Moduł Kalendarz służy do zarządzania zdarzeniami, które zwykle zapisuje się w kalendarzu. Użytkownik z poziomu modułu może utworzyć następujące zdarzenia: zadanie, spotkanie, termin oraz rozmowę telefoniczną.
Interfejs modułu Kalendarz można podzielić na dwie główne części. Na górze widać oś czasu, którą można przewijać w prawo lub lewo. Kliknięcie wybranego dnia na osi spowoduje wyświetlenie zdarzeń zapisanych w danym terminie. Zdarzenia prezentowane są w formie listy i każde z nich dodatkowo posiada ikonę, która w graficzny sposób pozwala rozróżnić typ zdarzenia.
Przy dolnej krawędzi ekranu widoczne są dodatkowe elementy, które umożliwiają wygodne filtrowanie zdarzeń. W zakładce Moje znajdują się zdarzenia powiązane z osobą, która korzysta w danej chwili z aplikacji. Zakładka Zlecone gromadzi zdarzenia, które zostały zlecone innej osobie. Natomiast z poziomu zakładki Pracownicy możliwe jest podejrzenie Kalendarza innej osoby, który został wcześniej udostępniony zalogowanemu użytkownikowi.
Kliknięcie zdarzenia na liście daje możliwość podejrzenia jego szczegółów. W zależności od typu zdarzenia widok szczegółów może różnić się prezentowanymi informacjami.
Z poziomu modułu Kalendarz możliwe jest utworzenie nowych zdarzeń następującego typu:
•zadanie – służy zlecaniu poleceń służbowych, najlepiej pojedynczych czynności. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi TODO.
•spotkanie – służy do rejestracji zdarzeń, w których uczestniczą inne osoby. Ze względu na to, że nie można go tak łatwo przełożyć, wyróżniony został jako osobny typ. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi VEVENT.
•termin – dowolne zdarzenie, na przykład urlop, termin ważności ubezpieczenia, rocznica. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi VEVENT.
•rozmowa telefoniczna – miejsce, w którym zapisuje się informacje o odbytej przez telefon rozmowie z klientem. Do rejestracji zaplanowanej rozmowy należy użyć zadania, a informację o tym, że ktoś nie odbiera lub jest nieobecny, umieścić w komentarzu. Dopiero zrealizowana rozmowa powinna być odnotowana jako Rozmowa. W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi JOURNAL.
Poza tym użytkownik ma możliwość edycji istniejących zdarzeń, dodawania załączników oraz komentarzy. Możliwe jest również oznaczanie zdarzeń jako załatwione lub niezałatwione oraz wysyłanie powiadomień.
Aby dodać zadanie, należy: 10.Kliknąć przycisk menu 11.Kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz zadanie.
12.Uzupełnić pola: oTemat – miejsce na wpisanie tematu zadania. oData rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozpoczęcia zadania. oGodzina – pozwala ustawić godzinę rozpoczęcia zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty. oCzas trwania – pozwala ustawić czas trwania zadania. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości. oOpis – służy do szerszego opisania celu zadania. oDla kogo – pozwala powiązać zadanie z konkretną osobą. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowe zadanie jest powiązane z jego autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku. oSprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy. oKlient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta.
13.Kliknąć przycisk Zapisz. Zadanie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza. |
i wybrać opcję Aby utworzyć spotkanie, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz spotkanie.
3.Uzupełnić pola:
4.Kliknąć przycisk Zapisz. Spotkanie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza. |
Aby dodać termin, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz termin.
3.Uzupełnić pola: oTemat – miejsce na wpisanie tematu zdarzenia, które jest tworzone. oData rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozpoczęcia. oGodzina – pozwala ustawić godzinę rozpoczęcia. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty. oCzas trwania – pozwala ustawić czas trwania zdarzenia. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości. oOpis – służy do szerszego opisania dodawanego zdarzenia. oDla kogo – pozwala zaprosić konkretne osoby. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowy termin jest powiązany z jego autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku. oSprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy. oKlient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta.
4.Kliknąć przycisk Zapisz. Termin zostanie utworzony, a użytkownik wróci do widoku kalendarza. |
Dodawanie rozmowy telefonicznej
Aby dodać rozmowę telefoniczną, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Utwórz rozmowa telefoniczna.
3.Uzupełnić pola: oTemat – miejsce na wpisanie tematu rozmowy. oData rozpoczęcia – po kliknięciu pola pojawi się kalendarz, z którego w prosty sposób można wybrać datę rozmowy. oGodzina – pozwala ustawić godzinę odbycia rozmowy. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie godziny oraz minuty. oCzas trwania – pozwala ustawić czas trwania rozmowy. Po kliknięciu pola pojawi się wygodny mechanizm, który umożliwi wybranie potrzebnej wartości. oOpis – służy do szerszego opisania rozmowy, zanotowania ustaleń i tak dalej. oDla kogo – pozwala powiązać rozmowę z konkretną osobą. Po kliknięciu przycisku Szukaj osób można wybrać pracownika z listy. Domyślnie nowa rozmowa jest powiązana z jej autorem. Aby usunąć osobę z listy, należy kliknąć znak minusa, który pojawi się przy nazwisku. oSprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowej sprawy. oKlient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta.
4.Kliknąć przycisk Zapisz. Zdarzenie zostanie utworzone, a użytkownik wróci do widoku kalendarza. |
Moduł Kalendarz, poza tworzeniem nowych zdarzeń różnych typów, pozwala na edycję tych, które już istnieją w systemie. W ramach edycji można poprawić wszystkie wprowadzone dane, dodać załącznik lub komentarz, a także wysłać powiadomienie do wskazanej osoby.
Podgląd kalendarza innego pracownika
Aby zobaczyć kalendarz innego pracownika, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Kliknąć przycisk Pracownicy widoczny na dolnym pasku.
3.Kliknąć listę oznaczoną strzałką i wybrać pracownika, którego kalendarz ma zostać podejrzany. 4.na liście pojawią się zdarzenia. |
Aby powiadomić o zdarzeniu, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Odszukać i kliknąć zdarzenie, dla którego ma zostać wysłane powiadomienie. 3.W widoku szczegółowym kliknąć przycisk z trzema kropkami i wybrać opcję Powiadom.
4.Na liście pracowników kliknąć osobę, która ma zostać powiadomiona.
5.Wprowadzić treść powiadomienia i kliknąć OK. 6.Powiadomienie zostanie wysłane do wskazanej osoby, a użytkownik wróci do widoku szczegółów zdarzenia. |
Oznaczenie zdarzenia jako Załatwione
Aby oznaczyć zdarzenie jako załatwione, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać oznaczone jako załatwione. 3.W widoku szczegółowym kliknąć przycisk z trzema kropkami i wybrać opcję Załatwione.
4.Użytkownik wróci do widoku szczegółów zdarzenia. W sekcji Status pojawi się informacja o tym, że zdarzenie ma status ZAKOŃCZONE.
Jeżeli dla zdarzenia, które oznaczono jako ZAKOŃCZONE, wykonana zostanie procedura opisana powyżej, zamiast opcji ZAŁATWIONE pojawi się NIEZAŁATWIONE. Klikając tę opcję, można ponownie zmienić status zdarzenia. |
Dodawanie komentarza do zdarzenia
Aby dodać komentarz do zdarzenia, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać skomentowane. 3.Na dolnym pasku kliknąć Komentarze.
4.W polu Dodaj komentarz wprowadzić treść wiadomości i kliknąć przycisk zielonego trójkąta. Komentarz pojawi się na liście. |
Dodawanie załącznika do zdarzenia
Aby dodać załącznik, należy: 1.Kliknąć przycisk menu 2.Odszukać i kliknąć zdarzenie, które ma zostać uzupełnione o załącznik. 3.Na dolnym pasku kliknąć Załączniki.
4.Kliknąć przycisk plusa i z menu wybrać jedną z opcji: oZrób zdjęcie – włączony zostanie aparat, po wykonaniu zdjęcia plik zostanie dołączony do zdarzenia. oWybierz zdjęcie – otwarta zostanie galeria zdjęć zapisanych w telefonie, po wybraniu zdjęcia zostanie ono dołączone do zdarzenia. oWybierz plik – otwarte zostanie systemowe narzędzie do zarządzania plikami, po wskazaniu odpowiedniego pliku zostanie on dołączony do zdarzenia.
5.Niezależnie od źródła załącznika dodany plik pojawi się na liście załączników powiązanych z konkretnym zdarzeniem.
Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego pobranie na urządzenie mobilne i umożliwi zapoznanie się z jego treścią. Należy jednak pamiętać o tym, że na urządzeniu mobilnym musi być zainstalowana aplikacja, która daje możliwość przeglądania danego formatu pliku. |