System Symfonia HR generuje automatyczną listę stanowisk, jakie funkcjonują w danej organizacji. W przypadku wprowadzania nowej struktury w systemie zaleca się rozpoczęcie działań od zdefiniowania wszystkich istniejących stanowisk w organizacji.
Opis widoku
W widoku Stanowiska widoczna jest tabela ze wszystkimi stanowiskami w systemie. Tabela składa się z następujących kolumn:
•Stanowisko – nazwa stanowiska..
•Działy – działy w jakich dane stanowisko występuje
•Ilość – liczba aktywnych pracowników na danym stanowisku. Po ukośniku znajduje się liczba nieaktywnych pracowników na danym stanowisku.
•Grupy – grupy, do których dane stanowisko jest przypisane.
W każdym wierszu dodatkowo widoczne są „3 kropki”, po wciśnięciu których widzimy akcje, które można wykonać dla danego stanowiska (dokładny opis każdej z nich znajduje się w dalszej części instrukcji):
•Edytuj
•Usuń
•Archiwizuj
W tabeli mamy możliwość sortowania i filtrowania danych, tak jak w pozostałych miejscach w systemie.
Akcje masowe
W tabeli mamy także możliwość wykonania akcji masowych. Akcje masowe pozwalają na wykonanie danej czynności dla wielu wierszy – w tym przypadku dla wielu stanowisk. Po kliknięciu przycisku „Akcje” widoczne będą następujące opcje:
•Przypisz do grupy
•Przenieś do archiwum
•Usuń
Aby wykonać akcję należy najpierw zaznaczyć checkboxy obok wybranych stanowisk znajdujące się po ich lewej stronie, a następnie wybrać pożądaną akcję.
Z lewej strony przycisku Akcje również jest widoczny checkbox – zaznaczenie go spowoduje zaznaczenie wszystkich wierszy (nawet tych niewidocznych np. na innej stronie).
Akcja masowa Przypisz do grupy pozwala na przypisanie kilku stanowisk na raz do wybranej grupy. Po zaznaczeniu checkboxów przy wybranych stanowiskach i kliknięciu Przypisz do grupy w akcjach masowych, pojawi się nowe okno.
 W oknie widzimy zaznaczone stanowiska po przecinku oraz listę wyboru Przypisz do grupy. Po jej rozwinięciu ukaże się pełna lista grup znajdujących się w systemie. Jednocześnie można wybrać tylko jedną grupę.
Dodatkowo widnieje opcja Usuń aktualne przypisania wybranych stanowisk do grup, jeśli jakiekolwiek istnieją., która pozwala na nadpisanie obecnych przypisań do grup. |
Akcja masowa Przenieś do archiwum pozwala na archiwizowanie wybranych stanowisk. Po zaznaczeniu checkboxów przy wybranych stanowiskach i kliknięciu Przenieś do archiwum w akcjach masowych, pojawi się nowe okno z potwierdzeniem akcji.
Po wciśnięciu Tak, archiwizuj stanowiska zostaną zarchiwizowane, a także usunięte z przypisanych grup. Stanowiska zarchiwizowane można potem przywrócić. |
Akcja masowa Usuń pozwala na usunięcie wybranych stanowisk z systemu. Po zaznaczeniu checkboxów przy wybranych stanowiskach i kliknięciu Usuń w akcjach masowych, pojawi się nowe okno z potwierdzeniem akcji.
Po wciśnięciu Usuń stanowiska zostaną nieodwracalnie usunięte z systemu, bez możliwości ich przywrócenia. |
Dodawanie stanowiska
W prawym górny rogu nad tabelą widoczny jest przycisk Dodaj. Po kliknięciu pojawi się nowe okno Dodawanie stanowiska. Widoczne w nim są dwa pola – Nazwa stanowiska i Przypisz do grupy. Nazwa stanowiska musi mieć przynajmniej długość dwóch znaków. W polu Przypisz do grupy możemy od razu przy tworzeniu dodać stanowisko do grupy. Możemy przypisać je jednej lub kilku grup na raz. Przypisanie do grupy nie jest wymagane, aby dodać stanowisko.
Kliknięcie w pole spowoduje rozwinięcie listy wszystkich grup stanowisk w systemie. Kliknięcie w pole powoduje zaznaczenie go i po zapisie nowe stanowisko zostanie dodane do tej grupy. Aby usunąć przypisanie należy kliknąć w „X” obok nazwy grupy.
Po kliknięciu Zapisz stanowisko zostanie dodane i będzie widoczne w tabeli.
Edycja stanowiska
Obok każdego stanowiska w tabeli widoczna jest ikona trzech kropkę. Po kliknięciu w nią pojawią się możliwe akcje do wykonania dla tego stanowiska. Jedną z tych akcji jest Edytuj. Po kliknięciu w Edytuj pojawi się nowe okno Edycja stanowiska. W oknie widoczne są następujące pola:
•Nazwa stanowiska – obecna nazwa
•Grupy stanowisk – grupy, do których to stanowisko jest przypisane
•Zmień to stanowisko u wszystkich przypisanych do niego pracowników na: - lista stanowisk, do których możemy przypisać pracowników na obecnie edytowanym stanowisku. Z listy można wybrać tylko jedno stanowisko
Po kliknięciu Zapisz wprowadzone zmiany w nazwie i grupach zostaną zapisane. W przypadku, gdy dodatkowo wybrane zostało jakieś stanowisko w polu Zmień to stanowisko[…], to pracownicy na edytowanym stanowisku zostaną przypisani do wybranego w tym polu stanowiska.
Usuwanie stanowiska
Drugą opcją ukrytą pod „trzema kropkami” jest „Usuń”. Wybór tej akcji spowoduje pojawienie się nowego okna z informacją, że usunięcie stanowiska jest nieodwracalne.
Po potwierdzeniu przez kliknięcie „Usuń” pojawi się okno z komunikatem Sukces, a stanowisko zostaje usunięte z systemu. Usunięcie stanowiska powoduje także usunięcie go z przypisanych grup. W oknie widoczny jest także przycisk Anuluj, który zamyka okno.
Nie ma możliwości usunięcia stanowiska, które ma przypisanych pracowników. Przy próbie usunięcia takiego stanowiska, dostaniemy komunikat Nie udało się usunąć stanowisk. Prawdopodobnie stanowiska przypisane są do pracowników.
Archiwizowanie stanowisk
Trzecią opcją ukrytą pod „trzema kropkami” jest Archiwizuj. Akcja ta pozwala na przeniesienie stanowiska do archiwum, gdy na przykład nie jest już używane, ale nie chcemy go jeszcze usuwać z systemu. Wybór tej akcji spowoduje pojawienie się okna z potwierdzeniem wybranej akcji wraz z informacją, że przeniesione stanowisko zostanie usunięte z grup, do których jest obecnie przypisane. Kliknięcie Tak, archiwizuj spowoduje przeniesienie stanowiska do archiwum. Dostępny jest także przycisk Anuluj, który zamyka okno bez archiwizowania stanowiska.
Archiwizacja możliwa jest tylko, gdy dane stanowisko nie jest przez nikogo piastowane.
Przejście do archiwum
Nad tabelą widoczny jest przycisk Przejdź do archiwum. Wciśnięcie spowoduje przeniesie użytkownika do widoku Administracja – Archiwum z wybranym modułem Stanowiska. W widoku widoczna jest tabela ze wszystkimi zarchiwizowanymi stanowiskami. W tabeli widoczne są następujące kolumny:
•Nazwa
•Archiwizował – imię i nazwisko użytkownika, który zarchiwizował stanowisko
•Data archiwizacji
Dla tabeli istnieje standardowa możliwość filtrowania, sortowania i zmiany liczby wyświetlanych wierszy tak, jak w pozostałych miejscach systemu.
Obok każdego wiersza widoczna jest także ikona „trzech kropek”. Po kliknięciu pojawi się menu kontekstowe z dwiema akcja do wyboru – Przywróć i Usuń.
Kliknięcie w Przywróć spowoduje pojawienie się okna Potwierdź operację z przyciskami Tak/Nie. Kliknięcie Tak spowoduje przywrócenie wybranego stanowiska z archiwum – będzie ono ponownie widoczne w widoku Stanowiska. Kliknięcie Nie spowoduje zamknięcie okna i żadna akcja nie zostanie wykonana.
Kliknięcie w Usuń spowoduje pojawienie się takiego same okna z potwierdzeniem jak w przypadku przywracania stanowiska. Kliknięcie Tak spowoduje usunięcie wybranego stanowiska z archiwum – efektywnie stanowisko zostanie nieodwracalnie usunięte z systemu.
