Druga zakładka w dziale Wiadomości to Lista wiadomości. W tym miejscu mamy dostęp do stworzonych wiadomości (lub ogłoszeń) wraz z ich aktualnym statusem.
Wiadomości oczywiście można edytować, pobrać z nich raport czy sprawdzić statystyki. W przypadku nadmiernej ilości wiadomości można je przenieść do archiwum lub po prostu usunąć.
Dodanie nowej wiadomości odbywa się przez kliknięcie przycisku Dodaj. Podczas tworzenia wiadomości mamy dostęp do szeregu opcji począwszy od:
•Wybrania czy wiadomość (lub jej część) chcemy zapisać jako szablon i wykorzystać przy późniejszych komunikatach klikając na górnej belce Wersja robocza (przycisk do zmiany wersji wiadomości będzie wtedy w kolorze szarym) czy chcemy żeby wiadomość była aktywna.
•Wybrania jego typu (Ogłoszenie, wiadomość lub wydarzenie).
•Wybrania rodzaju wiadomości – rodzaj można dodać w ustawieniach.
•Uzupełnienia Tytułu (pole obowiązkowe), Leadu czy Treści.
•Wybrania Tagów (oznaczanie w wybrany sposób np. szereg podobnych wiadomości).
•Możliwość załączenia pliku we wiadomości.
•Dodanie zdjęcia wiodącego, które będzie miniaturką ogłoszenia (kafelek Ogłoszenia) lub będzie zdjęciem również w treści (opcja ustaw także w treści).
•Dodania galerii zdjęć, dodania wiadomości do slidera (wyróżnione informacje trafią na Tablicę i będą swoistym newsletterem w organizacji), dodania quizu.
•Mamy sekcje z informacją o autorze wiadomości i możliwość wybrania w niej czy autorem jest pracownik (wybór z lejka systemowego) lub autor z poza firmy (ręczne uzupełnienie pola). Jeżeli zaznaczymy opcję „Firma (wiadomość systemowa)” to autorem również będzie firma.
•Sekcja z datami pozwala nam na uzupełnienie takich danych jak data publikacji (pole obowiązkowe), data końca publikacji czy powiązanie z datą.
•W sekcji Przypisywanie możemy wybrać czy chcemy żeby wiadomość została dostarczona do konkretnych osób lub działów / grup / itd.
•W sekcji Powiadomienia mamy możliwość wybrania czy chcemy powiadomić autora lub osoby przypisane o opublikowaniu wiadomości.
Na dole w sekcji z opcjami dodatkowymi mamy takie opcje jak:
•Włączenie komentarzy.
•Włączenie polubienia wiadomości.
•Zaznaczenie czy wiadomość ma być obowiązkowa lub ważna (te opcję sprawiają, że wiadomość nabiera priorytetu i może z powodzeniem być używana do podkreślenia statusu komunikatu). Wiadomość ma wtedy etykiety Obowiązkowa lub Ważna.
•Wyświetl na górze listy wiadomości to opcja, która po zaznaczeniu publikuje wiadomość na samej górze listy wiadomości oraz w kafelku Ogłoszenia.
•Możliwość dodania wiadomości do kalendarza (osobny moduł).
•Załączenie wiadomości do szablonu newslettera.
Jeżeli w formularzu nowej wiadomości nie wybierzemy żadnych osób, do których ta wiadomość ma być przypisana, po kliknięciu Zapisz wyskoczy nam komunikat pytający czy na pewno chcemy opublikować wiadomość do wszystkich. Jeżeli wybierzemy Tak to wiadomość trafi do każdej osoby w firmie.
Obok przycisku Zapisz na dole formularza znajduję się też Podgląd, po jego kliknięciu pracownik ma możliwość podglądu wiadomości, którą stworzył.
Po zapisaniu wiadomości w każdej chwili możemy ją też edytować. Po zapisaniu edytowanej wiadomości i ponownym przejściu do edycji wiadomości na samym dole pokaże nam się sekcja z Poprzednimi wersjami wiadomości.
