Proces uzgodnienia operacji bankowej z płatnością polega na przygotowaniu dokumentu płatności na podstawie atrybutów i opisu operacji bankowej.
Uzgodnienie wykonywane jest w dwóch krokach:
1.Uzupełnienie danych dokumentu:
•Typ i seria dokumentu
•Podmiot: kontrahent, pracownik lub urząd
•Opis, schemat księgowania dokumentu
2.Rozliczenie transakcji powiązanych z płatnością lub oznaczenie dokumentu jako rozliczony
W zależności od ustawienia parametru Automatyczne uzgadnianie i rozliczanie nowych operacji bankowych proces uzgadniania może być uruchomiony automatycznie, po wczytaniu arkusza operacji.
Ręczne wywołanie uzgodnienia
Wywołanie akcji uzgadniania przyciskiem Uzgodnij zapisy dotyczy wyłącznie operacji nieuzgodnionych wcześniej. Dodatkowo zostanie uruchomiona możliwość powiązania podmiotu z operacją poprzez dopisane do danych podmiotu numeru rachunku z operacji bankowej.
Proces uzgadniania operacji bankowej polega na kolejno wykonywanych akcjach i jest przerywany po poprawnym przygotowaniu dokumentu płatności. Wykonywanie akcji sygnalizowane jest komunikatem, np:
Powiązane e-przelewy
Operacja bankowa z e-przelewem może być powiązana bezpośrednio (automatycznie lub ręcznie) lub pośrednio za pomocą referencji wysyłanej do banku z e-przelewem i pobieranej z banku w operacji bankowej. Jeśli e-przelew został utworzony na podstawie rozrachunków programu Handel, zostanie przygotowany dokument płatności z kwotą wynikającą z operacji bankowej i rozliczeniem transakcji umieszczonych w powiązanym e-przelewie. Typ i seria dokumentu pobierane są z wybranego rejestru pieniężnego. Kontrahent dobierany jest na podstawie danych e-przelewu.
Formuła uzgadniająca
To specjalny warunek dla operacji bankowej, którego spełnienie powoduje przygotowanie dokumentu płatności. Warunki definiowane są w Edytorze formuł i są sprawdzane w kolejności tam określonej. Spełnienie warunku określa opcjonalne dane dokumentu: typ, seria, podmiot, księgowanie.
Podmiot operacji bankowej
Dokument płatności zostanie przygotowany dla powiązanego z operacją bankową podmiotu w repozytorium dokumentów, pod warunkiem, że jest kontrahentem, urzędem lub pracownikiem programu Handel. Typ i seria dokumentu zostaną pobrane z rejestru pieniężnego.
Rachunek bankowy
Dokument płatności zostanie przygotowany, jeśli w kartotece kontrahentów, pracowników lub urzędów zostanie odnaleziony podmiot z aktywnym rachunkiem bankowym. którego numer znajduje się w operacji bankowej. Dokument zostanie utworzony w sposób analogiczny do operacji z powiązanym podmiotem.
Powiązanie podmiotu z rachunkiem bankowym
Na koniec ręcznego wywołania procesu uzgodnienia nastąpi propozycja ręcznego powiązania rachunku bankowego z operacji bankowej z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem:
Umieszczony z lewej strony okna rachunek bankowy uzgadnianej operacji wraz z opisem podmiotu i tytułem operacji, można dopisać do rachunków wybranego kontrahenta, pracownika lub urzędu. Podmiot można wybrać z rozwijanej listy lub z kartoteki po kliknięciu przycisku 
. Na podstawie opisu podmiotu można również utworzyć nowego kontrahenta po wyborze "+", któremu zostanie automatycznie dodany rachunek bankowy z operacji.
Dla kontrahenta numer rachunku zostanie dopisany do listy rachunków bankowych. W przypadku pracownika i urzędu dopisane rachunku jest możliwe jeśli podmiot nie posiada aktywnego rachunku. Powiązanie rachunku bankowego z podmiotem spowoduje przygotowanie dokumentu płatności wg uzgodnienia Rachunku bankowego wszystkich nieuzgodnionych operacji zawierających ten numer bankowy.
