Okno dokumentów zakupu składa się z trzech części: paska narzędziowego, tabeli z listą dokumentów zakupu oraz panelu z danymi szczegółowymi wybranego na liście dokumentu. Panel podzielony jest na zakładki. Każda zakładka pokazuje zgrupowane cechy wybranego elementu.
Pasek narzędziowy przy pomocy którego możemy wykonywać operacje związane z dokumentami zakupu zawiera następujące polecenia:
Odbierz – wyświetla okno systemowe Otwórz w którym można wybrać lokalizację, gdzie znajdują się dokumenty zakupu. Jeśli jest ustawiona współpraca z serwisem miedzyfirmami.pl, to pojawia się okienko: Wybierz źródło dokumentów. Po wybraniu właściwego dokumentu, który ma być wciągnięty do bazy programu, klikamy przycisk Otwórz i wybrany dokument pojawia się na liście dokumentów zakupu. Przy pierwszym imporcie dokumentu od nowego kontrahenta pojawi się okno z możliwością dodania go do kartoteki programu Repozytorium Dokumentów. Przy ponownym imporcie , uzgodnienia będą zapamiętane i wykorzystywane.
Na zakładce Załączniki można zapisać plik odebrany razem z fakturą jako załącznik do tego konkretnego dokumentu. Załącznik może być w formacie XML lub PDF; w pozostałych przypadkach trafia do katalogu Dokumenty nieznane. Automatyczne dodanie załączników przy odbiorze tych plików XML i PDF wykona się tylko wtedy, kiedy nasz kontrahent wysłał je jako załączniki do dokumentów z naszego programu.
Wyślij – otwiera okno kreatora wysyłania dokumentu.
Weryfikuj podpis – weryfikuje podpis i integralność zaznaczonych na liście dokumentów. Weryfikacja odbywa się na podstawie dodanego do bazy Repozytorium Dokumentów certyfikatu kontrahenta. Polecenie można wykonać tylko dla e-Dokumentów, po wprowadzeniu licencji na moduł e‑Faktury.
Akceptuj – pozwala zaakceptować zaznaczone na liście dokumenty zakupu. Operacji tej nie można cofnąć dla dokumentów z serwisu miedzyfirmami.pl, pozostałe można cofnąć operacją Oznacz jako niezaakceptowany z menu kontekstowego.
Odrzuć – pozwala odrzucić zaznaczone na liście dokumenty zakupu. Po zaakceptowaniu operacji odrzucenia dokumentu pojawia się okno, gdzie można podać powód odrzucenia dokumentu. Operacji tej nie można cofnąć dla dokumentów z serwisu miedzyfirmami.pl, pozostałe można cofnąć operacją Oznacz jako niezaakceptowany z menu kontekstowego.
W przypadku odrzucania kilku dokumentów można zadecydować o tym, że wpisany powód odrzucenia będzie mieć zastosowanie dla wszystkich odrzucanych dokumentów. Możliwość podania powodu odrzucenia dotyczy wszystkich dokumentów, a nie tylko dokumentów, które przyszły z serwisu miedzyfirmami.pl. Powód odrzucenia będzie zapisany w historii. W przypadku dokumentów z serwisu miedzyfirmami.pl – powód odrzucenia będzie też przekazywany na serwis miedzyfirmami.pl. Podanie powodu odrzucenia nie jest konieczne – można odrzucić dokument bez podawania powodu.
Usuń – usuwa zaznaczone na liście dokumenty zakupu.
otwiera okno Filtrowanie, gdzie znajdują się dane opisujące dokumenty zakupu po których można je filtrować.
odświeża zawartość wyświetlanego okna.
umożliwia wyszukiwanie danych.
Dodatkowe operacje wywoływane z menu podręcznego:
Podgląd – pokazuje widok dokumentu.
Oznacz jako niezaakceptowany – pozwala oznaczyć dokument zakupu na liście jako niezaakceptowany.
Tabela z listą dokumentów składa się z nagłówka oraz listy dokumentów stanowiących wiersze tabeli. Kolumny tabeli opisują poszczególne cechy każdego z dokumentów.
Podczas pracy z tabelami można indywidualnie dostosować szerokość kolumn, można sortować pozycje listy według zawartości poszczególnych kolumn. Podwójne kliknięcie na pionową linię podziału kolumn powoduje automatyczne dostosowanie szerokości kolumn do zawartości wierszy. Istnieje również możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nazwy (nagłówki) wszystkich kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania.
