Dla uzgodnionej operacji bankowej zostanie przygotowany dokument płatności zgodnie z zasadami tworzenia dokumentów pieniężnych w programie Handel. Przygotowany dokument płatności uwzględnia m.in. uprawnienia użytkownika i domyślne parametry pobierane z rejestru pieniężnego. Kluczowa jest lista potencjalnych transakcji, która może być rozliczona płatnością bankową. Standardowo jest to lista rozrachunków: należności lub zobowiązań, w zależności czy dokument płatności jest wpłatą czy wypłatą bankową.
Przygotowanie dokumentu odbywa podczas procedury uzgadniania, która odpowiada za podstawowe dane takie jak: typ i seria, schemat księgowania oraz podmiot czyli kontrahent, pracownik lub urząd. Informacja o dobranej metodzie uzgodnienia oraz podmiocie płatności jest umieszczona w oknie Uzgodnienia. Pozostałe informacje oraz rozliczenia transakcji są prezentowane w oknie Dokument.
Podmiot płatności
Dla podstawowych operacji wpłat i wypłat podmiot operacji określa płatnika lub odbiorcę płatności bankowej. Może nim być:
•kontrahent,
•pracownik,
•urząd.
Podmiot jest uzgadniany automatycznie a informacje o nim znajdują się w oknie Uzgodnienia.
Jeśli uzgodniony typ dokumentu płatności jest transferem pieniężnym, podmiotem będzie skojarzony rejestr pieniężny.
Nagłówek dokumentu płatności
Podczas uzgadniania operacji bankowej ustalany jest również nagłówek dokumentu płatności i zawiera informacje umieszczone w górnej części okna Dokument.
W pierwszym wierszu znajdują się ogólne parametry dokumentu:
•Typ i Seria dokumentu ustalany na podstawie formuły uzgadniającej lub wybranego rejestru bankowego. W przypadku transferu pieniężnego, typ oraz seria dokumentu skojarzonego musi zostać wskazany w ustawieniach typu dokumentu.
•Numer operacji bankowej lub dokumentu płatności w buforze. Numer dokumentu jest tworzony automatycznie na podstawie definicji serii dokumentu.
•Data zapłaty, wystawienia dokumentu płatności zgodna z datą operacji bankowej.
•Opcjonalny schemat księgowania, jeśli został ustalony na podstawie formuły uzgodnieniowej.
•Opcjonalna informacja ROZLICZONY, jeśli dokument po wystawieniu ma zostać automatycznie rozliczony. Dla transferu pieniężnego zostanie utworzony dokument skojarzony.
Wiersz kolejny zawiera opis dokumentu, który zostanie umieszczony w dokumencie płatności. Domyślnie jest to tytuł operacji bankowej. Zawartość opisu można zmienić ręcznie.
Rozliczenie transakcji
Ponad tabelą transakcji znajduje się statystyka informująca o:
•Zapłata – kwota zapłaty z operacji bankowej.
•Do rozliczenia – kwota pozostała do rozliczenia.
•Rozliczono – suma kwot rozliczeń z tabeli transakcji.
Tabela rozliczeń zawiera transakcje dostępne do rozliczenia dla uzgodnionego dokumentu płatności. Lista dostępnych rozliczeń uwzględnia uprawnienia oraz konfigurację programu i symuluje listę, którą może rozliczać użytkownik podczas ręcznego tworzenia dokumentu płatności bankowej. Transakcje są rozliczane automatycznie podczas procesu uzgadniania na podstawie numeru lub kwoty rozrachunku lub dokumentu powiązanego.
Kolejne kolumny obejmują:
•Rozliczenie – kwota rozliczona bieżącą płatnością. Wartość może być modyfikowana ręcznie dla dokumentu płatności.
•Kwota – wartość transakcji pomniejszona o kwoty rozliczone innymi operacjami. Wartość zerowa oznacza pełne rozliczenie innymi operacjami bankowymi.
•Waluta – waluta transakcji, domyślnie ukryta.
•Numer – numer rozrachunku, najczęściej dokumentu handlowego.
•Termin – termin płatności. Jeśli transakcja jest przeterminowana, wiersz zostanie oznaczony kolorem czerwonym.
•Data – data utworzenia transakcji, domyślnie ukryta.
Aby zmienić ręcznie kwotę rozliczenia można:
•Poprawić kwotę w wybranym wierszu. Kwota musi być mniejsza od kwoty pozostałej do rozliczenia w wybranej transakcji oraz nierozliczonej kwoty operacji bankowej.
•Zmienić oznaczenie wiersza:
Zmiana oznaczenia spowoduje automatyczne wyzerowanie kwoty lub wprowadzenie dozwolonej rozliczenia transakcji.
•Zmienić oznaczenie w nagłówku, co powoduje:
oAutomatyczne rozliczenie kolejnych transakcji aż do kwoty nierozliczonej operacji bankowej.
oUsunięcie wszystkich rozliczeń.
Utworzenie dokumentu płatności
Dokumenty płatności tworzone są po kliknięciu przycisku Utwórz dokumenty dla oznaczonych (w pierwszej kolumnie) operacji w arkuszu. W zależności od ustawień importu w opcji Tworzenie dokumentów płatności dla operacji możliwe jest wystawienie dokumentów płatności lub zaznaczonych operacji bankowych i wyłącznie dla operacji uzgodnionych. W przypadku tworzenia dokumentów dla operacji zaznaczonych w pierwszej kolumnie dostępna jest możliwość zaznaczania wierszy.
Gdy w ustawieniach importu zaznaczony jest parametr Tworzenie dokumentów płatności dla operacji: Uzgodnionych wtedy wygenerowanie dokumentów dla operacji nieuzgodnionych przyciskiem Utwórz dokumenty (z paska narzędziowego okna) nie jest możliwe. Aby utworzyć dokument dla operacji nieuzgodnionych należy użyć przycisku Utwórz dokument na dole ramki Dokument.
Utworzenie dokumentów nastąpi po potwierdzeniu komunikatu z pytaniem Czy utworzyć dokumenty płatności dla operacji?
Podczas tworzenia dokumentów nie ma możliwości pracy z arkuszem, zaś w górnej części będzie wyświetlać się komunikat:
Poprawnie utworzony dokument płatności jest opisany i rozliczony zgodnie z przygotowanymi informacjami w oknie Dokument. Po wystawieniu dokumentu operacja bankowa zostanie z nim powiązana i usunięta z listy. Dokument może zostać automatycznie rozliczony, jeśli w formule uzgadniającej dokument została oznaczona własność rozliczenia. Automatyczne rozliczenie dla transferu pieniężnego oznacza utworzenie dokumentu skojarzonego. Parametry dokumentu skojarzonego są pobierane z typu dokumentu podstawowego.
Aby utworzyć dokumenty płatności dla operacji bankowych w arkuszu należy:
1.Jeśli w pierwszej kolumnie istnieje możliwość zaznaczania wierszy: zaznaczyć operacje, dla których należy utworzyć dokumenty,
2.Wybrać akcję Utwórz dokumenty i potwierdzić pytanie utworzenia dokumentów płatności.
3.Po zakończeniu wystawiania dokumentów operacje, dla których zostały utworzone dokumenty zostaną usunięte z arkusza.
Pojedynczy dokument płatności
Istnieje również możliwość ręcznego utworzenia dokumentu płatności dla wybranej operacji bankowej. Jeśli w ustawieniach importu załączona jest opcja Tworzenie dokumentu płatności w oknie Dokument po listą rozliczeń pojawi się przycisk:
Utworzenie dokumentu spowoduje usunięcie powiązanej z nim operacji z arkusza operacji bankowych.