Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji dokument należy przekazać do działu zakupów.
Aby to zrobić należy na szarej szarfie potwierdzić wprowadzenie danych.
Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych dokument jest zablokowany do edycji i czeka na akceptację.
W zależności od ustawionej konfiguracji procesu, akceptacja może się odbywać na trzy sposoby:
1.Pominięcie akceptacji – przypadek, w którym każde zapotrzebowanie wysyłane jest do osoby odpowiadającej za zakupy w firmie.
2.Wskazanie akceptanta – przypadek, w którym nie ma zdefiniowanej reguły akceptacji. Użytkownik wprowadzający zapotrzebowanie musi sam zdecydować, kto powinien zaakceptować dokument.
3.Akceptacja zgodna z wybraną regułą – przypadek, w którym system jest tak skonfigurowany, że wie kto jest odpowiedzialny za akceptację dokumentu i przekierowuje proces na tego użytkownika.
W omawianym przypadku zastosowany został trzeci sposób oraz reguła „Przełożony wnioskującego (wg struktury)”.
Akceptujący zapotrzebowanie posiada trzy opcje możliwe do wykonania:
1.AKCEPTUJ - zaakceptowanie zapotrzebowania spowoduje wysłanie dokumentu do działu odpowiedzialnego za zakupy w firmie. Zapotrzebowanie zostanie zakończone, a dalsze kroki będą wykonywane za pośrednictwem dokumentu zamówienie. Pozycje zapotrzebowania zyskują status ZAAKECPTOWANO.
2.ODEŚLIJ DO POPRAWY - umożliwia naniesienie poprawek do dokumentu. Workflow wraca do pierwszego etapu procesu WPROWADZENIE.
3.ODRZUĆ - w tym przypadku, dokument oraz pozycje uzyskują status ODRZUCNE. Dokument jest zablokowany do edycji.
Etap akceptacji kończy proces obiegu zapotrzebowania.
Zapotrzebowanie znajduje się w zależności od przebiegu procesu akceptacji w odpowiedniej zakładce – ZAAKCEPTOWANE, ANULOWANE / ODRZUCONE lub NOWE.