierwszej zakładki TECZKI/KATEGORIE na poniższym zrzucie ekranu widać jest to BFiA.41,
•Numer umowy – pole zawiera nasz wewnętrzny numer umowy – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne,
•Numer umowy klienta – pole zawiera numer klienta – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne,
•*Opis umowy – pole tekstowe obowiązkowe,
•Uwagi – pole tekstowe nie obowiązkowe,
•Nasza firma NIP – (pole numeryczne bez dodatkowych znaków) nasz firma jeśli pole jest puste ustawiony zostanie firma do której przypisana jest licencja systemu,
•Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, w przypadku braku kontrahenta w bazie system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta,
•Data zawarcia – pole data,
•Data obowiązywania Od – pole data,
•Data obowiązywania Do – pole data, jeśli pole jest pusta umowa jest bezterminowa,
•Wartość umowy – pole walutowe,
•Rodzaj umowy – pole tekstowe – nazwa z istniejącego słownika rodzaju umów,
•Status – pole tekstowe – nazwę z 4 dostępnych statusu należy wkleić w komórkę (OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA, ZAKOŃCZONA, ANULOWANA),
•% kaucji – pole numeryczne – umowna wartość zabezpieczenia,
•Termin zwrotu kaucji – pole data.
* Symbol teczki
Usuwanie błędnego importu umów
Jeśli import umów pominie rekordy ze względu na błędne dane, możemy poprawić plik z danymi i ponownie zaimportować umowy. Nie jest konieczne każdorazowe usuwanie umów, jeśli każda umowa ma swój wewnętrzny numer, ponieważ system ponownie nie zaimportuje takiej umowy a tylko doda te, których nie ma jeszcze w swoim wykazie. Jednak import nie powoduje aktualizacji danych już istniejących, dlatego może istnieć konieczność usunięcia wszystkich umów w bazie.
Narzędzie usuwania umów pozwoli nam wykonać operację czyszczenia bazy i umożliwić ponowny import danych.