Dostosowywanie widoku kolumn na listach elementów
Tabela zawiera następujące kolumny:
Rodzaj – rodzaj dokumentu w kartotece programu handlowego.
e-Faktura – pole w kolumnie wskazuje czy wybrany dokument jest dokumentem elektronicznym czy papierowym.
Zweryfikowany – oznacza, że zweryfikowano podpis wybranego dokumentu.
Zaakceptowany – oznacza, że dokument został zaakceptowany.
Numer obcy –
Numer – numer obcy dokumentu.
Data wystawienia – pojawia się data wystawienia dokumentu.
NIP – tu pojawia się numer identyfikacji podatkowej kontrahenta nadany przez urząd skarbowy, w formacie xxx–xxx–xx–xx (lub zapis bez spacji).
Nazwa podmiotu – nazwa kontrahenta.
Data odebrania –
Status wewnętrzny – jest to status obiegu wewnętrznego dokumentu (np. zarejestrowany, podpisany, wysłany itp.).
Status zewnętrzny – jest to status obiegu zewnętrznego dokumentu (np. e-Faktura, dokument papierowy, itp.).
Status w KSeF – status dokumentu w Symfonia KSeF.
Data wystawienia w KSeF – data wystawienia dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.
Idnetyfikator EArchive –
Numer w KSeF – identyfikator dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.
Szczegóły
Po wybraniu dokumentu na liście w części okna pod listą pojawi się panel ze stronami, które opisują szczegóły wybranego dokumentu, elementy powiązane z nim oraz niektóre jego istotne cechy.
Okno składa się z paneli przełączanych zakładkami:
zakładka Szczegóły – panel z informacjami na temat dokumentu:
•Numer – numer obcy dokumentu.
•Data wystawienia – prezentuje datę wystawienia dokumentu.
•Data odebrania – prezentuje datę odebrania dokumentu.
•Pokaż dokument – otwiera okno podglądu dokumentu.
•Data odebrania – informacja kiedy dokument został odebrany. Pole jest edytowalne. klikając w przycisk 
, można wybrać z kalendarza odpowiednią datę.
•e-Faktura – pole wskazuje czy wybrany dokument jest dokumentem elektronicznym czy papierowym.
•Odebrał – informacja kto odebrał dokument.
•Poprawny – wskazuje czy dokument został zweryfikowany.
•Zaakceptowany – wskazuje czy dokument został zaakceptowany.
zakładka Załączniki – panel z listą załączników i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Nowy załącznik.
•Otwórz – otwiera okno podglądu załącznika.
•Zapisz jako – otwiera okno systemowe w którym można zapisać załącznik.
•Edytuj – otwiera okno Edycja typu załącznika
•Usuń – usuwa wybrany dokument.
Na zakładce Załączniki można zapisać plik odebrany razem z fakturą jako załącznik do tego konkretnego dokumentu. Jeśli odbieramy dokument i załączniki do niego z dysku lub z serwisu miedzyfirmami.pl, to jeśli załączniki są w formacie XML lub PDF to automatycznie dodadzą się do zakładki załączniki. Jeżeli załącznik jest w innym formacie to trafia do katalogu Dokumenty nieznane. Ręcznie można dodać każdy typ dokumentu.
zakładka Linki – panel z listą linków i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Nowy link
•Otwórz – otwiera okno przeglądarki internetowej w podaj lokalizacji.
•Edytuj – otwiera okno Nowy link w którym można wprowadzić szczegóły łącza.
•Usuń – usuwa wybrany dokument.
zakładka Podmioty – panel z listą podmiotów i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Dodaj podmioty dokumentu.
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego kontrahenta.
•Usuń – usuwa wybrany podmiot.
zakładka Dokumenty powiązane – panel z listą powiązanych dokumentów i paskiem narzędziowym.
Pasek narzędziowy:
•Dodaj – otwiera okno Wybór elementów: Dokumenty.
•Otwórz – otwiera podgląd wybranego dokumentu.
•Usuń – usuwa wybrany dokument.
zakładka Historia – panel z listą informacji o zdarzeniach związanych z dokumentem.
otwiera okno Filtrowanie, gdzie znajdują się dane opisujące dokumenty sprzedaży po których można je filtrować.
odświeża zawartość wyświetlanego okna.
umożliwia wyszukiwanie danych.
Przyciski poleceń:
Zapisz – zapisuje wprowadzone dane.
Anuluj – powoduje wycofanie się z aktualnie wykonywanej czynności bez zapamiętywania wprowadzonych zmian.