Dodając użytkownika w portalu Obieg dokumentów należy wybrać jakiego typu będzie jego konto:
•użytkownik systemu – może logować się do systemu, i wykonywać czynności administracyjne.
•użytkownik portalu – typ konta "Portal user" przeznaczony dla typowych użytkowników pracujących z portalem. Użytkownik tego typu może logować się do systemu, z dostępem do podstawowych czynności.
•użytkownik bez możliwości zalogowania się – nie zużywający licencji użytkownik, którego można przypisać w strukturze organizacyjnej firmy.
•bez typu.
Typ konta ma istotny wpływ na funkcjonalności dostępne dla użytkownika portalu Obieg dokumentów.
Czynności dostępne dla kont typu Użytkownik portalu (portal user)
Użytkownik portalu jest użytkownikiem, który posiada dostęp do systemu Obiegu Dokumentów, ale jego możliwości wykonywania różnych funkcji są limitowane do tych podstawowych.
Użytkownik portalu powinien zostać dodany do odpowiednich grup aby nabyć uprawnienia tj. do grupy PRACOWNICY oraz do grup z dostępem do danych aplikacji m. in. Umowy – dostęp, Faktury – dostęp, Delegacje – dostęp.
Użytkownik portalu a Faktury zakupu
W aplikacji faktury zakupu użytkownik portalu ma dostęp do dwóch zakładek: Wprowadzanie oraz Moje faktury.
W zakładce Wprowadzanie wczytuje plik z fakturą zakupy, weryfikuje i uzupełnia pola po prawej stronie ekranu i tworzy fakturę. Po jej utworzeniu może jeszcze uzupełnić pozostałe dane na zakładce szczegóły i zapisać dokument oraz dodać ewentualne komentarze.
Użytkownik portalu nie ma możliwości uruchomienia procedury na dokumencie oraz nie może uczestniczyć w procedurze obiegu. Po zapisaniu dokument trafia na stanowisko rejestracji, gdzie można być uruchomiona procedura obiegu.
W zakładce moje faktury użytkownik portalu widzi tylko dokumenty, które zostały przez niego wprowadzone. Może weryfikować ich status oraz otworzyć je i dodać do nich komentarz.
Ten rodzaj konta użytkownika nie ma dostępu do zakładek koszty, powiązania, nie ma również możliwości akceptacji faktur.
Użytkownik portalu a Delegacje
W aplikacji Delegacje, użytkownik portalu ma dostęp do jednej zakładki – Moje. W ramach tej zakładki może dodawać nowe własne delegacje oraz mieć wgląd do archiwalnych własnych delegacji. W ramach procesu delegacji może wprowadzić wniosek oraz wykonać pełne rozliczenie. Otrzyma dostęp także do delegacji, która została mu zlecona przez przełożonego.
Natomiast konta tego rodzaju nie mają dostępu do akceptacji wniosków innych użytkowników.
Użytkownik portalu a Umowy i Sprawy
W ramach aplikacji Umowy, użytkownik portalu ma dostęp do wglądu (w trybie do odczytu) do umów oraz spraw w archiwum, które zostały mu udostępnione w formie nadania uprawnienia do danej umowy/sprawy.
Użytkownik portalu a Wnioski zakupowe
W aplikacji Wnioski zakupowe użytkownik portalu ma dostęp tworzenia, składania i przeglądania własnych wniosków zakupowych.
Użytkownik tego rodzaju nie ma możliwości przeglądania i akceptacji wniosków innych użytkowników.