Aplikacja Sprawy pozwala na tworzenie spraw, czyli elektronicznych koszulek na dokumenty. W sprawie można połączyć kilka dokumentów powiązanych tematycznie, jak również tworzyć zadania i podpinać pliki. Może być udostępniana wybranym pracownikom i mieć określony termin realizacji. Dzięki tym funkcjonalnościom sprawę możemy wykorzystać na zarówno do grupowania dokumentów, jak i zarządzania projektami.
Elementy głównego okna Sprawy:
Sprawa jako sposób organizacji dokumentów
Wykorzystanie sprawy jako elektronicznej koszulki na dokumenty pozwala m.in. na przetrzymywanie w jednym miejscu pisma, załączników do niego i odpowiedzi na nie, dzięki czemu możemy śledzić historię dokumentu. Sprawy takie najczęściej tworzymy z dokumentu.
Dokumentami w sprawie zarządzamy z poziomu kartoteki sprawy w zakładce Dokumenty.
Na zawartość zakładki Dokumenty składa się lista dokumentów z wyszukiwarką, Pasek narzędzi oraz panel nawigacyjny Foldery. Jeśli w sprawie zostały utworzone podsprawy, pod które podpięto dokumenty, to zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych sprawi, zostaną one wyświetlone na liście.
Czynności takie, jak: dodawanie, edycja, przekazywanie itd. wykonujemy analogicznie jak w aplikacji Dokumenty.
Jakie dokumenty widzę?
W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może być różny.
Poniżej przykłady:
Przypadek |
Uprawnienie na sprawie |
Uprawnienie na dokumencie |
Użytkownik odczytuje wszystkie dokumenty w sprawie |
Odczyt, Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza. |
Prawo do odczytu nie zostało odebrane. |
Użytkownik odczytuje tylko dokumenty dodane przez siebie |
Prawo do Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza zostało odebrane.
|
Prawo do odczytu zostało odebrane. |
Użytkownik odczytuje dokumenty dodane przez siebie i takie, do których jest uprawniony |
Prawo do Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza zostało odebrane.
|
Prawo do odczytu nie zostało odebrane na wybranych dokumentach. |
To, że jakiś dokument jest widoczny na liście w zakładce Dokumenty, nie oznacza, że użytkownik może go odczytać.
Sprawa jako plan zadań
Sprawa może być wykorzystania do połączenia ze sobą kilku zadań składających się na jedno duże zadanie lub mały projekt, np. podpisanie umowy z klientem poprzedzone spotkaniami i przygotowaniem dokumentacji. Zdarzenia możemy dodawać do sprawy w zakładce Terminarz w kartotece sprawy.
W zakładce Terminarz możemy zarządzać różnymi typami zdarzeń. Dodawanie, edycja i usuwanie zdarzeń odbywa się analogicznie, jak w aplikacji Zadania. Dodając nowe zdarzenie, pole Numer sprawy uzupełniane jest automatycznie.
Aby zmienić widok listy zdarzeń, klikamy ikonę Widok i z rozwiniętej listy wybieramy: chronologiczny, lista lub tablica.
•Widok Chronologiczny – domyślnie ustawiany.
•Widok Listy.
•Widok Tablicy – wyświetlane zostaną jedynie zadania, które nie zostały wykonane (bądź zostały wykonane w bieżącym tygodniu).
Dodatkowo zawartość listy możemy filtrować tak, aby wyświetlane były zdarzenia: dla spraw podrzędnych, cykliczne lub załatwione.
Zdarzenia do sprawy możemy dodawać również w aplikacji Kalendarz, Kanban lub Terminarz - wypełniając pole Numer sprawy w formularzu zdarzenia. Zdarzenia takie będą wyświetlane w karcie Terminarz sprawy.
Wybrane opcje Menu
W menu okna Sprawy znajduje się kilka dodatkowych funkcjonalności:
•Przenieś sprawę – sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie.
Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
•Zamknij sprawę – akcja powodująca oznaczenie sprawy jako Zamknięta, co spowoduje brak możliwości edycji takiej sprawy. Po zamknięciu sprawy, w miejsce opcji Zamknij sprawę pojawi się opcja Wznów sprawę, która pozwoli na otwarcie i edycję.
•Wyłącz dla mnie powiadomienia - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
•Powiadom – wysłanie powiadomienia wraz z możliwością szybkiego otworzenia sprawy.
•Historia – wyświetlanie informacji o zmianach w sprawie.
•Sprawdź poziom uprawnień – wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie.
•Komasowanie spraw – w przypadku, gdy dwie osoby utworzyły podobne sprawy, można je złączyć w jedną poprzez zamknięcie wybranej i przeniesienie wszystkich dokumentów oraz zdarzeń do sprawy wyznaczonej jako sprawa do pozostawienia.
Usunięte sprawy możemy również przywracać z poziomu kartoteki sprawy jako opcja na liście w menu:
Przy każdorazowym usuwaniu spraw konieczne jest potwierdzenie wykonania tej operacji.