Próba ręcznego powiązania, tzn. dopisania rachunku bankowego podmiotowi wykonywana jest dla wszystkich nieuzgodnionych operacji bankowych. Na oknie dostępne są akcje:
•Powiąż – dodaje rachunek bankowy do danych wskazanego w polu Powiąż z podmiotu (i przechodzi do kolejnej operacji). Informacja o dopisaniu rachunku zostanie zapisana w historii operacji bankowej, jeśli użytkownik posiada uprawnienie do edycji dokumentów w repozytorium.
•Pomiń operację – pomija powiązanie rachunku bankowego bieżącej operacji do podmiotu (i przechodzi do kolejnej operacji).
•Pomiń rachunek – pomija wszystkie nieuzgodnione operacje związane z tym rachunkiem bankowym (i przechodzi do kolejnej operacji).
•Zakończ – przerywa proces ręcznego wiązania rachunków bankowych z podmiotem.
Ręczne powiązanie numeru bankowego z podmiotem jest możliwe, jeśli:
•jest ustawiony odpowiedni parametr z grupy Wiązanie rachunków bankowych z podmiotem,
•użytkownik posiada dostęp do odpowiedniej kartoteki oraz uprawnienia do edycji danych podmiotu.
Poprawa błędnego uzgodnienia
Aby poprawić błędnie wprowadzone uzgodnienie transakcji należy:
1.Usunąć numer rachunku bankowego z danych błędnie wybranego kontrahenta/urzędu/pracownika.
2.Odświeżyć listę w oknie zaawansowanego importu.
3.Ponownie wywołać operację Uzgodnij zapisy.
Informacja o uzgodnieniu
Lista uzgodnień
Status uzgodnienia operacji na liście widoczny jest:
•w formie oznaczenia tła wiersza kolorem:
oczerwonym dla operacji nieuzgodnionych,
ozielonym dla operacji w pełni rozliczonych.
•w dodatkowych kolumnach Uzgodnienie i Podmiot (domyślnie ich prezentacja jest wyłączona).
Ramka uzgodnienia
Dodatkowo szczegóły uzgodnienia są prezentowane w ramce Uzgodnienia.
Informacja w oknie jest podzielona na trzy części i obejmuje:
•Opis uzgodnienia – rodzaj uzgodnionego podmiotu: Kontrahent, Pracownik lub Urząd Skrót nazwy. Wskazanie uzgodnienia lub nazwa formuły, za pomocą której został przygotowany dokument płatności
•Dane podmiotu – Nazwa i adres podmiotu (kontrahenta, pracownika, urzędu).
•Treść formuły – opcjonalna formuła za pomocą której uzgodniono operację z płatnością.
Przycisk pozwala otworzyć okno z danymi podmiotu, a w przypadku braku uzgodnienia podejmuje próbę uzgodnienia bieżącej operacji bankowej.
Rozliczenie transakcji
Jeśli przygotowany dokument płatności posiada potencjalne rozrachunki nastąpi próba ich rozliczenia. W zależności od ustawień w grupie Rozliczenie płatności kojarzenie rozliczenia wykonywane jest na podstawie zawartego w opisie numeru dokumentu lub zamówienia oraz kwoty transakcji, faktury czy zamówienia.
Dobór rozliczenia wykonywany jest w kolejności:
1.Numeru rozrachunku (zależności/ zobowiązania) – czyli numer transakcji zawiera się w tytule operacji bankowej.
2.Wartości rozrachunku – czyli kwota transakcji pozostała do zapłaty zgodna z kwotą operacji bankowej.
3.Numeru dokumentu handlowego – w tytule operacji znajduje się numer faktury powiązanej z transakcją.
4.Wartość dokumentu handlowego – jeśli kwota operacji jest równa wartości brutto faktury.
5.Numeru zamówienia – w tytule operacji wyszukiwane są numery zamówień powiązanych z fakturą .
6.Wartości zamówienia – kwota operacji musi być zgodna z wartością jednego z powiązanych zamówień.
7.Numeru dokumentu magazynowego – tytuł operacji zawiera numer powiązanego z transakcją dokumentu magazynowego.
Rozliczenie można zmienić w ręcznie. Więcej informacji >>