Przez archiwizację dokumentów w systemie rozumiemy utworzenie dokumentu typu Email w aplikacji Dokumenty. Każdą wiadomość mailową, która pojawia się na naszym koncie pocztowym w aplikacji Poczta e-mail, możemy zarchiwizować również w kartotece klienta lub w sprawie (lub na wybranym stanowisku – w przypadku konta współdzielonego).
Domyślnie każda wiadomość jest archiwizowana tylko raz, co pozwala uniknąć powielania tych samych dokumentów. Użytkownicy, którzy mają dostęp do oryginału wiadomości, zyskują uprawnienia do dokumentu indywidualnie lub poprzez grupę.
Domyślne ustawienie systemu pozwala na archiwizowanie wiadomości wychodzących oraz przychodzących – powiązanych z klientem lub sprawą. Opcje te możemy zmienić w oknie konfiguracji konta w zakładce Opcje.
Wybranie poszczególnych opcji spowoduje następującą akcję:
•Zawsze – do każdego maila powstanie dokument w systemie typu email widoczny z aplikacji Dokumenty.
•Powiązane z klientem lub sprawą – wszystkie maile, które posiadają w temacie numer sprawy bądź adres email jest powiązany z wybranym kontrahentem zostaną zarchiwizowane i powiązane ze sprawą bądź klientem.
•Powiązane z klientem – wszystkie maile, których adres email jest powiązany z wybranym kontrahentem zostaną zarchiwizowane i powiązane z kartoteką kontrahenta.
•Powiązane ze sprawą – wszystkie maile, które posiadają w temacie numer sprawy zostaną zarchiwizowane i powiązane z tą sprawą.
•Nigdy – wiadomości archiwizujemy ręcznie po zaznaczeniu wiadomości na liście i kliknięciu ikony Utwórz dokument typu email w Pasku narzędzi.
Dokument typu email wyróżnia się ikoną 
.
Archiwizacja w kartotece klienta
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane z klientem lub Powiązane z klientem lub sprawą, wiadomości archiwizują się w kartotece kontrahenta wtedy gdy spełniony zostanie choć jeden z warunków:
1.Na kartotece kontrahenta uzupełnimy adres email, co sprawi, że wszystkie maile wysłane z oraz na ten adres mail zostaną powiązane z kontrahentem.
2.Dodamy osoby kontaktowe wraz z ich adresami mailowymi, co sprawi, że maile od oraz do każdej z tych osób zostaną automatycznie powiązane z kontrahentem.
3.Uzupełniona strona www i zaznaczona opcja Archiwizuj maile, dzięki której po domenie system rozpoznaje adresy email powiązane z kontrahentem.
Archiwizacja w sprawie
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane ze sprawą lub Powiązane z klientem lub sprawą, Na liście wszystkich maili, powiązane ze sprawą oznaczone są ikoną czerwonej teczki, klikając w którą otwieramy kartotekę sprawy. Wiadomości e-mail zarchiwizowane na podstawie powiązania z klientem symbolizowane są przez ikonę niebieskiego dokumentu.
