Faktury na tym etapie dostępne są w widoku W obiegu ze statusem Opis faktury.
Dokumenty oczekujące na użytkownika widoczne są również w znajdującym się na pulpicie widget-cie Workflow wraz z przypisanym etapem do wykonania Przyjęcie faktury i uzupełnienie metryki. Kliknięcie przycisku Dokument otwiera okno edycji faktury.
W przypadku, gdy jako Osoby Merytoryczne wskazane zostały osoby z jednego działu posiadają one jeden proces, na którym wymagane jest wprowadzenie opisu merytorycznego wyłącznie przez jedną osobę merytoryczną. Opisanie i zatwierdzenie oznacza zakończenie procesu i przekazanie faktury na etap akceptacji.
Jeśli wybrane Osoby Merytoryczne są z różnych działów otrzymują własną procedurę do wykonania, dzięki czemu koszty mogą zostać rozpisane przez wiele działów niezależnie od siebie.
Po otrzymaniu faktury jako Osoba Merytorysta zapoznajemy się z dokumentem oraz decydujemy o dalszej ścieżce obiegu dokumentu poprzez kliknięcie jednego z przycisków na panelu obiegu z prawej strony okna dokumentu.
Przyjmuję i opisuję kosztowo
Faktura została przekazana prawidłowo i chcemy opisać kosztowo fakturę.
Przycisk przenosi do kolejnego etapu, na którym jako Osoba Merytoryczna należy w oknie faktury otworzyć zakładkę Koszty i wprowadzić koszt.
Koszty można wprowadzić na kilka sposobów, w zależności od naszej wygody i potrzeb poprzez wprowadzenie ręczne kosztu, wykorzystanie wzorców kosztowych lub importu kosztów z XLS.
Koszty mogą zostać wprowadzone ręcznie w oparciu o wbudowane słowniki – Projekt, MPK, RK, Dodatkowa Analityka. Aby dodać koszt w oparciu o wbudowane słowniki kliknij przycisk
Jeśli faktura ma zostać rozpisana na kilka pozycji podczas wprowadzania kosztów po wcześniejszym wybraniu słowników, należy wprowadzić zmiany w polu Udział(%) lub Wartość. •Udział (%) – system domyślnie wprowadza udział w 100%, jednak w przypadku gdy mamy kilka pozycji kosztowych możemy określić ich % udział, tym samym automatycznie będzie przeliczana informacja w polu Wartość; •Wartość – jeśli nie posiadamy na fakturze % udziału, tylko informację o wartości pozycji kosztowych, możemy uzupełnić pole Wartość, tym samym automatycznie zostanie uzupełnione pole Udział (%);
Po zapisaniu informacji pozycje kosztowe zostaną wprowadzone na zakładce Koszty. |
na zakładce Koszty mogą być wprowadzane m.in. poprzez import kosztów z pliku XLS. Aby zaimportować koszty, należy przejść w oknie faktury do zakładki Koszty, a następnie na pasku narzędzi kliknąć przycisk Importuj koszty.
W oknie należy w pierwszym polu wskazać ścieżkę do importowanego pliku XLS.
Drugie pole umożliwia wybranie Szablonu importu, na podstawie którego interpretowane będą importowane dane.
Zaimportowane informacje po zapisaniu będą widoczne na zakładce Koszty. |
Koszty mogą być wprowadzane m.in. poprzez import kosztów z pliku CSV. Aby zaimportować koszty, należy przejść w oknie faktury do zakładki Koszty, a następnie na pasku narzędzi kliknąć przycisk Importuj.
Krok 1 
W oknie należy w polu Plik należy wskazać ścieżkę do importowanego pliku CSV.
W kolejnych polach ustawiane są parametry formatu pliku CSV: •Separator kolumn – określa znak używany do oddzielenia kolumn. •Separator tekstu – określa znaki między którymi znajdują się dane tekstowe. •Kodowanie – strona kodowa znaków w importowanym pliku (określająca sposób zapisu polskich znaków).
Kliknij Dalej aby przejść do kolejnego kroku kreatora.
Krok 2 
W drugim kroku kreatora importu z CSV należy powiązać kolumny z danych importowanego pliku z polami kosztów na wprowadzanym dokumencie. Parowanie wykonuje się metodą "przeciągnij i upuść".