Po kliknięciu „lupki” system przenosi nas do podglądu wcześniejszej wersji wiadomości.
Z wiadomością, którą opublikowaliśmy możemy też wysłać specjalnie utworzone Zadania. Żeby je dodać ponownie musimy wejść w edycję wiadomości i następnie kliknąć zakładkę Zadania.
System przekieruje nas do panelu gdzie swobodnie możemy dodawać zadania, które zostaną zlecone razem z tą wiadomością.
Zadania dodaje się w ten sam sposób co w kafelku Zadania, z tą różnicą, że gdy mamy przypisane konkretne osoby do wiadomości to pojawią się one automatycznie pod lejkiem w formularzu nowego zadania.
Zadanie zlecone z wiadomością pokazuje się u przypisanych osób w kafelku Zadania. Dodatkowo w zadaniu pojawia się też informacja, z jaką wiadomością jest ono powiązane.
W innej części systemu są też ustawienia, które mają wpływ na wysłane wiadomości. Poniżej parę z nich:
•Ustawienie w miejscu Ustawienia systemu > Wszystkie > Ustawienia globalne > Moduły > Komunikacja > Wiadomości pozwala na wyłączenie pokazywania rodzaju wiadomości oraz na włączenie podglądu statystyk newsa (wiadomości) dla przełożonych. Włączenie drugiej opcji spowoduje, że przełożony będzie mógł bezpośrednio z newsa w kafelku Ogłoszenia, przejść do raportu wiadomości.
•Ustawienie w miejscu Ustawienia systemu > Wszystkie > Powiadomienia > Powiadomienia wielokanałowe > wpisz „Intranet” pod Modułem pozwala na włączenie konkretnych powiadomień jakie mogą być wysłane razem z wiadomością. Ustawienia te są dość ważne i dla przykładu, jeżeli będziemy chcieli powiadomić autora o opublikowaniu nowej wiadomości i zaznaczymy to ustawienie w formularzu nowej wiadomości, ale ustawienie w powiadomieniach wielokanałowych będzie wyłączone , to autor nie dostanie powiadomienia.
•Ustawienie w miejscu Ustawienia systemu > Wszystkie > Ustawienia globalne > Firma > Ukrywaj tożsamość administratora w wiadomościach przy włączonej opcji na Tak odpowiada za ukrywane tożsamości administratora we wszystkich wiadomościach co oznacza, że odbiorca takiej wiadomości nie widzi z imienia i nazwiska autora wiadomości, a jedynie słowo administartor. Opcja ta jedynie nie wpływa na ukrywanie administratora, gdy odbiorcą wiadomości jest administrator (ten sam bądź inny) – wtedy użytkownik widzi imię i nazwisko autora.
Na liście wiadomości dostępne są 4 zakładki:
•Aktualne – wiadomości, które aktualnie widzą odbiorcę
•Do publikacji – wiadomości, które mają ustawioną datę publikacji w przyszłości
•Wygasłe – wiadomości, których data publikacji się zakończyła
•Archiwum – znajdują się tam zarchiwizowane wiadomości
Filtrowanie w liście wiadomości:
Z konkretnej wiadomości możemy przejść też do Raportu bądź statystyk newsa. Dostaniemy się tam klikając 3 kropki obok wiadomości.
Raport
W raporcie znajdziemy takie informacje jak: Liczba odsłon newsa, Osoby przypisane do wiadomości, Liczba odsłon konkretnego pracownika oraz z jakiego źródła się tam dostał.
Statystyki
W statystykach znajdziemy takie informacje jak: najczęstsze pory odwiedzin newsa, z jakich urządzeń korzystają pracownicy, źródła przyjścia, tabele kto przeczytał / nie przeczytał wiadomość oraz możemy pobrać raport zbiorczy.
Zobacz również: