Produkt został wyposażony w funkcjonalność przechowywania, zarządzania i użytkowania dokumentów będących w obiegu przedsiębiorstwa. Jest to realizowane przez trzy moduły: Repozytorium Dokumentów, e-Deklaracje i e-Dokumenty.
Symfonia ERP przy wsparciu tych modułów umożliwia:
•Przygotowanie oraz rejestrowanie umów zawierających zgodę lub sprzeciw na otrzymywanie faktur elektronicznych.
•Wystawianie faktur elektronicznych dla kontrahentów, którzy wyrazili na to zgodę lub istnieje domniemanie takiej zgody.
•Podpisywanie faktur elektronicznych z wykorzystaniem:
opodpisu elektronicznego,
obezpiecznego podpisu elektronicznego,
opieczęci elektronicznej.
•Automatyczne wysyłanie podpisanych faktur elektronicznych na adres e-mail wskazany w zawartej z kontrahentem umowie lub poprzez serwis miedzyfirmami.pl.
•Odbieranie i import dokumentów z zewnątrz.
•Weryfikację otrzymanych dokumentów elektronicznych pod względem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści.
•Obsługa przelewów krajowych, ZUS i US w wielu formatach bankowych.
•Pełnię możliwości moduły pokazują dopiero przy współpracy z innymi modułami Symfonia ERP, wspierając ich działanie w zakresie:
oobsługi handlowej faktur i zamówień (moduł Handel),
oewidencji księgowej i podatkowej faktur (moduł Finanse i Księgowość),
oobsługi deklaracji podatkowych (moduł Finanse i Księgowość).
Repozytorium Dokumentów może pracować jako samodzielna aplikacja pozwalająca na przesyłanie umów o wymianie e-dokumentów, sprawdzanie integralności otrzymanych dokumentów elektronicznych oraz ich archiwizację.
Pełnię możliwości Repozytorium Dokumentów pokazuje dopiero przy współpracy z takimi modułami Symfonia ERP jak Handel, Finanse i Księgowość i programem Symfonia ERP Kadry i Płace. Możliwe jest również wykorzystywanie tych danych przez obce programy finansowo-księgowe i handlowe, jeżeli mają odpowiednie mechanizmy importu i eksportu danych.
Korzyści dla wystawcy e-dokumentu:
1.Redukcja kosztów w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów w formie papierowej po-przez usprawnienie procesu generowania i wysyłki.
2.Obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem (koszty papieru, wydruku itd.).
3.Eliminowanie błędów, które mogą pojawić się przy manualnym wystawieniu i wysyłce faktur.
4.Skrócenie czasu dostarczenia faktury.
5.Rozwiązanie proekologiczne.
Korzyści dla Odbiorca e-dokumentu:
1.Ułatwienie zarządzania i kontroli obiegu faktur w firmie a w konsekwencji obniżenie kosztów.
2.Oszczędność kosztów poprzez skrócenie czasu ręcznego wprowadzenia dokumentów do systemów ewidencyjnych.
3.Redukcja prawdopodobieństwa popełnienia błędu przy ręcznym wprowadzaniu dokumentu.
4.Bezpieczeństwo transakcji.
5.Rozwiązanie proekologiczne.