W polu Zacznij od podaj wiersz, od którego będą importowane dane (jeśli plik CSV zawiera nazwy kolumn, to zwykle import wykonywany jest od wiersza nr 2).
W części Wartości domyślne można wybrać domyślne wartości poszczególnych danych jeśli w importowanym pliku jest ich brak.
Kliknięcie Dalej uruchamia import danych.
Krok 3 Wyświetla podsumowanie importu. Kliknij Dalej lub Zamknij aby zakończyć i zamknąć okno kreatora. |
Wzorce kosztowe definiowane są bezpośrednio w oknie faktury na zakładce Koszty poprzez kliknięcie na pasku narzędzi przycisku Nowy.
Przycisk otwiera okno tworzenia automatu kosztowego, w którym wprowadzamy informacje pozwalające zapamiętać na koncie pracownika rozpisaną fakturę na podstawie kwoty lub % opisanych kosztów. Utworzony automat może zostać również przypisany do kontrahenta, dzięki czemu otrzymując fakturę od kontrahenta, możemy automatycznie rozpisywać koszty (np. abonament za telefon).
Zdefiniowany automat pozwala na ponowne wykorzystanie mechanizmu do rozpisania na kolejnych fakturach poprzez kliknięcie na pasku narzędzi przycisku Uruchom.
Jeśli jest kilka definicji wzorców wtedy w otwartym oknie można wybrać, który z nich zostanie zastosowany dla dokumentu.
1. Każdy pracownik widzi wyłącznie swoje wzorce kosztowe. 2. Usuwanie wzorców jest możliwe wyłącznie z poziomu Administratora. 3. Informacje o utworzonych wzorach kosztowych przypisanych do użytkowników są widoczne w ustawieniach faktur w sekcji wzorce kosztowe. |
Wniosek zakupowy Opcja dostępna jest wraz z modułem Wnioski zakupowe. Pracownik może do faktury dołączyć Wniosek zakupowy, który wcześniej został utworzony i zaakceptowany przez przełożonego.
Płatność Na zakładce Powiązania w sekcji Płatności pracownik opisujący fakturę może wykonać kilka czynności:
•Blokuj płatność – przycisk pozwala na dodanie informacji dla osoby wykonującej płatności żeby nie wykonywała realizacji płatności dla tego dokumentu. Tym samym przyciskiem włączmy i wyłączamy blokadę płatności. •Potwierdzenie płatności – jest to informacja dla osoby wykonującej zlecenia przelewu do Banku że kontrahent prosi o wysłanie do niego potwierdzenia płatności. Po wprowadzeniu do faktury potwierdzenia płatności, osoba zarządzająca potwierdza dodanie załącznika, a osoba zainteresowana otrzymuje powiadomienie o dodaniu załącznika. •Środki własne pracownika – przycisk służy do przypisania pracownika, który z własnych środków wykonał płatność tej faktury i należy mu się zwrot. Pracownik może dodać konto bankowe, na które środki powinny zostać przekazane. W module płatności przy tworzeniu przelewu utworzą się dane przelewu nie dla Sprzedawcy faktury a dla wybranego pracownika. Lista pracowników ograniczona jest tylko do osoby wprowadzającej i tylko osoby mające uprawnienia do zarządzania płatnościami, mogą ustawić dowolną osobę z firmy na fakturze. |
Po uzupełnieniu pozycji kosztowych decydujemy czy faktura wymaga weryfikacji ze strony jeszcze jednej Osoby Merytorycznej, czy została ona poprawnie opisana.
Prawidłowo opisaną fakturę zatwierdzamy przyciskiem Tak na procedurze obiegu faktury. Po zatwierdzeniu faktura przekazywana jest na etap akceptacji do Akceptanta, który jest wybierany przez użytkownika lub przypisywany automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanej mapy akceptacji faktur.
Inna osoba merytoryczna
Faktura została błędnie przekazana do opisu, a wiemy kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie kosztu na dokumencie.
Nie moja
Faktura została błędnie przekazana do opisu merytorycznego i nie wiemy kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie kosztu, dlatego przekazujemy fakturę wraz z komentarzem do Działu Księgowości.