Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur lub brak zarejestrowanego sprzeciwu. Repozytorium Dokumentów dostarcza wzór takiej umowy z kontrahentem.
Tworzenie dokumentu umowy dla wybranego kontrahenta
1.W oknie pracy „z firmą” modułu Symfonia ERP Handel otwórz kartotekę Kontrahenci.
2.W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. Otwórz kliknięciem okno danych tego kontrahenta.
3.Przejdź na zakładkę Umowy. Kliknij przycisk Dodaj.
4.W panelu Rodzaj umowy wybierz Rodzaj umowy. W zależności od tych parametrów umowa będzie obejmować jedynie wysyłkę, odbiór lub obie opcje.
5.W ramce Typ umowy uwzględnij następujące warunki:
•Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw, to programy zablokują wystawienie e-faktury w zakresie dat jej obowiązywania, bez względu na ustawione parametry pracy.
•Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw i użytkownik dodaje umowę o typie Zgoda, to przed dodaniem Zgody należy rozwiązać umowę typu Sprzeciw z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Zgoda.
•Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Zgoda i użytkownik dodaje umowę o typie Sprzeciw, to po zatwierdzeniu tej umowy program automatycznie powinien rozwiązać umowę typu Zgoda z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Sprzeciw.
6.W ramce Sposób rejestracji umowy należy zadecydować czy utworzona będzie nowa umowa czy zarejestrowana przygotowana wcześniej umowa.
7.W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dane umowy podaj dane do umowy:
•Numer - wpisz numer kolejny umowy.
•Miejscowość - wpisz miejscowość, gdzie została podpisana umowa.
•Data dokumentu - kliknij w przycisk 
i w oknie kalendarza wybierz datę rozpoczęcia obowiązywania umowy.
•Data rozpoczęcia kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę zakończenia obowiązywania umowy.
•Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-Pieczęć kliknij przycisk 
•W oknie Wybór elementów: e-Pieczęcie wybierz pieczęć. Jej skrót (odcisk palca) będzie umieszczony w treści umowy.
•Kliknij przycisk Użyj.
•Adres e-mail - wpisz adres e-mail kontrahenta, na który będą przesyłane e-dokumenty
E-dokumenty będą się pojawiać w skrzynce pocztowej kontrahenta tylko w przypadku, gdy mamy zainstalowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego mechanizm MAPI.
•Kliknij przycisk Dalej.
8.W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dodatkowe parametry umowy uzupełnij dane zawarte w umowie kładąc szczególną uwagę na pole Adres e-mail odbioru e-Faktur.
9.W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Podgląd umowy zobacz podgląd umowy, uzupełnij brakujące elementy. Możesz zaznaczyć pola wyboru Drukuj i Podpisz, co spowoduje podpisanie i wydrukowanie umowy po jej wygenerowaniu.
10.Kliknij przycisk Dalej.
11.W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ.
Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać e-mailem. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy, należy zarejestrować ten fakt w Repozytorium Dokumentów.
Rejestrowanie umowy z kontrahentami na wymianę dokumentów elektronicznych
1.W oknie pracy „z firmą” modułu Symfonia ERP Handel otwórz kartotekę Kontrahenci.
2.W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. Otwórz kliknięciem okno danych tego kontrahenta.
3.Pojawi się panel ze szczegółowymi danymi kontrahenta.
4.Wybierz zakładkę Umowy.
5.Kliknij przycisk Potwierdzenie na pasku narzędziowym.
6.Pojawi się komunikat z pytaniem Czy potwierdzić wybraną umowę?
7.Chcąc potwierdzić umowę kliknij Tak, jeżeli chcesz zrezygnować kliknij Nie.
8.W oknie Potwierdzenie umowy ustal datę obowiązywania oraz wybierz plik z umową i dodaj opis do potwierdzenia.
Dopiero po wykonaniu tej operacji można rozpocząć wystawianie e-dokumentów. Podczas wystawiania faktury dla tego kontrahenta program sprawdza na podstawie daty wystawienia faktury, czy potwierdzona umowa zaczęła już obowiązywać i na tej podstawie proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej.